Kilometerregistratie bijhouden: wanneer, wat en hoe
Een kilometerregistratie is het bewijs achter drie fiscale voordelen: geen bijtelling bij minder dan 500 privékilometer, 0,25 euro aftrek of vergoeding per zakelijke kilometer met je privéauto, en een lagere btw-correctie. De Belastingdienst stelt dezelfde eisen aan de inhoud, of je nu een bus van de zaak rijdt of je eigen auto. Hier staat wat erin moet, een ingevuld voorbeeld en de fouten die een registratie ongeldig maken.
Snel Antwoord
Wat moet er in een kilometerregistratie staan?
Per rit: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke, of het een zakelijke of privérit is, en de privé-omrijkilometers bij een gecombineerde rit. Per auto: merk, type, kenteken en de periode van gebruik. De registratie moet sluitend zijn: de standen sluiten aan op elkaar en op tankbonnen, onderhoud en apk. Je gebruikt hem voor de 500 kilometer-grens van de bijtelling, voor de aftrek of vergoeding van 0,25 euro per zakelijke kilometer met een privéauto (2026) en voor de btw-correctie privégebruik.
Bron: Belastingdienst, Rittenregistratie; Belastingdienst, Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026
Kilometerregistratie, rittenregistratie, kilometeradministratie: wat is wat?
De Belastingdienst gebruikt het woord rittenregistratie voor het bewijs dat je met een auto van de zaak niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Kilometerregistratie en kilometeradministratie zijn de bredere begrippen: alles waarmee je gereden kilometers aannemelijk maakt, ook met je privéauto en ook voor de btw. In de praktijk vraagt de inspecteur bij alle drie hetzelfde: per rit de datum, de standen, de adressen en het doel.
| Situatie | Waarvoor je registreert | Wat het oplevert |
|---|---|---|
| Auto of bus van de zaak, ook privé | Bewijs van niet meer dan 500 privékilometer per jaar | Geen bijtelling van 22% (18% elektrisch tot € 30.000) |
| Privéauto, zakelijk gebruikt (zzp) | Zakelijke kilometers aannemelijk maken | Aftrek van € 0,25 per zakelijke kilometer van de winst (2026) |
| Privéauto, zakelijk gebruikt (werknemer) | Declaratie bij de werkgever | Onbelaste vergoeding tot € 0,25 per kilometer |
| Elke auto met btw-aftrek | Verhouding privé (incl. woon-werk) en zakelijk | Btw-correctie over het werkelijke privédeel in plaats van 2,7% forfait |
| Bestelauto met verklaring uitsluitend zakelijk gebruik | Niet nodig | Geen bijtelling zonder registratie, nul privékilometers |
De verplichte gegevens volgens de Belastingdienst
Dit is de lijst die de Belastingdienst zelf geeft voor een rittenregistratie. Houd hem ook aan voor je privéauto: dan is je registratie in elke controle bruikbaar.
Per rit
- De datum.
- De begin- en eindstand van de kilometerteller.
- Het vertrek- en aankomstadres.
- De gereden route, als je niet de meest gebruikelijke route nam.
- Of het een privérit of zakelijke rit is.
- De privé-omrijkilometers als een rit zowel zakelijk als privé is.
Per auto
- Het merk van de auto.
- Het type.
- Het kenteken.
- De periode waarin je de auto hebt gebruikt.
- Handig maar niet verplicht: het doel van de rit (klantnaam, project), zodat je later nog weet waarom je ergens was.
Voldoet de registratie niet aan deze eisen, dan moet je volgens de Belastingdienst de bijtelling privégebruik auto verrekenen met de autokosten van je onderneming: de hele uitzondering vervalt, over het hele jaar.
Voorbeeld: een week uit de kilometerregistratie van een installateur
Bestelauto van de zaak, kenteken VX-123-B, Renault Trafic. Woonadres Dorpsstraat 4, Ede; werkplaats Industrieweg 12, Ede.
| Datum | Beginstand | Eindstand | Van | Naar | Zakelijk / privé | Doel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ma 14-9 | 84.210 | 84.222 | Dorpsstraat 4, Ede | Industrieweg 12, Ede | Zakelijk | Woon-werk |
| ma 14-9 | 84.222 | 84.261 | Industrieweg 12, Ede | Kerklaan 8, Wageningen | Zakelijk | Cv-ketel fam. Jansen |
| ma 14-9 | 84.261 | 84.300 | Kerklaan 8, Wageningen | Dorpsstraat 4, Ede | Zakelijk | Werk-woon |
| di 15-9 | 84.300 | 84.312 | Dorpsstraat 4, Ede | Industrieweg 12, Ede | Zakelijk | Woon-werk |
| di 15-9 | 84.312 | 84.398 | Industrieweg 12, Ede | Bouwplaats Vlinderlaan, Arnhem | Zakelijk | Nieuwbouw blok C |
| di 15-9 | 84.398 | 84.487 | Vlinderlaan, Arnhem | Dorpsstraat 4, Ede | Zakelijk, 6 km privé omrijden | Werk-woon, via supermarkt |
| za 19-9 | 84.487 | 84.612 | Dorpsstraat 4, Ede | Strandweg 1, Noordwijk | Privé | Dagje strand (heen en terug) |
Sluitend: elke eindstand is de beginstand van de volgende rit. Privé deze week: 6 + 125 = 131 km. Op jaarbasis moet het totaal onder de 500 km blijven om de bijtelling te voorkomen. Voor de btw tellen de woon-werkritten (24 km per dag) als privé.
Dezelfde week met een privéauto (zzp'er)
Dan noteer je alleen de zakelijke ritten: maandag 90 km, dinsdag 181 km (zonder de 6 km omrijden), samen 271 km × 0,25 = 67,75 euro aftrek in de winstaangifte. De privérit op zaterdag hoef je niet te noteren, maar de kilometerstanden moeten wel blijven aansluiten: een gat tussen 84.487 en de volgende zakelijke rit is privé en dat is prima, zolang de totalen kloppen met de teller.
Wat een kilometerregistratie sluitend maakt
Sluitend betekent dat de Belastingdienst de registratie kan controleren aan de hand van andere bronnen. In de praktijk vergelijkt de inspecteur:
- Kilometerstanden op tankbonnen, onderhoudsfacturen, apk-rapporten en de RDW-tellerstanden bij tenaamstelling en verkoop.
- Adressen en data met facturen aan klanten, werkbonnen, agenda en parkeerbonnen.
- Verkeersboetes en flitsers: een boete op een zaterdag 200 km van huis terwijl de registratie thuis zegt, is een klassieke afkeuring.
- Brandstofverbruik: getankte liters tegenover geregistreerde kilometers.
Gebruik je een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat de registratie sluitend is; hij kan nog wel controleren of een rit terecht als zakelijk is gemarkeerd. Het keurmerk is niet verplicht: een zorgvuldig bijgehouden formulier, Excel-bestand of app zonder keurmerk is net zo goed bewijs, mits hij aan de eisen voldoet.
Zeven fouten die een kilometerregistratie ongeldig maken
- Achteraf invullen. Een registratie die eind december uit de agenda wordt gereconstrueerd, sluit vrijwel nooit aan op tankbonnen en tellerstanden. Zie rittenregistratie achteraf bijhouden.
- Afgeronde kilometerstanden. Elke rit op een rond getal (84.200, 84.250) valt op. Noteer wat de teller zegt.
- Alleen plaatsnamen. "Arnhem" is geen adres. De Belastingdienst wil het vertrek- en aankomstadres.
- Omrijkilometers vergeten. Een boodschap op de terugweg is privé; noteer de extra kilometers apart.
- Gaten in de standen. Bij een auto van de zaak moet elke kilometer verklaard zijn, ook de privékilometers.
- Woon-werk als privé (of andersom). Voor de bijtelling zakelijk, voor de btw privé; markeer het als zakelijk met doel "woon-werk". Zie woon-werkverkeer.
- Registratie weggooien. Zeven jaar bewaren, inclusief de bonnen; zie bewaartermijn administratie.
Formulier, Excel of app: welk systeem past bij jou?
| Methode | Voordeel | Nadeel | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| Papieren formulier in de auto | Gratis, altijd bij de hand | Vergeten, onleesbaar, moet later overgetypt | Weinig ritten, één auto |
| Excel of Google Sheets | Gratis, telt zelf op, makkelijk te exporteren | Alleen achteraf invullen als je niet elke dag opent | Zzp'er met privéauto, tientallen ritten per maand |
| App zonder gps (handmatig) | Direct invoeren op je telefoon, adressen onthouden, export | Discipline nodig per rit | Zzp'er en kleine aannemer, één tot enkele auto's |
| App of kastje met gps (keurmerk) | Automatisch, door de Belastingdienst als sluitend aangenomen | Kosten per voertuig, hardware of abonnement, privacy bij werknemers | Wagenpark, werknemers, veel ritten per dag |
Voor de meeste zzp'ers en kleine aannemers is een handmatige app of een goed Excel-bestand voldoende, zolang je elke rit dezelfde dag noteert. Download het rittenregistratie formulier of bekijk de gratis rittenregistratie app; wie automatische registratie overweegt leest automatische rittenregistratie.
Zo doet Vastlegg het
In Vastlegg voer je per rit datum, begin- en eindstand, vertrek- en aankomstadres, doel en zakelijk of privé in; eerder gebruikte adressen staan klaar. Het jaaroverzicht exporteer je als bewijs voor de Belastingdienst en als basis voor de btw-correctie en de aftrek van 0,25 euro per kilometer.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen kilometerregistratie en rittenregistratie?
In de praktijk worden de woorden door elkaar gebruikt. De Belastingdienst spreekt van rittenregistratie bij de auto van de zaak: het bewijs dat je niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Kilometerregistratie of kilometeradministratie is het bredere begrip en omvat ook het bijhouden van zakelijke kilometers met je privéauto (voor de aftrek of vergoeding van 0,25 euro per kilometer) en de verhouding privé/zakelijk voor de btw. De eisen aan de inhoud zijn vrijwel gelijk.
Ben ik verplicht een kilometerregistratie bij te houden?
Niet altijd, maar zonder registratie heb je geen bewijs. Rijd je in een auto van de zaak en wil je geen bijtelling, dan is een sluitende rittenregistratie de enige manier om onder de 500 kilometer te blijven. Rijd je zakelijk met je privéauto, dan moet je de zakelijke kilometers aannemelijk maken om 0,25 euro per kilometer af te trekken of onbelast vergoed te krijgen. Alleen een bestelauto met verklaring uitsluitend zakelijk gebruik heeft geen registratie nodig.
Welke gegevens moeten in een kilometerregistratie staan?
Per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route, of het een zakelijke of een privérit is, en de privé-omrijkilometers als een rit beide bevat. Per auto: merk, type, kenteken en de periode waarin je de auto hebt gebruikt. Dit zijn de eisen van de Belastingdienst voor een rittenregistratie; gebruik ze ook voor je privéauto.
Hoeveel mag ik in 2026 aftrekken per zakelijke kilometer met mijn privéauto?
0,25 euro per kilometer (in 2025 was dat 0,23 euro). Dat bedrag dekt alle kosten: brandstof, verzekering, wegenbelasting, onderhoud, parkeren en tol mag je niet apart aftrekken. Het geldt voor auto, motor en fiets. Werknemers mogen van hun werkgever hetzelfde bedrag onbelast ontvangen.
Wat gebeurt er als mijn kilometerregistratie niet sluitend is?
Bij een auto van de zaak: de Belastingdienst past de bijtelling toe over het hele jaar (22% of 18% van de cataloguswaarde), plus eventueel een boete. Bij een privéauto: de aftrek van 0,25 euro per kilometer wordt geschrapt of geschat, en een onbelaste vergoeding van de werkgever kan alsnog belast worden. Achteraf reconstrueren accepteert de Belastingdienst zelden.
Mag ik mijn kilometerregistratie in Excel bijhouden?
Ja. De Belastingdienst schrijft geen systeem voor, alleen de inhoud en dat de registratie sluitend en controleerbaar is. Een Excel-bestand of papieren formulier is toegestaan, zolang je elke rit direct noteert en de standen aansluiten op tankbonnen, onderhoud en apk. Een app met gps maakt het bijhouden makkelijker en de controle overtuigender; een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen wordt door de Belastingdienst als sluitend aangenomen.
Hoe lang moet ik mijn kilometerregistratie bewaren?
Zeven jaar, net als de rest van je administratie. De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug een navorderingsaanslag opleggen en vraagt daarbij naar de registratie van dat jaar. Bewaar ook de onderliggende stukken: tankbonnen, onderhoudsfacturen met kilometerstand en apk-rapporten.
Telt woon-werkverkeer in mijn kilometerregistratie als zakelijk?
Voor de bijtelling en voor de aftrek of vergoeding per kilometer wel. Voor de btw niet: daar is woon-werkverkeer privé. Noteer woon-werkritten daarom als zakelijk met het doel 'woon-werk', zodat je ze aan het eind van het jaar apart kunt optellen voor de btw-correctie.
Over deze pagina
Redactie & Content Team
De redactie van Vastlegg schrijft over administratie, facturatie en de Wkb voor ZZP'ers in de bouw. We controleren onze artikelen aan de hand van de bron zelf, zoals de Belastingdienst en de officiële Wkb-regelgeving.
Bronnen: Belastingdienst, Rittenregistratie (verplichte gegevens per rit en per auto, gevolg bij niet sluitend); Belastingdienst, Keurmerk voor rittenregistratie; Belastingdienst, Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026 (0,25 euro per kilometer, geen losse kosten); Belastingdienst, Btw en zakelijk gebruik van de privéauto en Btw en privégebruik auto van de zaak; Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren (7 jaar); Wet inkomstenbelasting 2001 artikel 3.17 en 3.20. Gecontroleerd op 20 september 2026.
Elke rit in tien seconden vastgelegd
In Vastlegg noteer je per rit datum, kilometerstanden, adressen, doel en zakelijk of privé, en exporteer je het jaaroverzicht voor de Belastingdienst. Geen kastje, geen abonnement per auto. 14 dagen gratis.