Materiaalbeheer bouw: weet wat er op welk project ligt.
Elk schroefje doorbelast.
Het gaat zelden mis bij de grote posten. Het gaat mis bij de doos schroeven, de kokers kit en dat extra stuk plaatmateriaal dat je even meenam. Met het materiaalbeheer bouw van Vastlegg koppel je elke inkoop meteen aan de klus. Zo kun je materialen registreren per project, zie je je echte materiaalkosten en verdwijnt je marge niet meer ongemerkt in de bus.
Materiaal Opname
Zo pak je het aan
Materiaalbeheer bouw: gebruik eigen artikelen met duidelijke eenheden
Materiaalbeheer wordt overzichtelijker als dezelfde artikelen en eenheden terugkomen in offerte en werkbon. Noteer of een prijs geldt per stuk, meter, doos of verpakking. Controleer de actuele inkoopinformatie voordat je een nieuwe prijs toezegt.
Een praktisch voorbeeld
Een leverancier verkoopt schroeven per doos, terwijl je in de klus aantallen stuks bijhoudt. Zonder een duidelijke omrekening kan de hoeveelheid of prijs verkeerd op de offerte terechtkomen.
Leg het artikel vast met een herkenbare naam, eenheid en eigen prijsgegevens.
Controleer bij gebruik hoeveel materiaal voor deze opdracht nodig is en hoe dat wordt vermeld.
Vergelijk na de klus de geregistreerde materialen met de afgesproken prijs en factuurregels.
Controleer vooraf: Een artikel in je catalogus is geen bevestiging dat de leverancier het op voorraad heeft of dat de inkoopprijs nog actueel is.
Grip op je inkoop
Weten wat je uitgeeft is de eerste stap naar weten wat je verdient.
Direct Boeken
Sta je bij de groothandel? Voer het bedrag direct in op het project. Zo vergeet je het niet als je 's avonds moe op de bank zit.
Nacalculatie
Vergelijk je begroting met de werkelijke kosten. Heb je genoeg gerekend voor hout? Waar zit het lek?
1-Klik Doorbelasten
Zet alle geregistreerde materialen (+ je winstopslag) met één klik op de eindfactuur naar de klant.
Je eigen materiaalstaat, één keer opgebouwd
De meeste vaklui kopen elke maand ongeveer dezelfde vijftig artikelen. Zet die één keer goed in je catalogus en je hoeft nooit meer te zoeken wat een pak gipsplaten ook alweer kostte.
Inkoop naast verkoop
Per artikel leg je vast wat je betaalt en wat je rekent. Doordat beide bedragen erin staan, zie je zwart op wit wat er per pak, per meter of per stuk aan overblijft.
Eenheid en btw
Stuk, meter, m², pak of uur: je kiest zelf de eenheid en het btw-tarief. Dat scheelt gedoe achteraf, want een verkeerd tarief op een woning ouder dan twee jaar is zo gebeurd.
Voorraad en locatie
Leg vast hoeveel er ligt, waar het ligt en bij welk aantal het krap wordt. Handig als je voorraad verdeeld is over een garage, een zeecontainer en de achterbak.
Artikelnummer
Tik je een artikelnummer in dat al bestaat, dan vult Vastlegg de rest voor je in. Zo maak je niet per ongeluk hetzelfde artikel voor de derde keer aan met een andere prijs.
Leverancier erbij
Bewaar bij wie je het haalt en de link naar de webshop. Als je iets moet nabestellen hoef je niet eerst te bedenken waar je het vorige keer vandaan haalde.
Import en export
Heb je al een lijst in Excel? Importeer hem als CSV in plaats van alles over te tikken. Exporteren en printen kan ook, dus je data blijft van je.
Het onzichtbare lek in je bedrijf
Veel aannemers "schatten" de materiaalkosten aan het eind van de rit."Oh ja, ik heb ook nog een doos schroeven en wat kit gehaald. Doe maar €50 erbij."
FOUT.
Die materialen waren €85. Je verliest €35 marge én je vergeet je winstopslag (bijv 10%). Totaal verlies: €43,50 op één klein dingetje.
Doe dit 100 keer per jaar en je gooit een complete vakantie weg.
Inzicht = Winst
Vastlegg geef je realtime inzicht in je materiaalkosten per project. Je ziet direct of je nog binnen budget loopt.
Inkoop bijhouden begint op de parkeerplaats
Niet 's avonds. Niet aan het eind van de maand. Op het moment dat je met die bon in je hand naar de bus loopt.
Er is een reden dat materiaalkosten bijhouden voor bijna iedereen een rotklus is: het wordt opgespaard. De bonnen gaan in het dashboardkastje, het dashboardkastje wordt een schoenendoos, en eind van de maand zit je met zestig verkreukelde velletjes waarvan je bij de helft niet meer weet op welke klus ze thuishoren. Dan gaa je gokken. En bij gokken verliest je altijd, wan je schat naar beneden af.
Daarom hebben we de scanner zo gemaakt dat het invoeren korter duurt dan het opbergen. Je maakt een foto van de bon en de AI-scanner leest hem uit: het bedrag, de leverancier, de categorie en waar het lukt ook de losse regels. Je kiest het project, controleert het even en klaar. Weg met die bon, hij staat erin.
We zijn er eerlijk over: zo'n scanner leest niet elke verfrommelde bon perfect. Daarom laten we je altijd eerst controleren voordat er iets wordt opgeslagen, en je past aan wat er niet klopt. Lukt het uitlezen een keer niet, dan tik je het bedrag zelf in en heb je alsnog de foto van de bon in het dossier zitten. Dat is nog altijd oneindig veel beter dan een bon die kwijtraakt.
Het echte winstpunt zit niet in die tien seconden die je bespaart. Het zit erin dat de bon aan een project vastzit. Daardoor weet je niet alleen dat je dit jaar €14.000 aan materiaal kocht, maar ook dat er €2.300 op de uitbouw in Almere ging terwijl je er €1.900 voor had gerekend. Dat is een les die je meeneemt naar je volgende offerte.
Waar materiaal ongemerkt verdwijnt
- De tussendoor-ritEven koppelingen halen omdat er één sneuvelde. Kost twintig euro, wordt nooit geboekt, gebeurt veertig keer per jaar.
- De verzamelbonEén bon, drie klussen. Zonder splitsing draait één project op voor de kosten van de andere twee.
- De oude prijsJe rekent met wat het vorig jaar kostte. Je leverancier niet. Dat verschil betaalt je zelf.
- De restantenMateriaal van klus A dat op klus B belandt. Prima, zolang het maar op de goede rekening komt.
Alle inkoop hangt aan het projectdossier. Werk je met onderaannemers, dan komen hun kosten er op dezelfde plek bij.
Veelgestelde vragen over materiaalbeheer
Wat houdt materiaalbeheer bouw in?
Materiaalbeheer bouw betekent dat je van elk stuk materiaal weet wat het kostte, waar het ligt en op welke klus het gebruikt is. Voor een zzp'er komt dat neer op twee dingen: een eigen catalogus met je vaste artikelen en prijzen, en het koppelen van elke inkoop aan een project. Dat tweede is waar het geld zit.
Hoe kan ik materialen registreren per project?
Op twee manieren. Je pakt een artikel uit je eigen catalogus en zet het aantal op het project, of je scant de bon van de groothandel en koppelt die aan de klus. Het tweede kos je tien seconden op de parkeerplaats en is meteen klaar. Doe het op het moment zelf, want dat is het enige moment waarop je nog precies weet waar die spullen heen gingen.
Hoe werkt de bonnen-scanner?
Je maakt een foto van de bon en onze AI-scanner leest hem uit. Hij haalt het totaalbedrag eruit, de leverancier, de categorie en waar mogelijk de losse regels. Je controleert het even, kiest het project en slaat op. Klopt er iets niet, dan pas je het gewoon aan voor je opslaat.
Kan ik mijn eigen materiaalstaat bijhouden met inkoop- en verkoopprijs?
Ja. In je catalogus leg je per artikel de naam, de eenheid, het btw-tarief, je inkoopprijs en je verkoopprijs vast. Doordat beide prijzen erin staan, zie je wat er per artikel aan overblijft. Verder kun je de voorraad, een locatie, een artikelnummer en de leverancier vastleggen, en de materiaalstaat uitprinten of als CSV exporteren.
Hoe houd ik mijn materiaalkosten bij zonder er avonden aan kwijt te zijn?
Door het niet op te sparen. De reden dat materiaalkosten bijhouden zo'n karwei lijkt, is dat de meeste mensen het per maand doen met een schoenendoos vol bonnen. Scan je elke bon meteen bij de kassa, dan ben je per keer tien seconden kwijt en heb je aan het eind van de maand niets meer te doen.
Kan ik zien of ik nog binnen budget zit op een project?
Ja. Omdat elke inkoop aan een project hangt, zie je per klus wat er tot nu toe aan materiaal in ging. Zet je dat naast wat je gecalculeerd had, dan weet je halverwege of het nog goed komt. Dat is het verschil tussen bijsturen en achteraf constateren.
Kan ik mijn artikelen importeren uit Excel?
Dat kan. Je importeert je artikelen via een CSV-bestand, dus als je nu al een lijstje in Excel bijhoudt hoef je niet alles over te tikken. Exporteren kan ook, zoda je je eigen data altijd gewoon mee kunt nemen.
Wat kost het materiaalbeheer van Vastlegg?
Het zit in Vastlegg voor €14,99 per maand, inclusief de AI-scanner en een onbeperkte catalogus. Je probeert het 14 dagen gratis. Als je er per jaar één vergeten bon van vijftig euro mee terughaalt, ben je er ongeveer uit.
Stop het lekken.
Scan morgen je eerste bon bij de groothandel en zie hoe snel het went. Benieuwd naar de rest? Hier staat wat Vastlegg verder doet.
Start Gratis Registratie