Welk factuurprogramma past bij je?
Een factuurprogramma is snel gekozen en langzaam betreurd. Op deze pagina lees je waar je op let voorda je begint, en vind je de uitleg die bij je vak, je apparaat en je situatie hoort.
Zo pak je het aan
Online factuurprogramma kiezen: begin bij je eigen factuur
Een bruikbaar factuurprogramma ondersteunt de manier waarop jij opdrachten uitvoert en afrekent. Kies hieronder de uitleg die past bij jouw bedrijf.
Een praktisch voorbeeld
Werk je alleen met diensten per uur, of ook met vaste prijzen en werkbonnen? Dat bepaalt welke onderdelen je eerst moet testen.
Controleer bedrijfsgegevens, logo en nummering.
Maak een concept met herkenbare regels en bekijk de PDF.
Beoordeel de stap naar definitief maken, versturen en opvolgen.
Controleer vooraf: Controleer de inhoud en fiscale gegevens altijd voordat je een factuur definitief maakt.
Wat is een factuurprogramma eigenlijk?
Een factuurprogramma is software waarmee je facturen opstelt, verstuurt en bewaart. In de kern doet het drie dingen: het zorgt dat op elke factuur staat wat er wettelijk op moet staan, het houdt je factuurnummers doorlopend en uniek, en het laat zien welke facturen nog openstaan. Alles daarboven, van offertes tot urenregistratie tot koppelingen met je boekhouder, is extra.
Dat onderscheid is belangrijk, want de meeste mensen kiezen op de extra's en lopen vervolgens vast op de basis. Een pakket met tweehonderd functies is niet beter dan een pakket met twintig functies als je die tweehonderd nooit aanzet. De vraag is niet welk factuurprogramma het beste is, maar welk factuurprogramma bij je manier van werken past.
Facturatie is geen administratie op zich
In de praktijk ontstaat een factuur niet in een factuurprogramma. Hij ontstaat op de klus: in de uren die je schrijft, de materialen die je haalt en het meerwerk waar de klant halverwege om vraagt. Als die drie dingen ergens anders leven, in een schrift, een app of je hoofd, dan is factureren elke maand opnieuw een reconstructie.
Dat is meteen de grootste tijdwinst die er te halen valt. Niet in sneller typen, maar in niet hoeven overtypen. Kijk dus niet alleen naar het factuurscherm, maar naar wat er vóór dat scherm gebeurt. Houd je je uren al ergens bij? Staan je projecten al ergens? Dan is een programma dat die dingen aan elkaar knoopt vrijwel altijd de betere keuze, ook als het factuurscherm zelf iets soberder is.
Wat kost een factuurprogramma?
De prijzen lopen ver uiteen, en de vergelijking is lastiger dan hij lijkt omdat pakketten verschillende dingen in de prijs stoppen. Sommige rekenen per factuur, sommige per gebruiker, sommige per maand met een limiet op het aantal klanten. Reken daarom niet met de instapprijs maar met wat je over een jaar kwijt bent bij het aantal facturen dat je echt stuurt.
Vastlegg kost €14,99 per maand en je kunt het 14 dagen gratis uitproberen, zonder dat je een creditcard hoeft in te vullen. Zoek je iets dat blijvend niets kost, lees dan eerst eerlijk wat je met een gratis factuurprogramma wel en niet voor elkaar krijgt. Voor een handvol facturen per jaar is gratis prima. Zodra er btw verlegd, meerdere projecten of onbetaalde facturen bij komen kijken, verdient betaalde software zich meestal terug in bespaarde uren.
Twijfel je tussen een programma en een boekhouder die het voor je doet? Zet die kosten dan naast elkaar in ons artikel over de kosten van een boekhouder vergeleken met software. Voor veel zzp'ers is de uitkomst een combinatie: zelf factureren, de boekhouder één keer per jaar voor de aangifte.
Zes vragen die je vooraf stelt
Loop deze lijst langs voorda je een proefperiode start. Hij scheel je een verhuizing over een half jaar.
Voldoet het aan de eisen van de Belastingdienst?
Een factuur zonder correct factuurnummer, btw-bedrag, kvk-nummer of factuurdatum is formeel geen geldige factuur. Goede software vult die verplichte velden automatisch en laat je er niet omheen werken.
Kan het btw verlegd aan?
Werk je als onderaannemer in de bouw, dan verleg je de btw naar de hoofdaannemer. Dat vraagt om een aparte btw-regel en de juiste vermelding op de factuur. Lang niet elk algemeen pakket ondersteunt dit netjes.
Hangen facturen aan je projecten en uren?
Als je uren en materialen los bijhoudt en daarna handmatig overtikt in een factuur, kost dat tijd en maak je fouten. Het scheelt een avond per maand als geschreven uren direct op de factuur belanden.
Werkt het op de plek waar je bent?
De meeste facturen ontstaan niet achter een bureau maar in de bus, na de laatste klus. Een programma dat alleen op één vaste pc draait, gebruik je in de praktijk simpelweg minder.
Wat gebeurt er als een klant niet betaalt?
Herinneringen en aanmaningen horen bij het vak. Software die bijhoudt welke factuur openstaat en hoe lang, voorkomt dat je een factuur pas na een half jaar terugvindt.
Kun je er weer uit?
Je facturen zijn je administratie en die moet je zeven jaar bewaren. Controleer of je alles als pdf en als export kunt meenemen als je ooit wilt wisselen.
Per beroep
Een schilder factureert per m², een aannemer in termijnen en een hovenier in seizoenen. Kies de pagina die over je vak gaat, daar staat precies waar het bij je anders werkt.
Factuurprogramma voor de bouw
Btw verlegd, aanbetalingsfacturen en facturen die aan een project hangen. Voor aannemers en bouwbedrijven.
Factuurprogramma voor aannemers
Factureren per project en per fase, btw verlegd bij onderaanneming en een getekende offerte in een klik omgezet naar een factuur.
Factuurprogramma voor zzp'ers
Weinig facturen, weinig tijd en geen boekhoudafdeling. Wat een zelfstandige echt nodig heeft.
Factuurprogramma voor hoveniers
Materiaal en arbeid op één regel combineren, seizoenswerk plannen en onderhoudscontracten factureren.
Factuurprogramma voor schilders
Per m² rekenen, voorwerk apart zetten en materiaalkosten doorbelasten zonder gedoe.
Per situatie en apparaat
Werk je op een Mac, wil je alles in de cloud, of zit je nog in Excel? Hieronder staat per situatie wat er speelt en wat je opties zijn.
Gratis factuurprogramma
Wat kun je verwachten van gratis factuursoftware, en waar loop je tegenaan zodra je bedrijf groeit?
Factuurprogramma's vergelijken
Een onafhankelijk overzicht van de bekendste pakketten op prijs, functies en gebruiksgemak.
Excel factuur maken
Nog met een spreadsheet aan het werk? Lees waar Excel wringt en wanneer overstappen loont.
Eerst even de theorie?
Voordat je software kiest, helpt het om te weten wat er straks uit moet komen. In onze kennisbank lees je wat er verplicht op een factuur van een aannemer hoort te staan, en wat je doet als een factuur niet betaald wordt. Wil je eerst de andere kant van het traject regelen, begin dan bij offerte software voor de bouw: een goedgekeurde offerte is de makkelijkste factuur die er bestaat.
Werkt je boekhouder al met een vast pakket? Kijk dan even welke koppelingen met boekhoudpakketten er op de planning staan, zoals e-Boekhouden, Moneybird, Exact Online en SnelStart. Zo weet je vooraf of je facturen straks zonder overtypen op de juiste plek belanden.