Welk factuurprogramma past bij u?
Een factuurprogramma is snel gekozen en langzaam betreurd. Op deze pagina leest u waar u op let voordat u begint, en vindt u de uitleg die bij uw vak, uw apparaat en uw situatie hoort.
Wat is een factuurprogramma eigenlijk?
Een factuurprogramma is software waarmee u facturen opstelt, verstuurt en bewaart. In de kern doet het drie dingen: het zorgt dat op elke factuur staat wat er wettelijk op moet staan, het houdt uw factuurnummers doorlopend en uniek, en het laat zien welke facturen nog openstaan. Alles daarboven, van offertes tot urenregistratie tot koppelingen met uw boekhouder, is extra.
Dat onderscheid is belangrijk, want de meeste mensen kiezen op de extra's en lopen vervolgens vast op de basis. Een pakket met tweehonderd functies is niet beter dan een pakket met twintig functies als u die tweehonderd nooit aanzet. De vraag is niet welk factuurprogramma het beste is, maar welk factuurprogramma bij uw manier van werken past.
Facturatie is geen administratie op zich
In de praktijk ontstaat een factuur niet in een factuurprogramma. Hij ontstaat op de klus: in de uren die u schrijft, de materialen die u haalt en het meerwerk waar de klant halverwege om vraagt. Als die drie dingen ergens anders leven, in een schrift, een app of uw hoofd, dan is factureren elke maand opnieuw een reconstructie.
Dat is meteen de grootste tijdwinst die er te halen valt. Niet in sneller typen, maar in niet hoeven overtypen. Kijk dus niet alleen naar het factuurscherm, maar naar wat er vóór dat scherm gebeurt. Houdt u uw uren al ergens bij? Staan uw projecten al ergens? Dan is een programma dat die dingen aan elkaar knoopt vrijwel altijd de betere keuze, ook als het factuurscherm zelf iets soberder is.
Wat kost een factuurprogramma?
De prijzen lopen ver uiteen, en de vergelijking is lastiger dan hij lijkt omdat pakketten verschillende dingen in de prijs stoppen. Sommige rekenen per factuur, sommige per gebruiker, sommige per maand met een limiet op het aantal klanten. Reken daarom niet met de instapprijs maar met wat u over een jaar kwijt bent bij het aantal facturen dat u echt stuurt.
Vastlegg kost €14,99 per maand en u kunt het 14 dagen gratis uitproberen, zonder dat u een creditcard hoeft in te vullen. Zoekt u iets dat blijvend niets kost, lees dan eerst eerlijk wat u met een gratis factuurprogramma wel en niet voor elkaar krijgt. Voor een handvol facturen per jaar is gratis prima. Zodra er btw verlegd, meerdere projecten of onbetaalde facturen bij komen kijken, verdient betaalde software zich meestal terug in bespaarde uren.
Twijfelt u tussen een programma en een boekhouder die het voor u doet? Zet die kosten dan naast elkaar in ons artikel over de kosten van een boekhouder vergeleken met software. Voor veel zzp'ers is de uitkomst een combinatie: zelf factureren, de boekhouder één keer per jaar voor de aangifte.
Zes vragen die u vooraf stelt
Loop deze lijst langs voordat u een proefperiode start. Hij scheelt u een verhuizing over een half jaar.
Voldoet het aan de eisen van de Belastingdienst?
Een factuur zonder correct factuurnummer, btw-bedrag, kvk-nummer of factuurdatum is formeel geen geldige factuur. Goede software vult die verplichte velden automatisch en laat u er niet omheen werken.
Kan het btw verlegd aan?
Werkt u als onderaannemer in de bouw, dan verlegt u de btw naar de hoofdaannemer. Dat vraagt om een aparte btw-regel en de juiste vermelding op de factuur. Lang niet elk algemeen pakket ondersteunt dit netjes.
Hangen facturen aan uw projecten en uren?
Als u uren en materialen los bijhoudt en daarna handmatig overtikt in een factuur, kost dat tijd en maakt u fouten. Het scheelt een avond per maand als geschreven uren direct op de factuur belanden.
Werkt het op de plek waar u bent?
De meeste facturen ontstaan niet achter een bureau maar in de bus, na de laatste klus. Een programma dat alleen op één vaste pc draait, gebruikt u in de praktijk simpelweg minder.
Wat gebeurt er als een klant niet betaalt?
Herinneringen en aanmaningen horen bij het vak. Software die bijhoudt welke factuur openstaat en hoe lang, voorkomt dat u een factuur pas na een half jaar terugvindt.
Kunt u er weer uit?
Uw facturen zijn uw administratie en die moet u zeven jaar bewaren. Controleer of u alles als pdf en als export kunt meenemen als u ooit wilt wisselen.
Per beroep
Een schilder factureert per m², een aannemer in termijnen en een hovenier in seizoenen. Kies de pagina die over uw vak gaat, daar staat precies waar het bij u anders werkt.
Factuurprogramma voor de bouw
Btw verlegd, g-rekening, termijnfacturen en facturen die aan een project hangen. Voor aannemers en bouwbedrijven.
Factuurprogramma voor zzp'ers
Weinig facturen, weinig tijd en geen boekhoudafdeling. Wat een zelfstandige echt nodig heeft.
Factuurprogramma voor hoveniers
Materiaal en arbeid op één regel combineren, seizoenswerk plannen en onderhoudscontracten factureren.
Factuurprogramma voor schilders
Per m² rekenen, voorwerk apart zetten en materiaalkosten doorbelasten zonder gedoe.
Per situatie en apparaat
Werkt u op een Mac, wilt u alles in de cloud, of zit u nog in Excel? Hieronder staat per situatie wat er speelt en wat uw opties zijn.
Online factuurprogramma
Factureren in de cloud, zonder installatie. Vanaf de bouwplaats, de bus of thuis achter de laptop.
Factuurprogramma voor Mac
Werkt u op macOS, iPad of iPhone? Lees welke opties er zijn en waarom een browser vaak genoeg is.
Gratis factuurprogramma
Wat kunt u verwachten van gratis factuursoftware, en waar loopt u tegenaan zodra uw bedrijf groeit?
Gratis factureren als starter
Net begonnen en nog geen budget? De praktische route om toch nette facturen de deur uit te krijgen.
Factuurprogramma's vergelijken
Een onafhankelijk overzicht van de bekendste pakketten op prijs, functies en gebruiksgemak.
Excel factuur maken
Nog met een spreadsheet aan het werk? Lees waar Excel wringt en wanneer overstappen loont.
Eerst even de theorie?
Voordat u software kiest, helpt het om te weten wat er straks uit moet komen. In onze kennisbank leest u wat er verplicht op een factuur van een aannemer hoort te staan, en wat u doet als een factuur niet betaald wordt. Wilt u eerst de andere kant van het traject regelen, begin dan bij offerte software voor de bouw: een goedgekeurde offerte is de makkelijkste factuur die er bestaat.
Werkt uw boekhouder al met een vast pakket? Kijk dan even welke koppelingen met boekhoudpakketten er op de planning staan, zoals e-Boekhouden, Moneybird, Exact Online en SnelStart. Zo weet u vooraf of uw facturen straks zonder overtypen op de juiste plek belanden.