Bouw factuur voorbeeld: drie ingevulde voorbeelden

Een bouwfactuur is de rekening die een aannemer, onderaannemer of ZZP'er in de bouw stuurt voor uitgevoerd werk, waarop arbeid, materiaal en eventueel meerwerk apart zijn gespecificeerd en waarop staat welk btw-tarief per post geldt. Dat klinkt simpel, maar in de praktijk lopen mensen vast op precies die drie punten: hoe splits je het op, welk tarief hoort erbij, en hoe laat je zien dat het bedrag klopt met wat je hebt afgesproken.

Daarom staan op deze pagina geen lege sjablonen maar ingevulde voorbeelden. De bedrijfsnamen en bedragen zijn verzonnen, de opbouw is dat niet. Zoek je alleen een leeg sjabloon om zelf in te vullen, kijk dan bij ons gratis factuur voorbeeld. Wil je precies weten welke gegevens de wet verplicht stelt, dan legt wat moet er op een factuur staan dat punt voor punt uit. En voor de bredere context van het aannemersvak is er factuur aannemer.

Wat maakt een bouwfactuur anders?

Als je een pak papier verkoopt, is een factuur een regel met een aantal, een prijs en 21% btw eronder. In de bouw werkt dat niet. Een klus loopt weken tot maanden, de klant betaalt in stukken, er komt onderweg werk bij dat niet in de offerte stond, en afhankelijk van wie je klant is en wat voor werk je doet verandert de btw-behandeling helemaal. Vier dingen keren steeds terug.

Wie deze vier onder de knie heeft, kan elke bouwfactuur maken. De rest is invullen. Hieronder zie je ze alle drie terug in een echte factuur.

Voorbeeld 1: bouwfactuur badkamerrenovatie (21% btw)

Dit is de meest voorkomende situatie: je werkt rechtstreeks voor een particulier, je bent geen onderaannemer, en het gaat om verbouwwerk dat niet onder het verlaagde tarief valt. Alles gaat dan op 21%. Let op hoe arbeid, materiaal en afvoer los van elkaar staan, zodat de klant kan zien waar het geld heen gaat.

Twee dingen die veel mensen vergeten en die hier wel staan: het bouwadres en de losse regel voor de afvalcontainer. Het bouwadres is handig als je klant meerdere panden heeft, en de container apart zetten voorkomt de vraag "waarom is dat tegelwerk zo duur". Verder zie je dat het btw-bedrag exact 21% van het subtotaal is, en dat het totaal daarvan de optelsom is.

Voorbeeld 2: factuur met btw verlegd (onderaanneming)

Dit is de factuur die in de bouw het vaakst fout gaat. Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer, dan is de verleggingsregeling in de bouw vaak van toepassing. Je brengt dan geen btw in rekening. In plaats daarvan verlegt de btw naar je opdrachtgever, die hem zelf aangeeft. Op je factuur zet je daarom de vermelding "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van de afnemer, naast dat van jezelf.

Kijk goed naar het verschil met voorbeeld 1: het subtotaal en het totaal zijn hier gelijk, omdat er geen btw bij komt. De regel "Btw verlegd naar afnemer € 0,00" is geen overbodige regel, want die laat zien dat je er bewust mee bezig bent geweest en niet gewoon de btw vergat. De blokvermelding onderaan met het btw-nummer van je opdrachtgever is het deel dat de meeste onderaannemers weglaten, en precies dat deel is verplicht.

Nog een detail dat in de praktijk scheelt: het werkbonnummer bovenaan. Bij een hoofdaannemer gaan facturen door meerdere handen, en als jouw factuur direct te koppelen is aan een goedgekeurde werkbon, ligt hij minder lang op een stapel.

Voorbeeld 3: factuur schilderwerk met 9% over de arbeid

Bij schilder- en stukadoorswerk aan een woning die ouder is dan twee jaar kan het verlaagde btw-tarief van 9% gelden. Belangrijk daarbij: dat verlaagde tarief geldt over het arbeidsdeel. Het materiaal dat je gebruikt, zoals verf en primer, valt onder het algemene tarief van 21%. Je factuur schilderwerk krijgt daardoor twee btw-blokken. Splits arbeid en materiaal dus altijd op aparte regels, anders kun je het niet onderbouwen.

De opbouw is hier het halve werk. Door de factuur in een blok arbeid en een blok materiaal te verdelen, kun je in één oogopslag laten zien over welk bedrag je 9% hebt gerekend en over welk bedrag 21%. Het bouwjaar van de woning erbij zetten is geen verplichting, maar het scheelt je een hoop uitzoekwerk als je er over drie jaar nog eens naar moet kijken.

Wat je hier niet moet doen is de verf meenemen in je uurtarief. Als je het materiaal wegwerkt in de arbeidsregels, reken je effectief 9% over iets waar 21% over hoort, en dat is precies het soort ding dat bij een controle naar boven komt.

Termijnfactuur bij een bouwproject

Bij grotere klussen wacht je niet tot het eind met factureren. Je spreekt vooraf termijnen af, meestal gekoppeld aan fases van het werk, en factureert per fase. Het voordeel is duidelijk: je financiert niet de hele verbouwing voor, en je klant betaalt naarmate er iets staat.

Een termijnfactuur is een gewone factuur, maar met een paar extra regels erbij zodat hij op zichzelf te controleren is. Zet er in elk geval op:

• Welke termijn het is en waar die voor staat, bijvoorbeeld 'Termijn 2 van 4: ruwbouw gereed'.
• De aanneemsom waarop het percentage is gebaseerd.
• Het percentage en het bedrag van deze termijn.
• Wat er tot en met deze factuur in totaal is gefactureerd, en wat er nog openstaat.
• Een verwijzing naar de offerte of aannemingsovereenkomst met datum.

Reken een voorbeeld door met een aanneemsom van € 40.000,00 exclusief btw, verdeeld in vier termijnen van 25%. Elke termijn is dan € 10.000,00 exclusief btw. Bij 21% komt daar € 2.100,00 btw bij, dus € 12.100,00 per termijn. Op termijn 2 zet je dan: aanneemsom € 40.000,00, deze termijn 25% is € 10.000,00, tot en met deze factuur gefactureerd € 20.000,00, resterend € 20.000,00. Je klant hoeft niets na te rekenen en jij hoeft de telefoon niet op te nemen.

Een veelgemaakte fout is termijnen sturen die niet overeenkomen met wat er af is. Als je termijn 3 stuurt terwijl fase 3 half af is, krijg je discussie en betaalt de klant later. Hang je termijnen aan controleerbare momenten, dan is de factuur eigenlijk al goedgekeurd voordat hij binnenkomt.

Meerwerk op de factuur

Er is bijna geen bouwklus zonder meerwerk. De klant wil onderweg toch een extra stopcontact, er zit rot hout achter de betimmering, of het tegelwerk blijkt lastiger dan gedacht. Het factureren daarvan gaat vaak mis, niet omdat de bedragen fout zijn, maar omdat de klant zich overvallen voelt.

De regel is simpel: meerwerk hoort zichtbaar apart. Geef het een eigen kopje op de factuur of stuur er een aparte factuur voor. Beschrijf per regel wat er is gedaan en zet erbij wanneer de klant akkoord is gegaan. Iets als "Meerwerk, akkoord per app d.d. 3 juli 2026: extra wandcontactdoos naast wastafel, 1,5 uur à € 52,50 = € 78,75" laat geen ruimte voor misverstand.

Werk je met minderwerk, dus dingen die uiteindelijk niet doorgaan, dan geldt hetzelfde. Verwerk het als een aparte negatieve regel in plaats van stilletjes een bedrag te verlagen. Dan blijft de link met je oorspronkelijke offerte intact.

Veelgemaakte fouten op een bouwfactuur

Uit de facturen die we langs zien komen, keert een handvol fouten steeds terug. Ze kosten allemaal hetzelfde: tijd, en meestal een latere betaling.

Veelgestelde vragen over het bouw factuur voorbeeld