Bijna elke ondernemer loopt er een keer tegenaan. Je hebt het werk gedaan, je wilt factureren, en dan komt de vraag: wat moet er op een factuur staan en wat mag je weglaten? De Belastingdienst hanteert een vaste set factuureisen. Voldoe je daaraan, dan zit je goed. Vergeet je iets, dan is de kans groot dat je klant of zijn boekhouder de factuur terugstuurt.
Het gaat om meer dan netjes zijn. Je klant heeft een correcte factuur nodig om de btw terug te vragen. Ontbreekt jouw btw-identificatienummer of de leverdatum, dan heeft hij formeel geen geldig aftrekbewijs in handen. In de praktijk merk je dat dus meteen: je factuur blijft liggen en je wordt later betaald.
Op deze pagina lopen we alle verplichte factuurgegevens langs, laten we een complete voorbeeldfactuur zien, en behandelen we de situaties die in de bouw het vaakst voor verwarring zorgen: btw verlegd bij onderaanneming en de keuze tussen het 9%- en het 21%-tarief.
Checklist: de verplichte factuurgegevens
Dit zijn de gegevens die volgens de factuureisen van de Belastingdienst op een gewone binnenlandse factuur horen te staan. Loop de lijst af voordat je op versturen drukt.
| Verplicht gegeven | Wat betekent dat? |
|---|---|
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur opmaakt en uitreikt. |
| Opeenvolgend factuurnummer | Een uniek nummer uit een doorlopende reeks, zonder gaten. |
| Je eigen naam en adres | De naam waaronder je onderneemt en het adres van je bedrijf. |
| Je btw-identificatienummer | Het nummer dat je aan klanten laat zien, beginnend met NL. |
| Je KvK-nummer | Het inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel. |
| Naam en adres van de afnemer | De klant aan wie je levert, met de juiste tenaamstelling. |
| Datum van levering | De dag waarop de goederen of diensten zijn geleverd of afgerond. |
| Omschrijving van de levering | Wat je precies hebt geleverd, herkenbaar en specifiek genoeg. |
| Het aantal | Het aantal geleverde goederen of de omvang van de dienst, zoals uren. |
| Het btw-tarief | Het tarief dat je toepast op elke regel, bijvoorbeeld 21% of 9%. |
| Bedrag exclusief btw | De vergoeding die je in rekening brengt, zonder btw. |
| Het btw-bedrag | De btw in euro's, per tarief uitgesplitst als je tarieven mengt. |
Niet verplicht, wel verstandig
Sommige gegevens staan niet in de wet, maar zonder die gegevens werkt je factuur gewoon niet. Je IBAN is het duidelijkste voorbeeld: fiscaal niet verplicht, maar je klant kan zonder rekeningnummer niets overmaken.
| Aanrader | Waarom |
|---|---|
| Je IBAN | Zonder rekeningnummer kan je klant niet betalen. |
| Betalingstermijn | Maakt duidelijk wanneer het geld binnen moet zijn. |
| Totaalbedrag inclusief btw | Het bedrag dat je klant daadwerkelijk overmaakt. |
| Project of werkadres | In de bouw weet de opdrachtgever zo direct om welk werk het gaat. |
| Referentie of bonnummer | Grotere opdrachtgevers koppelen de factuur aan hun eigen inkooporder. |
Welke factuur gegevens van de klant zet je erop?
Van je afnemer heb je in de basis twee dingen nodig: de naam en het adres. Klinkt simpel, maar hier gaat het vaak mis. Factureer je aan een bedrijf, gebruik dan de statutaire naam of de handelsnaam zoals die bij de KvK geregistreerd staat, en niet de roepnaam van je contactpersoon. Een factuur aan "Jan van de bouwmarkt" is voor een boekhouder lastig te verwerken.
Het btw-identificatienummer van je klant is niet altijd nodig. Bij een gewone binnenlandse levering aan een ondernemer volstaat naam en adres. Maar zodra je de verleggingsregeling toepast of levert aan een ondernemer in een ander EU-land, hoort het btw-nummer van je afnemer wel op de factuur. Vraag dat nummer dus op voordat je begint, niet als de factuur al klaar staat.
Particuliere klant
Werk je voor een particulier, bijvoorbeeld een badkamerverbouwing bij iemand thuis? Dan vermeld je gewoon naam en adres van de bewoner. Een btw-nummer is niet aan de orde en verleggen kan niet: je brengt zelf gewoon btw in rekening.
Voorbeeldfactuur met alle gegevens
Zo ziet een complete factuur eruit. De gegevens hieronder zijn verzonnen, maar de opbouw is precies zoals je hem kunt overnemen.
3521 AB Utrecht
Btw-id: NL001234567B01
KvK: 87654321
IBAN: NL91 BANK 0417 1643 00
Factuurdatum: 17 juli 2026
Leverdatum: 10 juli 2026
Vervaldatum: 16 augustus 2026
Kastanjelaan 220
3833 AN Leusden
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Btw | Excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| Vervangen houten kozijnen begane grond, arbeid | 24 uur | € 52,50 | 21% | € 1.260,00 |
| Hardhouten kozijnen op maat, geleverd | 4 stuks | € 385,00 | 21% | € 1.540,00 |
| Hang- en sluitwerk | 4 sets | € 47,50 | 21% | € 190,00 |
| Totaal exclusief btw | € 2.990,00 | |||
| Btw 21% | € 627,90 | |||
| Totaal te betalen | € 3.617,90 | |||
Merk op dat elke regel een eigen omschrijving, aantal en btw-tarief heeft. Zou je op deze factuur twee tarieven mengen, dan splits je het btw-bedrag onderaan per tarief uit. Wil je zelf beginnen met een leeg model? Bekijk dan het gratis factuurvoorbeeld met een kant-en-klaar sjabloon.
Wat gebeurt er als je factuur niet klopt?
Een factuur waarop verplichte gegevens ontbreken, is geen wanprestatie en je klant is het geld nog steeds verschuldigd. De afspraak blijft gewoon staan. Het probleem zit aan de fiscale kant, en dan vooral bij je klant.
De btw-aftrek van je klant loopt gevaar
Om de btw op jouw factuur terug te vragen, heeft je klant een factuur nodig die aan de eisen voldoet. Staat jouw btw-identificatienummer er niet op, of ontbreekt de leverdatum, dan kan de Belastingdienst die aftrek bij hem weigeren. Daarom controleren boekhouders van grotere opdrachtgevers je factuur vaak regel voor regel, en sturen ze hem terug bij de kleinste omissie.
Zo herstel je een foute factuur
Belangrijk om te weten: je gooit een verstuurde factuur niet weg en je past hem ook niet stiekem aan. De factuur is onderdeel van je administratie en het nummer is al vergeven. Je herstelt de fout met een correctie.
- 1
Maak een creditfactuur
Die verwijst naar het oorspronkelijke factuurnummer en draait het bedrag terug.
- 2
Stuur een nieuwe, complete factuur
Met een nieuw nummer uit je reeks en alle gegevens die eerder ontbraken.
- 3
Bewaar alle drie de documenten
De originele factuur, de creditfactuur en de nieuwe factuur horen samen in je administratie.
Bracht je te weinig btw in rekening, dan is dat vervelender dan het lijkt: je bent die btw wel verschuldigd, ook als je hem nooit bij je klant hebt geïnd. Dat is precies waarom een goede controle vooraf loont.
Btw verlegd in de bouw
Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer aan een werk van stoffelijke aard, dan komt de verleggingsregeling in beeld. De btw-plicht schuift dan van jou naar je opdrachtgever. Jij brengt geen btw in rekening en de hoofdaannemer geeft de btw aan in zijn eigen aangifte.
Wat zet je dan op de factuur?
- De vermelding "btw verlegd", duidelijk zichtbaar op de factuur
- Het btw-identificatienummer van je afnemer, naast dat van jezelf
- Geen btw-bedrag over het verlegde deel: je brengt de btw niet in rekening
- Verder gewoon alle andere verplichte factuurgegevens, zoals hierboven
Twee misverstanden komen vaak voorbij. Het eerste: verleggen is geen keuze die je zelf maakt. Is de regeling van toepassing, dan pas je hem toe, en anders niet. Het tweede: verlegd is niet hetzelfde als 0% of vrijgesteld. Er is wel btw verschuldigd, alleen door iemand anders.
Of de verleggingsregeling in jouw geval geldt, hangt af van het soort werk en van de verhouding tussen jou en je opdrachtgever. Werk je rechtstreeks voor een particulier, dan speelt verleggen niet. Twijfel je? Lees dan de uitleg op de pagina over de factuur van een aannemer en check je situatie bij de Belastingdienst.
9% of 21% btw op je factuur?
Het btw-tarief is een verplicht gegeven, dus je moet per regel weten welk tarief hoort bij wat je levert. Het algemene tarief is 21%. Voor een aantal werkzaamheden aan woningen geldt het verlaagde tarief van 9%.
| Situatie | Tarief | Let op |
|---|---|---|
| Schilder- en stukadoorswerk aan een woning ouder dan 2 jaar | 9% | Alleen over het arbeidsdeel |
| De materialen bij datzelfde werk | 21% | Materiaal valt niet onder het lage tarief |
| Werk aan een woning jonger dan 2 jaar of nieuwbouw | 21% | De leeftijdsgrens is bepalend |
| Overige leveringen en diensten | 21% | Het algemene tarief |
Splits arbeid en materiaal
Pas je 9% toe op het arbeidsdeel, dan moet uit je factuur blijken welk bedrag arbeid is en welk bedrag materiaal. Zet ze dus op aparte regels met hun eigen tarief, en splits het btw-bedrag onderaan per tarief uit. Een factuur met alleen een totaalbedrag en "9% btw" erbij houdt bij een controle geen stand.
Factuurnummer: opeenvolgend en uniek
Van alle verplichte factuurgegevens is het factuurnummer degene waar in de praktijk het vaakst iets misgaat. De eis is dat je nummer opeenvolgend is: je facturen vormen een doorlopende reeks zonder gaten, en elk nummer komt maar één keer voor.
Niet goed
Gaten in de reeks. Bij een controle rijst de vraag waar 002, 003 en de rest zijn gebleven.
Wel goed
Een nette, doorlopende reeks. Per 1 januari begin je met een nieuw jaartal en tel je vanaf 001 verder.
Je mag zelf bepalen hoe je reeks eruitziet. Een jaartal met een volgnummer werkt prettig, maar puur doortellen mag ook. Heb je meerdere administraties of soorten facturen, dan mag je meerdere reeksen naast elkaar gebruiken, zolang elke reeks op zichzelf klopt.
Handmatig nummeren gaat mis zodra je het druk hebt. Je hebt een factuur in concept staan, stuurt er ondertussen een andere, en ineens klopt je reeks niet meer. In Vastlegg krijgt elke factuur automatisch het volgende nummer, dus je kunt geen dubbel nummer of gat meer maken.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Je factuur versturen is niet het einde van het verhaal. Voor je administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Dat gaat over je verkoopfacturen én je inkoopfacturen. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van 10 jaar.
Digitaal bewaren mag
Je hoeft geen ordners vol papier te houden. Digitale facturen zijn prima, mits ze aan een paar voorwaarden voldoen:
- De factuur blijft leesbaar gedurende de hele bewaartermijn
- De inhoud is niet gewijzigd na verzending
- Je kunt de facturen binnen redelijke tijd tonen bij een controle
Ontvang je een factuur digitaal, bewaar hem dan ook digitaal. Een uitgeprinte versie van een e-mailfactuur is geen vervanging van het origineel. Met de facturatie van Vastlegg staan al je facturen als PDF bij elkaar, zodat je bij een vraag van de Belastingdienst niet door zeven jaar e-mail hoeft te spitten.
Kleineondernemersregeling en de factuur
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan verandert er iets wezenlijks aan je factuur. Je brengt geen btw in rekening bij je klanten. Er staat dus geen btw-tarief en geen btw-bedrag op je factuur, en het totaalbedrag is gelijk aan het bedrag exclusief btw.
De KOR kun je toepassen als je omzet onder de €20.000 per kalenderjaar blijft. Het is een keuze die je vooraf maakt en die je voor langere tijd vastlegt, dus het is geen knop die je per factuur omzet.
Vermeld waarom er geen btw op staat
Zet op je factuur een korte verwijzing naar de regeling, bijvoorbeeld "Kleineondernemersregeling van toepassing, geen btw in rekening gebracht". Zonder die zin ziet je klant een factuur zonder btw en weet hij niet wat hij ermee aan moet. De andere verplichte factuurgegevens, zoals je factuurnummer, KvK-nummer en de leverdatum, blijven gewoon staan.
Let op de keerzijde: onder de KOR mag je de btw op je eigen inkopen ook niet aftrekken. Koop je veel materiaal in, dan is de regeling vaak niet gunstig. Reken het voor je eigen situatie door of overleg met je boekhouder.
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een factuur staan?
Op een factuur staan verplicht: de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je eigen naam, adres en btw-identificatienummer, je KvK-nummer, de naam en het adres van je klant, de datum waarop je hebt geleverd, een omschrijving en het aantal van de geleverde goederen of diensten, het btw-tarief, het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag.
Wat zijn factuurgegevens?
Factuurgegevens zijn alle gegevens die samen je factuur compleet maken. Een deel daarvan is wettelijk verplicht, zoals je btw-identificatienummer, het factuurnummer en de leverdatum. Een ander deel zet je erop omdat het praktisch is, zoals je IBAN, de betalingstermijn en een projectreferentie.
Welke factuur gegevens klant zijn verplicht?
Van je klant vermeld je de naam en het adres. Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land of pas je de verleggingsregeling toe, dan zet je ook het btw-identificatienummer van je klant op de factuur. Voor een particuliere klant is een btw-nummer niet aan de orde.
Wat moet er allemaal op een factuur staan als zzp'er?
Voor een zzp'er gelden dezelfde factuureisen als voor elk ander btw-plichtig bedrijf. Je vermeldt je eigen naam of handelsnaam, adres, btw-identificatienummer en KvK-nummer, plus de klantgegevens, het factuurnummer, de datums, de omschrijving en de btw-specificatie.
Wat moet er in een factuur staan bij btw verlegd?
Bij een verlegde factuur vermeld je 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van je afnemer. Je brengt zelf geen btw in rekening: op de factuur staat dus geen btw-bedrag over het verlegde deel. De afnemer geeft de btw aan in zijn eigen aangifte.
Moet mijn factuurnummer opeenvolgend zijn?
Ja. De Belastingdienst vraagt om een opeenvolgend factuurnummer, zodat je facturen een doorlopende reeks vormen zonder gaten. Je mag zelf een reeks kiezen, bijvoorbeeld per jaar of per administratie, zolang elk nummer uniek is en de volgorde klopt.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
De algemene bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van 10 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de facturen leesbaar en ongewijzigd blijven en je ze binnen redelijke tijd kunt tonen.
Wat gebeurt er als er iets ontbreekt op mijn factuur?
Een onvolledige factuur kan betekenen dat je klant de btw niet mag aftrekken. Je factuur is dan niet ongeldig als bewijs van je afspraak, maar fiscaal wringt het. Je lost dit op met een creditfactuur en een nieuwe, complete factuur, of met een correctiefactuur die naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst.