De Beste App voor Declaraties
Stop met bonnetjes bewaren in schoenendozen. Met de Vastlegg onkosten declaratie app scan je bonnen, beheer je uitgaven en exporteer je alles naar je boekhouder. Simpel en belastingdienst-proof.
Vandaag Gedeclareerd
Shell Tankstation
Brandstof
Praxis
Materialen
Bol.com
Kantoor
Snel Antwoord
Wat is de beste app voor declaraties?
De Vastlegg declaratie app is de beste keuze voor ZZP'ers en aannemers in de bouw. De app biedt bonnen scannen met OCR, automatische BTW-herkenning, veilige cloud-opslag voor 7+ jaar, en direct delen met je boekhouder. Alles inbegrepen in het standaard abonnement.
Bron: Vastlegg Features 2026
Zo pak je het aan
Bonnen registreren: van losse uitgave naar herkenbare projectkosten
Een declaratie app is bruikbaar als je de uitgave later kunt herleiden tot een doel of opdracht. Bewaar de bon en controleer bedrag, datum en omschrijving. Een scan is een hulpmiddel bij invoer, geen reden om de inhoud over te slaan.
Een praktisch voorbeeld
Je koopt materiaal voor twee projecten op één kassabon. Noteer welk deel bij welke opdracht hoort voordat je vergeet waarvoor de artikelen waren bestemd.
Maak een leesbare afbeelding van de volledige bon en bewaar het originele bewijs.
Controleer herkende gegevens en voeg een duidelijke omschrijving of projectcontext toe.
Stem de verwerking van de kosten en btw af met je boekhouder en voorkom dubbele invoer.
Controleer vooraf: Niet iedere uitgave is volledig aftrekbaar of door te belasten. De zakelijke en fiscale beoordeling blijft een aparte stap.
Waarom een Onkosten Declaratie App?
Als ondernemer maak je dagelijks zakelijke uitgaven. Maar hoe bewaar je al die bonnen?
Zonder Declaratie App
- ✗Bonnetjes raken kwijt of vervagen
- ✗Uren kwijt aan handmatige administratie
- ✗Gemiste aftrekposten = meer belasting
- ✗Stress bij belastingcontrole
- ✗Discussies met de boekhouder
Met Vastlegg App
- ✓Alle bonnen digitaal en veilig bewaard
- ✓Automatisch gescand en gecategoriseerd
- ✓Maximale BTW-aftrek, geen gemiste kosten
- ✓Altijd klaar voor de Belastingdienst
- ✓Direct delen met je boekhouder
Functies van de Declaratie App
Alles wat je nodig heeft om je zakelijke onkosten professioneel te beheren.
Bonnen Scannen
Maak een foto van je bon en de app herkent automatisch alle gegevens: bedrag, BTW, datum en leverancier.
Automatische OCR
OCR-technologie leest je bonnen en vult automatisch de juiste velden in. Geen handmatig typen meer.
Categorisatie
Uitgaven worden automatisch gecategoriseerd: materialen, brandstof, kantoor, etc. Aanpasbaar aan je wensen.
BTW Herkenning
De app herkent automatisch BTW-bedragen en -percentages. Ideaal voor je BTW-aangifte.
Veilige Opslag
Al je bonnen worden veilig opgeslagen in de cloud. 7+ jaar bewaard volgens belastingeisen.
Boekhouder Portaal
Geef je boekhouder directe toegang tot je declaraties. Geen e-mails of papieren meer.
Zo Werkt de Onkosten App
Scan Bon
Maak een foto van je bonnetje
Automatisch
OCR leest alle gegevens
Categoriseer
Kies de juiste categorie
Exporteer
Deel met je boekhouder
Welke Onkosten Kan ik Declareren?
Als ZZP'er of ondernemer kun je veel zakelijke kosten aftrekken.
Materialen & Gereedschap
Bouwmaterialen, gereedschap, machines
Brandstof & Reiskosten
Benzine, diesel, parkeren, OV
Kantoor & Administratie
Kantoorartikelen, software, telefoon
Verzekeringen
Aansprakelijkheid, arbeidsongeschiktheid
Representatie
Zakelijke lunches, relatiegeschenken
Opleidingen
Cursussen, certificaten, vakliteratuur
Let op: Zakelijk vs. Privé
Alleen zakelijke kosten zijn aftrekbaar. Bij gemengd gebruik (bijv. telefoon) mag je alleen het zakelijke deel declareren. Onze app help je met het correct splitsen van uitgaven.
Declaratie Apps Vergelijken
Hoe verhoudt Vastlegg zich tot andere onkosten apps?
| App | Prijs | OCR Scan | BTW | Cloud | Rating |
|---|---|---|---|---|---|
| Vastlegg | Incl. | 4.7 | |||
| Declaree | €9,95/mnd | 4.1 | |||
| Pleo | €9/user | - | 4.3 | ||
| Excel | Gratis | - | - | - | 2.8 |
Veelgestelde Vragen over Declaratie Apps
Alles wat je wilt weten over het declareren van onkosten.
Wat is een declaratie app?
Een declaratie app is software waarmee je zakelijke onkosten registreert en beheert. Je scant bonnen met je telefoon, de app herkent automatisch de gegevens, en je kunt alles exporteren naar je boekhouder of belastingaangifte.
Welke onkosten kan ik declareren als ZZP'er?
Als ZZP'er kun je zakelijke onkosten declareren zoals: gereedschap en materialen, brandstof en reiskosten, kantoorbenodigdheden, software en abonnementen, representatiekosten, werkkleding, en opleidingskosten.
Hoe lang moet ik bonnen bewaren?
Je moet bonnen minimaal 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst. Met een digitale declaratie app worden je bonnen veilig opgeslagen in de cloud, waardoor je nooit meer papieren bonnen kwijtraakt.
Is een foto van een bon geldig voor de Belastingdienst?
Ja, een digitale scan of foto van een bon is volledig rechtsgeldig, mits de gegevens leesbaar zijn. Zorg dat datum, bedrag, BTW en leverancier duidelijk zichtbaar zijn.
Kan de app automatisch BTW herkennen?
Ja, de Vastlegg declaratie app gebruikt OCR-technologie om automatisch het BTW-bedrag, totaalbedrag en leverancier te herkennen van gescande bonnen. Je hoeft alleen te bevestigen.
Belastingdienst Eisen aan Bonnen
De Belastingdienst stelt eisen aan de bonnen die je bewaart als bewijs voor je zakelijke kosten:
Digitaal is geldig: Een goed leesbare scan of foto van een bon is volledig rechtsgeldig. De Vastlegg app zorgt automatisch voor de juiste kwaliteit.
Alles-in-Één voor de Bouw
De declaratie functie is onderdeel van Vastlegg. Combineer met Wkb-rapportages, facturatie, werkbonnen en meer. Eén app voor je hele administratie.
Ook in Vastlegg:
- Wkb Rapportages
- Facturatie & Offertes
- Rittenregistratie
- Urenregistratie
Over deze pagina
Redactie & Content Team
De redactie van Vastlegg schrijft over administratie, facturatie en de Wkb voor ZZP'ers in de bouw. We controleren onze artikelen aan de hand van de bron zelf, zoals de Belastingdienst en de officiële Wkb-regelgeving.
Nooit Meer Bonnetjes Kwijt
Start vandaag met de slimste declaratie app voor de bouw.
Probeer 14 Dagen GratisGeen creditcard nodig • Geen verplichtingen • Nederlandse support