Wat is AI automatisering?
AI automatisering is het laten uitvoeren van terugkerend werk door software, waarbij AI de stappen doet die vroeger een mens vroegen: een mail lezen en er een taak van maken, een bonnetje uitlezen, een aanvraag omzetten in een conceptofferte, een herinnering schrijven in jouw toon. Het verschil met gewone automatisering is dat de invoer rommelig mag zijn. Een foto, een mail in het Pools, een half ingevuld formulier: AI maakt er iets bruikbaars van, en de rest van de keten loopt vanzelf door.
Een voorbeeld uit onze eigen praktijk. Een klant vult op de website van een aannemer een offerteformulier in: naam, adres, "dakkapel op de zolder, drie meter breed, graag voor de zomer". Zonder automatisering komt dat als mail binnen, wordt het een week later overgetypt in het klantenbestand en nog eens in de offerte. Met automatisering staat de klant direct in de app, ligt er een conceptofferte klaar met de regels die bij een dakkapel horen, en krijgt de klant een bevestiging in de toon van het bedrijf. De aannemer opent de offerte, past de maten aan en verstuurt hem. Tien minuten in plaats van een avond, en de klant heeft niet een week gewacht.
Dat is geen toekomstmuziek. Het eerste deel, aanvragen van de site in de app, zit in elke website die wij bouwen. Het tweede deel, de conceptofferte, doet de AI-assistent. Wat we op deze pagina aanbieden, is dat soort ketens bouwen voor jouw bedrijf en jouw software, ook als je geen Vastlegg gebruikt.
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
In een klein bedrijf vooral de administratie rondom het werk: aanvragen van je website in je klantenbestand zetten, offertes opvolgen, betalingsherinneringen sturen, uren en materiaal op de factuur krijgen, bonnetjes boeken, documenten voor een Wkb-dossier vullen en gegevens tussen je tools synchroniseren. De regel is simpel: alles wat je meer dan één keer per week op dezelfde manier doet, is een kandidaat.
- Aanvragen van je website in je app. Een offerteaanvraag op je site wordt een klant en een conceptofferte in Vastlegg. Niets overtypen.
- Herinneringen die zichzelf sturen. Betalingsherinneringen en opvolging van openstaande offertes op vaste momenten, met jouw tekst.
- Documenten die zichzelf vullen. Uren, materiaal en foto's van een klus komen op de factuur en in het Wkb-dossier terecht zonder dubbel werk.
- Koppelingen tussen je tools. Je agenda, je mail, je boekhouding en Vastlegg praten met elkaar. Met een koppeling op maat, of via n8n of Make als dat beter past.
- Een AI-assistent die jouw bedrijf kent. Vragen over je eigen cijfers, offertes met je eigen prijzen, in je eigen taal. Dat zit al in Vastlegg.
Wat we bewust niet doen: processen automatiseren waar een mens moet beslissen. Een offerte versturen, een factuur crediteren, een medewerker inplannen op een klus: dat blijft een klik van jou. Automatisering bereidt voor, jij beslist. Dat is geen voorzichtigheid voor de vorm; een systeem dat zelfstandig offertes verstuurt, is één verkeerd gelezen mail verwijderd van een boze klant.
Hoe werkt het?
1. Quickscan
Eén uur. We lopen je week door en zoeken de taken die je de meeste tijd kosten en het makkelijkst te automatiseren zijn.
2. Voorstel met vaste prijs
Per taak: wat we bouwen, wat het kost, wat het oplevert in uren per week. Jij kiest waar we mee beginnen.
3. Bouwen en testen
We bouwen de eerste automatisering, testen hem met jouw echte gegevens en laten hem twee weken meelopen.
4. Live en bijhouden
Daarna draait hij. Verandert je software of je werkwijze, dan passen we hem aan. Geen jaarcontract.
Wat is een AI quickscan?
Een gesprek van ongeveer een uur waarin we samen je week doorlopen: welke taken keren terug, welke tools je gebruikt, waar informatie wordt overgetypt en waar dingen blijven liggen. Daaruit komt een korte lijst van drie tot vijf taken die het meeste opleveren, met per taak wat er nodig is en wat het kost. Je mag die lijst ook zelf uitvoeren; de quickscan is geen verkooppraatje.
De quickscan is het belangrijkste onderdeel, en het minst technische. De meeste tijd in een klein bedrijf lekt niet weg in grote processen maar in kleine handelingen die niemand telt: het adres overtypen, de foto's van de klus zoeken in WhatsApp, drie keer bellen over een openstaande factuur. Pas als je het opschrijft zie je dat het samen een dag per week is. Daarom vragen we je vooraf één ding: houd drie dagen bij wat je doet en hoe lang het duurt. Niet precies, gewoon een lijstje. Dat lijstje is de helft van de quickscan.
Werkt dit met mijn huidige software?
Meestal wel. We koppelen op drie manieren: rechtstreeks via een koppeling op maat als je software een API heeft, via een platform als n8n of Make als dat sneller en goedkoper is, of via e-mail en bestanden als er geen koppeling bestaat. Gebruik je Vastlegg, dan zit een deel al ingebouwd: aanvragen van je website komen in de app, herinneringen gaan automatisch, en de AI-assistent kent je administratie.
Koppeling op maat
Als je software een API heeft. Het meest betrouwbaar, het meeste werk. Voor de kern van je administratie.
Via n8n of Make
Kant-en-klare bouwstenen voor honderden tools. Snel opgezet, goed voor mail, agenda, formulieren en meldingen.
Via mail en bestanden
Als er geen koppeling bestaat. AI leest de mail of het bestand en zet het om. Minder elegant, wel werkend.
Welke van de drie het wordt, hangt af van de taak en van je budget. Een koppeling die één keer per dag je agenda synchroniseert hoeft niet op maat; een koppeling die je facturen raakt wel. Dat leggen we in het voorstel per taak uit, zodat je niet betaalt voor maatwerk waar een bouwsteen volstaat.
Is een AI agent hetzelfde als automatisering?
Een AI agent is software die zelf een reeks stappen kiest om een doel te halen, bijvoorbeeld een mail lezen, iets opzoeken en een antwoord voorstellen. Het is een vorm van automatisering, met meer vrijheid en dus meer risico. Wij bouwen agents met een harde grens: lezen en voorstellen mag, veranderen of versturen pas na een klik van jou. Precies zoals de Vastlegg-assistent werkt.
De term "AI agent" is populair en wordt voor alles gebruikt, van een chatbot tot een systeem dat zelfstandig inkoopt. Voor een klein bedrijf is de vraag niet of je een agent wilt, maar hoeveel je hem laat beslissen. Onze grens is dezelfde als in de Vastlegg-assistent: hij mag lezen, zoeken, optellen en voorstellen. Hij mag niets aanmaken, veranderen of versturen zonder dat jij op een knop drukt. Wil je een agent die je mailbox doorleest en per mail een taak voorstelt? Prima. Een agent die zelf antwoordt? Alleen op een afgebakend soort mail, met jouw tekst, en met een dagelijks overzicht van wat hij deed.
Wat kost AI automatisering?
Bij Vastlegg krijg je een vaste prijs op aanvraag na een quickscan, zodat je vooraf weet wat je betaalt en wat het oplevert. Ter indicatie: in de markt zie je losse koppelingen vanaf enkele honderden euro's en volledige automatiseringstrajecten voor het mkb van een paar duizend euro, vaak met een maandbedrag voor onderhoud. Die bedragen komen van de aanbieders zelf. Wij beginnen klein: eerst de ene taak die je de meeste tijd kost.
Een automatisering die je twee uur per week bespaart, verdient zichzelf in een klein bedrijf binnen een paar maanden terug; reken het met je eigen uurtarief na, of gebruik onze uurtarief calculator. Dat is ook de toets die we zelf gebruiken in het voorstel: levert een taak minder dan een uur per week op, dan staat hij onderaan de lijst, hoe leuk hij technisch ook is.
Hoe zit het met privacy en de AI-wet?
Klantgegevens gaan niet naar gratis tools. We werken met afspraken over waar gegevens worden verwerkt, leggen vast welke AI-systemen je gebruikt en zorgen dat je medewerkers weten wat ze doen, wat sinds 2 februari 2025 verplicht is onder artikel 4 van de AI-verordening. Wil je dat als eerste regelen, kijk dan naar onze AI-geletterdheid training.
Twee dingen regelen we standaard mee. Ten eerste een lijst van de AI-systemen die in je bedrijf draaien, met wat ze doen en welke gegevens ze zien; dat is het begin van elke verplichting uit de AI-verordening en het kost een half uur. Ten tweede een korte uitleg aan de mensen die ermee werken, zodat ze weten wat de automatisering doet en wanneer ze zelf moeten kijken. Wil je dat uitgebreider en met een certificaat, dan is er de AI-geletterdheid training. Wat de wet verder van een klein bedrijf vraagt, staat in AI Act voor het mkb, en concrete voorbeelden van wat je vandaag al kunt doen in AI in de bouw.