Digitale werkbon app voor zzp en teams
Een digitale werkbon maken doe je met Vastlegg op je telefoon, tablet of computer. Leg werkzaamheden, uren en materialen vast, voeg foto’s toe en laat je klant tekenen. Deze werkbon app helpt zzp'ers en teams om van een uitgevoerde klus naar een gecontroleerde conceptfactuur te gaan. Voor installatie, bouw, schoonmaak, tuinonderhoud en service. Bekijk hieronder hoe het werkt, of maak meteen je eerste online werkbon tijdens de gratis proefperiode.
Van eerste werkbon tot gecontroleerde factuur
Bekijk de Nederlandstalige uitleg. De animatie laat de stappen zien met fictieve voorbeeldgegevens. YouTube wordt pas geladen wanneer je de video opent.
Zo pak je het aan
Digitale werkbon bouw: van dagplanning naar gecontroleerde factuur
Een werkbon app voor zzp of een klein bouwteam moet op locatie bruikbaar zijn. Begin met de klant, het project en het werkadres. De medewerker heeft vervolgens één bon voor de opdracht, de uitgevoerde werkzaamheden en de gegevens die later nodig zijn voor de factuur.
Een praktisch voorbeeld
Een timmerman vervangt twee deuren. Op de werkbon staan de locatie, de opdracht en de onderdelen die hij moet afwerken. Hij registreert wat werkelijk is uitgevoerd. Een extra reparatie krijgt een eigen omschrijving, zodat die niet ongemerkt in de oorspronkelijke vaste prijs verdwijnt.
Koppel de werkbon aan het juiste project en wijs de opgeslagen projectwerkbon toe aan de medewerker die het werk uitvoert. Controleer de toegangsrechten van die medewerker.
Leg uren, materiaal, opmerkingen en eventuele foto’s vast. Spreek extra werkzaamheden en de prijs eerst af; een foto alleen is geen prijsafspraak.
Controleer bij afronding de prijsafspraak en bestaande factuurkoppeling. Bereid een conceptfactuur voor en beoordeel de regels voordat je definitief factureert.
Controleer vooraf: Een werkbon, geplande taak en factuur hebben elk hun eigen functie. Een planning is geen bewijs van gewerkte uren. Vastlegg werkt online; test de ontvangst op je werklocatie.
Van klus naar factuur
Leg het werk vast voordat informatie, uren of materialen verloren gaan.
Maak de werkbon op locatie, voeg foto’s toe, laat de klant tekenen en gebruik de gecontroleerde gegevens daarna voor je factuur.
- Uren, materialen en werkzaamheden op één bon
- Foto’s en klantondertekening als bewijs
- Professionele PDF downloaden en zelf delen
- Van afgeronde werkbon naar conceptfactuur
Wat is een digitale werkbon?
Een werkbon beschrijft een opdracht en legt vast wat je hebt uitgevoerd. Je vermeldt de klant, locatie, datum, werkzaamheden, uren en materialen. Een digitale werkbon doet dat online, met ruimte voor foto's en een handtekening. Je hoeft de informatie niet eerst op papier te schrijven om die later opnieuw in te voeren. Dat is vooral handig wanneer je overdag bij klanten werkt en de administratie pas later kunt afhandelen.
Een werkbon is geen offerte en ook geen factuur. De offerte bevat de voorgestelde afspraken; de werkbon beschrijft de uitvoering; de factuur vraagt om betaling. Vastlegg brengt deze stappen bij elkaar, terwijl jij controle houdt over de inhoud en de prijs. Ook als zelfstandige zonder personeel heb je daar iets aan: je hoeft niet uit je geheugen te reconstrueren hoeveel tijd een klus kostte of welk onderdeel je gebruikte.
Een werkbon maken in vijf stappen
Begin met één echte opdracht. Een bruikbare werkbon hoeft niet ingewikkeld te zijn: eerst de juiste klant en werkzaamheden, daarna de uitvoering, tot slot de controle. Deze werkwijze gebruik je op je telefoon, tablet of computer.
Kies de klant en koppel het project
Begin met de naam van je klant, het werkadres en de contactgegevens. Maak de werkbon vanuit een project of koppel een losse werkbon aan het juiste project. Gebruik een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld onderhoud cv-ketel of kozijn herstellen. Bij meerdere bezoeken aan hetzelfde adres helpt die omschrijving om de opdrachten uit elkaar te houden. Controleer de gegevens vóór je iemand op pad stuurt; een factuuradres is niet altijd het adres waar het werk plaatsvindt.
Beschrijf het werk en de afzonderlijke taken
Zet de opdracht uiteen in herkenbare werkzaamheden. Een korte takenlijst maakt duidelijk wat er moet gebeuren en wat nog openstaat. Noteer bij een reparatie bijvoorbeeld inspecteren, onderdeel vervangen en werking controleren. Het veld voor object of installatie helpt om aan te geven waar de opdracht over gaat. Schrijf ook afwijkingen of extra afspraken op. Zo wordt de werkbon een bruikbare werkinstructie en later een verslag van de uitvoering.
Registreer uren en gebruikte materialen
Vul de gewerkte tijd in of gebruik de timer bij een opgeslagen werkbon. Start en stop de registratie zelf en houd rekening met pauzes. De opgeslagen timer blijft beschikbaar wanneer je het scherm sluit. Leg materialen vast met een naam, aantal en eenheid: drie meter kabel is iets anders dan drie rollen. Controleer de invoer aan het einde van de klus. Vastgelegde tijd is niet automatisch hetzelfde als de tijd die je volgens de afspraak mag factureren.
Voeg foto's toe en laat de klant tekenen
Maak de uitvoering inzichtelijk met foto's van de situatie vóór en na het werk. Noteer wat je hebt opgelost en welke aandachtspunten overblijven. Laat de klant de inhoud bekijken voordat die op het scherm tekent. De handtekening hoort bij de besproken werkzaamheden; spreek duidelijk af waarvoor de klant akkoord geeft. Een foto en handtekening ondersteunen je werkverslag, maar vervangen geen heldere afspraken over de prijs en omvang van de opdracht.
Controleer de PDF en bereid de factuur voor
Sla de werkbon op en controleer de PDF met je bedrijfsgegevens. Download het bestand wanneer je het per e-mail of WhatsApp wilt delen en voeg de PDF zelf als bijlage toe. Is het werk afgerond en de prijsafspraak compleet? Dan kun je een conceptfactuur voorbereiden. Controleer daarop de klant, regels, bedragen en btw voordat je de factuur definitief maakt of verstuurt. Een werkbon afronden verstuurt niet vanzelf een factuur.
Van digitale werkbon naar factuur: eerst de prijsafspraak
Uren en materiaal aantreffen op een bon betekent nog niet dat het te betalen bedrag vaststaat. Daarom leg je bij de opgeslagen werkbon vast hoe je het werk berekent. Bij een vaste prijs gebruik je het afgesproken totaal; materialen die daarin zijn inbegrepen tel je niet nogmaals op. Bij een uurtarief vormen de uren en de afzonderlijke materiaalregels de basis. Is er een geaccepteerde offerte, dan kun je die afspraak gebruiken als uitgangspunt.
Een eenvoudig rekenvoorbeeld: drie factureerbare uren à €60 en €40 aan materialen leveren €220 exclusief btw op. Dit zijn fictieve bedragen, geen tariefadvies. De toepasselijke btw en eventuele afwijkende afspraken controleer je bij het voorbereiden van de factuur. Staat voor dezelfde klus een vaste prijs van €200 inclusief die materialen afgesproken, dan ga je niet alsnog uren en materiaal boven op dat bedrag zetten.
Weet je de prijs nog niet, leg dan eerst het werk vast en vul de prijsafspraak later aan. Zo voorkom je dat een ontbrekend tarief voor een gratis uitgevoerde klus wordt aangezien. Vastlegg maakt van een afgeronde werkbon een conceptfactuur die je kunt controleren. Is er al een gekoppelde factuur, controleer die bestaande factuur in plaats van dezelfde opdracht opnieuw in rekening te brengen.
Meer over facturen maken in Vastlegg →Werkbonnen software voor jezelf én je team
Geef de medewerker een complete opdracht
Bij een opgeslagen projectwerkbon kun je de uitvoering aan een medewerker toewijzen. Selecteer een passend teamlid of projectlid en zorg dat de werkzaamheden en taken duidelijk zijn. Een teamlid met toegang opent de toegewezen opdrachten via Mijn werkbonnen. Bij toegang via een persoonlijke projectlink deel je die link zelf. Welke onderdelen iemand kan gebruiken, hangt af van de ingestelde toegang en rechten.
De medewerker kan taken afwerken en de uitvoering terugmelden, met uren, opmerkingen over materialen en foto's. Zo hoeft een timmerman of monteur niet te zoeken in losse berichten om te weten wat er moet gebeuren. Controleer vóór het toewijzen de takenlijst: de toegewezen opdracht bevat de taken van dat moment. Latere wijzigingen op de werkbon zijn niet vanzelf wijzigingen in een eerder toegewezen takenlijst.
Houd planning en controle bij elkaar
Gebruik de teamplanning om te zien wie wanneer aan het werk gaat en voor welke opdracht. Een werkbon geeft vervolgens de inhoud van het werk. Dat zijn twee verschillende vragen: wanneer gaat iemand op pad, en wat moet die persoon uitvoeren? Door beide duidelijk te organiseren, wordt een planning meer dan een naam op een kalender.
Na de terugmelding beoordeel je als verantwoordelijke wat is aangeleverd. Je kunt om aanvulling vragen of de informatie gecontroleerd verwerken op de werkbon. Een medewerker die zijn taken afrondt, verstuurt daarmee niet automatisch een factuur. Die scheiding helpt om afwijkingen, ontbrekende materialen of extra werk eerst te bespreken voordat je de klant een bedrag in rekening brengt.
Een werkbon app voor zzp'ers in verschillende branches
Je hoeft geen bouwbedrijf te hebben om werkbonnen te gebruiken. De belangrijkste vraag is of je werkzaamheden bij een klant wilt vastleggen en daar later op wilt kunnen terugkomen. Naast installateurs, glazenwassers en servicemonteurs zijn dit praktische toepassingen.
Werkbon voor timmermannen en aannemers
Een timmerman kan per project een werkbon voor deuren, kozijnen of aftimmerwerk maken. Verdeel de opdracht in taken en leg gebruikte platen, latten en bevestigingsmateriaal vast. Foto's helpen bij de overdracht aan de opdrachtgever. Werk je met een ploeg, wijs de opgeslagen projectwerkbon toe en controleer de terugmelding voordat je de gegevens verwerkt. Zo blijft duidelijk welk deel van een grotere verbouwing is uitgevoerd.
Werkbon voor schoonmaakbedrijven
Beschrijf welke ruimten bij de opdracht horen en zet de afgesproken werkzaamheden in de takenlijst. Registreer de werkelijk bestede uren en bijzondere bevindingen, zoals een ruimte die niet toegankelijk was. Een foto kan een aandachtspunt verduidelijken. Maak onderscheid tussen een eenmalige opleveringsschoonmaak en een volgend bezoek; iedere werkbon houdt zijn eigen context. Daardoor kun je later uitleggen wat bij een specifieke opdracht is gedaan.
Werkbon voor hoveniers en tuinonderhoud
Leg per tuin vast welke werkzaamheden zijn afgesproken: snoeien, beplanting aanbrengen of een schutting herstellen. Noteer uren en materiaalhoeveelheden terwijl de informatie nog vers is. Met voor- en nafoto's laat je het resultaat zien. Koppel de werkbon aan het project wanneer een tuinaanleg meerdere bezoeken omvat. Controleer bij een vaste prijs welke materialen al in het afgesproken bedrag zitten voordat je de factuur voorbereidt.
Werkbon voor reparatie en technisch onderhoud
Gebruik het object- of installatieveld om de machine of voorziening te beschrijven. Noteer de gemelde storing, uitgevoerde controles en vervangen onderdelen. Vermeld ook wanneer een vervolgbezoek nodig is. Voor onderhoudsbedrijven en zelfstandige servicemedewerkers ontstaat zo een herkenbaar verslag per opdracht. Dezelfde werkwijze past bij montage, kleine reparaties en onderhoud op locatie, zonder dat je daarvoor een papieren formulier per soort klus hoeft te bewaren.
Werkbon in Excel, een PDF-template of een werkbonnen app?
Een werkbon in Excel of een leeg PDF-formulier kan voldoende zijn wanneer je af en toe een kleine opdracht vastlegt. Je bepaalt zelf de indeling en kunt een formulier afdrukken. Zodra je meerdere opdrachten, foto's en medewerkers bij elkaar wilt houden, moet je zelf bestandsnamen, versies en overdrachten organiseren. De keuze gaat dus niet alleen over hoe mooi de bon eruitziet, maar ook over wat er na het invullen met de gegevens gebeurt.
| Onderdeel | Los Excel- of PDF-formulier | Vastlegg |
|---|---|---|
| Klant en project | Zelf opnemen en bestanden ordenen | Werkbon aan het juiste project koppelen |
| Uren en materiaal | Zelf invoeren en overzetten | Op de werkbon vastleggen en controleren |
| Foto's en handtekening | Afhankelijk van je formulier en hulpmiddelen | Toevoegen aan het digitale werkverslag |
| Samenwerken | Bestanden en versies zelf delen | Opdracht toewijzen en terugmelding beoordelen |
| Factureren | Gegevens handmatig overnemen | Conceptfactuur vanuit afgeronde werkbon voorbereiden |
Wil je eerst zien welke gegevens op een bon thuishoren? Bekijk het werkbon voorbeeld. Die pagina helpt je met de opbouw van het formulier. Deze pagina laat zien hoe je die gegevens in een werkproces gebruikt. Begin met een eenvoudige opdracht en controleer de PDF voordat je de werkwijze voor al je klanten gebruikt.
Wat kost de digitale werkbon app?
Vastlegg kost €14,99 per maand inclusief btw. Je kunt het platform 14 dagen gratis proberen. Werkbonnen zijn onderdeel van Vastlegg, samen met de andere beschikbare modules; je kiest dus niet alleen een los invulformulier. Bekijk de actuele prijzen en voorwaarden en controleer bij samenwerken welke toegang je teamleden nodig hebben.
Zoek je een gratis werkbon app, maak dan onderscheid tussen een proefperiode en blijvend gratis gebruik. De proefperiode van Vastlegg is bedoeld om de werkwijze met je eigen opdrachten te beoordelen. Test bijvoorbeeld één werkbon met een klant, taken, uren, materiaal en een PDF. Kijk daarna of je de gegevens eenvoudig kunt terugvinden en of de voorbereiding van een factuur aansluit op je prijsafspraken. Dat geeft meer houvast dan alleen een lijst functies vergelijken.
Een digitale werkbon: zo ziet de inhoud eruit
Dit vereenvoudigde voorbeeld laat zien hoe werkzaamheden, tijd, gebruikte materialen en klantakkoord bij elkaar horen. Bouwbedrijf Jansen en M. Visser zijn fictieve voorbeeldgegevens. Je eigen PDF gebruikt jouw bedrijfsgegevens en de inhoud van je opgeslagen werkbon.
Onleesbare handschriften, koffievlekken en kwijtgeraakte bonnen maken het lastig om de uitvoering later terug te vinden. Een duidelijke digitale bon helpt om de informatie per klus vast te leggen en na controle met je klant te delen.
Waarom papier verliest van digitaal
Je vakmanschap is top. Zorg dat je administratie ook die uitstraling heeft.
Altijd Leesbaar
Nooit meer bellen met je monteurs: "Wat staat daar nou?". Digitale invoer houdt het werkverslag leesbaar en helpt om gegevens voor de facturatie te controleren.
Werkbon delen als PDF
Download de gecontroleerde werkbon met je logo en bedrijfsgegevens. Voeg de PDF zelf toe aan een e-mail of WhatsApp-bericht; de deelknoppen versturen niet automatisch een PDF-bijlage.
Foto's toevoegen
Een foto zegt meer dan 1000 woorden. Voeg foto's van voor en na het werk toe aan de bon. Zo kun je later duidelijker toelichten wat je hebt gedaan.
Wat zegt een verfrommelde bon over je bedrijf?
De Papieren Realiteit
- Klant kan je handschrift niet lezen.
- Bonnen raken kwijt in de bus of wasmachine.
- Kantoormedewerkers moeten alles handmatig overtypen (foutgevoelig).
- Facturatie loopt weken achter op het werk.
De Digitale Revolutie
- Strakke, professionele PDF met je logo.
- Alles wordt veilig in de cloud opgeslagen.
- Uren, materiaal en foto's staan per klus vast, met handtekening.
- Werkbon getekend voordat je thuis bent.
Voor wie is dit onmisbaar?
Digitale werkbonnen zijn vooral onmisbaar voor vakmensen die op locatie werken en achteraf moeten kunnen aantonen wat ze hebben gedaan: installateurs die verbruikte materialen en ketelcontroles vastleggen, glazenwassers die per straat lijstjes afwerken, en servicemonteurs die hun uren registreren en een foto van de storing op de bon zetten.
Installateurs
Leg verbruikte materialen (koppelingen, beugels) direct vast. Laat de klant tekenen voor de ketelcontrole.
Glazenwassers
Leg per adres het uitgevoerde werk vast. Klant niet thuis? Noteer dat op de bon en deel na controle de PDF via je eigen e-mail of WhatsApp.
Service Monteurs
Start de tijdregistratie zelf, voeg een foto van de storing toe en noteer de oplossing. Bereid na afronding en prijscontrole een conceptfactuur voor.
Waarom een Online Werkbon onmisbaar is
Steeds meer installateurs, bouwbedrijven en ZZP'ers stappen over op een mobiele werkbon app. Waarom? Omdat je werkzaamheden op locatie kunt vastleggen en later minder hoeft te reconstrueren.
Mobiele Werkbon op elk device
Of je nu een iPad, Android tablet of smartphone gebruikt; je opent Vastlegg in een moderne browser. Met een internetverbinding en de juiste toegang kan je medewerker de opgeslagen opdracht erbij pakken, zonder een aparte app te installeren.
- Online ophalen en opslaan met een internetverbinding
- Direct foto's maken met je camera
- Handtekening zetten op het scherm
Werkbonnen Digitaliseren = Tijdwinst
Het digitaliseren van werkbonnen levert je direct tijd en overzicht op. Je bewaart de gegevens bij elkaar, vermindert het overtikwerk op kantoor en kunt na afronding en prijscontrole een factuur voorbereiden.
- Bewaar ingevoerde materialen en uren bij dezelfde werkbon
- Historie per klant altijd inzichtelijk
- Professionele uitstraling naar je klant
Veelgestelde vragen over digitale werkbonnen
Kan ik een digitale werkbon gratis maken?
Je kunt Vastlegg 14 dagen gratis proberen en tijdens die proefperiode werkbonnen maken. Daarna kost Vastlegg €14,99 per maand inclusief btw. Dit is een proefperiode, geen blijvend gratis abonnement.
Kan ik een werkbon als PDF via WhatsApp versturen?
Ja. Download de PDF, controleer de inhoud en voeg het bestand zelf toe aan je WhatsApp-bericht of e-mail. De deelknoppen openen een bericht; ze voegen de PDF niet automatisch als bijlage toe.
Kan ik een werkbon aan een project of medewerker koppelen?
Ja. Maak de werkbon vanuit het project of selecteer het passende project bij een losse werkbon. Bij een opgeslagen projectwerkbon kun je een medewerker toewijzen. Toegang hangt af van de ingestelde rechten. Bij bestaande gekoppelde gegevens kunnen wijzigingen beperkt zijn.
Maakt een werkbon automatisch een definitieve factuur?
Nee. Vanuit een afgeronde werkbon met de juiste prijsafspraak bereid je een conceptfactuur voor. Je controleert zelf de klant, factuurregels, bedragen en btw voordat je de factuur definitief maakt of verstuurt.
Komt mijn eigen logo op de werkbon?
Ja. Voeg je logo en bedrijfsgegevens toe bij Bedrijfsgegevens. Vastlegg gebruikt deze gegevens bij het maken van je werkbon-PDF. Controleer de voorbeeldweergave voordat je het document deelt.
Kan ik werkbonnen achteraf nog wijzigen?
Dat hangt af van de status en gekoppelde gegevens, zoals een factuur. Een handtekening alleen bevriest de werkbon niet automatisch. Controleer wat je wijzigt, bespreek inhoudelijke aanpassingen met de klant en laat gewijzigde afspraken opnieuw bevestigen.
Werkt de app op iPad en Android-tablets?
Ja, Vastlegg werkt in een moderne browser op een iPad, Android-tablet, smartphone of computer. Voor het ophalen en opslaan van gegevens heb je een internetverbinding nodig. Je hoeft hiervoor geen aparte app uit een appstore te installeren.
Klaar met het papierwerk?
Probeer de werkbon app met je eigen opdracht. Leg het werk vast, controleer de PDF en ontdek hoe de stap naar je factuur werkt.
Start Nu Gratis