Klantportaal bouw: je klant ziet zelf hoe het ervoor staat.
Zo win je vertrouwen.
Een opdrachtgever die niets hoort, gaat bellen. Met het klantportaal bouw van Vastlegg geef je hem zelf inzicht in zijn bouwproject: foto's van deze week, de voortgang, de offerte die hij nog moet tekenen en straks het opleverrapport. Alles via een veilige link, zonder wachtwoord. Deze klantportaal software scheel je telefoontjes en voorkomt discussie bij de oplevering.
Uitgevoerd deze week
- Leidingwerk keuken verlegd
- Vloer geegaliseerd
Planning volgende week
- Tegelzetter start maandag
- Keukenmontage donderdag
Zo pak je het aan
Klantportaal bouw: deel de informatie die bij de opdracht hoort
Een klantportaal maakt afspraken en projectinformatie terugvindbaar. Controleer welke documenten en onderdelen je deelt voordat je de klant toegang geeft. Interne notities en andere klantdossiers horen niet bij een gedeelde projectweergave.
Een praktisch voorbeeld
Een klant wil weten welke offerte bij de verbouwing hoort en welke werkzaamheden nog openstaan. Een herkenbaar project met actuele documenten is duidelijker dan een lange reeks losse bestanden.
Controleer de klantgegevens en het gekoppelde project.
Bekijk welke informatie in de gedeelde omgeving beschikbaar is en geef alleen de bedoelde toegang.
Werk de projectinformatie bij wanneer afspraken veranderen en controleer de gedeelde documenten opnieuw.
Controleer vooraf: Een portaal vervangt niet ieder overleg. Bespreek prijs- en scopewijzigingen expliciet met de klant.
"Hoe staat het ervoor?"
Dat is de vraag. Elke week weer, en bij sommige opdrachtgevers elke twee dagen. Meestal op het slechtste moment: als je op een ladder staat, als je net de groothandel binnenloopt, of zondagochtend om half tien.
En het vervelende is: je klant heeft eigenlijk gelijk. Voor je is die uitbouw project nummer vier van deze maand. Voor hem is het de grootste uitgave van zijn leven, en hij ziet er tussen negen en vijf helemaal niets van. Hij komt 's avonds thuis in een huis vol stof en heeft geen idee of dat nou volgens plan is of niet. Dus belt hij. Niet om te zeuren, maar omdat hij niets weet.
Onzekerheid is de motor achter negen van de tien telefoontjes. Neem die onzekerheid weg en de telefoontjes verdwijnen vanzelf.
Precies daarvoor is een klantportaal bedoeld. Geen extra communicatiekanaal erbij, maar een plek waar de opdrachtgever zelf kan kijken op het moment dat hij eraan denkt. En dat is vaak 's avonds op de bank, precies wanneer je niet gestoord wilt worden.
Wat je opdrachtgever te zien krijgt
Je bepaalt wat je deelt. De klant hoeft niets te installeren en niets te onthouden.
De voortgangsrapportage
Je vinkt aan welke foto's, checklists en plattegronden mee mogen en Vastlegg maakt er een net rapport van. Vrijdagmiddag in de bus versturen kos je ongeveer een minuut.
De eigen offertelink
Elke offerte krijgt zijn eigen adres. De klant opent hem op de telefoon, leest hem rustig door en zet zijn handtekening met zijn vinger. Printen en inscannen hoeft niet meer.
Het opleverrapport
Aan het eind tekenen je en de klant samen af wat er nog moet gebeuren. Hij houdt het rapport, je houdt het dossier. Zie ook onze pagina over het opleverrapport.
Geen inlog voor de klant. Met opzet.
Veel klantportaal software laat je opdrachtgever eerst een account aanmaken. Een e-mail met een activatielink, een wachtwoord verzinnen, dat wachtwoord weer vergeten, en drie weken later belt hij je toch om te vragen hoe hij ook alweer moest inloggen. Dan ben je verder van huis dan toen je nog gewoon een appje stuurde.
Wij doen het anders. Elk document dat je deelt krijgt een eigen unieke link. Die link opent direct het juiste scherm, in elke browser, op elk apparaat. Niets installeren, niets onthouden, niets activeren. Een particuliere opdrachtgever gebruikt zo'n portaal maar een paar maanden, en dan wil hij geen zoveelste account.
Je kiest wat je deelt
Vink de foto's en checklists aan die de klant mag zien. De rest van het dossier blijft van je.
Vastlegg maakt de link
Een net rapport of een online offerte, met je logo erboven. Je stuurt hem door zoals je wilt.
De klant kijkt zelf
Op zijn eigen moment, op zijn eigen telefoon. En hij kan direct tekenen als dat nodig is.
Wat de klant nooit ziet
Dit is waar aannemers terecht zenuwachtig van worden, dus we zijn er duidelijk over. Je opdrachtgever ziet uitsluitend wat je zelf hebt gedeeld. Binnen je eigen account blijven staan:
- Je inkoopprijzen en je marge
- Je urenregistratie per medewerker
- Gescande bonnen en uitgaven
- Interne notities bij de relatie
- Afspraken met je onderaannemers
- Foto's die je niet aanvinkt
Waarom klant inzicht in het bouwproject je geld bespaart
Een portaal lijkt een service voor de klant. In de praktijk is het vooral een verzekering voor jezelf.
Discussie bij de oplevering ontstaat bijna nooit over wat je gedaan hebt. Ze ontstaat over wat de klant dácht dat er zou gebeuren. Hij herinnert zich een gesprek in maart net iets anders dan je. Hij weet zeker dat je gezegd had dat die plint erbij zat. En omdat niemand het opschreef, wordt het je woord tegen het zijne.
Als je wekelijks een rapportage deelt, bouw je ongemerkt een tijdlijn op die je allebei gezien hebt. Staat er in week 12 een foto van de leidingen met de tekst dat de tegelzetter maandag begint, en heeft de klant die rapportage gekregen, dan valt er in week 30 weinig meer te herinneren. Niet omda je gelijk wilt krijgen, maar omdat er niets meer te betwisten valt.
Dat merk je het hardst bij de laatste factuur. Een opdrachtgever die het hele traject heeft meegekeken, weet waar zijn geld heen ging. Hij hoeft niet eerst een weekend te twijfelen. Dit werkt trouwens twee kanten op: klanten die alles konden volgen, vragen ook minder vaak korting achteraf. Dat is niet toevallig. Onbekendheid voelt als risico, en voor risico wil iedereen betaald worden.
En dan is er nog het simpele feit dat je er professioneler van wordt. Een opdrachtgever portaal bouw is iets wat de gemiddelde eenmanszaak niet heeft. Als je het wel heeft, valt dat op. Bij de volgende buurman die een offerte aanvraagt, is dat het verhaal dat verteld wordt.
Waar let je op bij klantportaal software?
- Hoeft de klant niet in te loggen?Elk wachtwoord dat je je opdrachtgever oplegt, is een reden waarom hij het portaal niet gebruikt.
- Bepaal je zelf wat zichtbaar is?Een portaal dat automatisch alles deelt, deelt vroeg of laat ook iets wat je liever voor jezelf hield.
- Zitten de foto's er echt in?Een statusbalkje op 60% zegt je klant niets. Een foto van zijn eigen keuken zegt alles.
- Kan er getekend worden?Kijken is aardig. Akkoord geven op hetzelfde scherm is wat je daadwerkelijk vooruit helpt.
- Betaalt je per klant?Bij ons niet. Je deelt met zoveel opdrachtgevers als je wilt binnen hetzelfde abonnement.
Niet alleen je klant kijkt mee
Bij een project onder de Wet kwaliteitsborging heb je er nog een meekijker bij: de kwaliteitsborger. Die wil geen mailtjes met zeven bijlagen, die wil gewoon bij het dossier kunnen. Daarom heeft hij bij ons een eigen portaal met een eigen link, waarin hij het project, de foto's per bouwfase, de checklists en de oplevering met de herstelpunten kan bekijken.
Datzelfde geldt voor je eigen mensen. Een onderaannemer krijgt zijn eigen ingang met alleen zijn taken erin, en ziet dus niet wat de klant ziet. Drie soorten meekijkers, drie verschillende deuren, allemaal vanuit hetzelfde project.
Veelgestelde vragen over het klantportaal
Wat is een klantportaal bouw precies?
Een klantportaal bouw is de plek waar je opdrachtgever zelf kan zien hoe zijn project ervoor staat. Bij Vastlegg werkt dat met veilige links per document. Je deelt een voortgangsrapportage met foto's, een offerte om te tekenen of het opleverrapport. De klant klikt de link aan en ziet direct wat er speelt, zonder dat hij je hoeft te bellen.
Moet mijn klant een account aanmaken of inloggen?
Nee. Je opdrachtgever maakt geen account aan en verzint geen wachtwoord. Elke link bevat een eigen unieke sleutel en opent direct de juiste informatie. Dat scheelt gedoe, want de meeste particuliere opdrachtgevers gebruiken zo'n portaal maar een paar maanden en willen daar geen inlog voor onthouden.
Wat ziet de klant wel en niet in het portaal?
De klant ziet alleen wat je zelf deelt. Je bepaalt per rapportage welke foto's, checklists en plattegronden meegaan. Je inkoopprijzen, je marge, je urenregistratie en je interne notities blijven altijd binnen je eigen account. Wat je niet deelt, bestaat voor de klant niet.
Helpt klantportaal software echt tegen telefoontjes?
Meestal wel, en om een simpele reden. Mensen bellen niet omdat ze je willen storen, maar omdat ze niets weten. Stuur je elke vrijdag een rapportage met foto's van wat er die week is gebeurd, dan is de vraag hoe het ervoor staat al beantwoord voordat hij gesteld wordt. De telefoontjes die overblijven gaan meestal over echte keuzes, en dat zijn nuttige gesprekken.
Kan de opdrachtgever via het portaal digitaal tekenen?
Ja. De offerte opent de klant via zijn eigen link en ondertekent hij met zijn vinger op de telefoon. Bij de oplevering tekenen aannemer en klant samen het opleverrapport op je tablet. Beide handtekeningen worden vastgelegd bij het document en horen daarna bij het projectdossier.
Werkt het klantenportaal voor een bouwbedrijf ook op de telefoon?
Ja. Je opdrachtgever opent de link gewoon in de browser van zijn telefoon, tablet of laptop. Er hoeft niets geïnstalleerd te worden. Zelf werk je met Vastlegg via het web en via onze iOS- en Android-app, dus je kunt een rapportage ook vanaf de bouwplaats versturen.
Kan de kwaliteitsborger ook meekijken?
Daar hebben we een apart portaal voor. De kwaliteitsborger krijgt een eigen link waarin hij het project, de foto's, de checklists en de oplevering met herstelpunten kan bekijken. Zo hoef je niet losse mappen met bewijsmateriaal te mailen. Meer daarover lees je op onze pagina over de Wkb.
Wat kost het klantportaal van Vastlegg?
Het klantportaal zit in Vastlegg en kost €14,99 per maand. Je begint met een gratis proefperiode van 14 dagen. Je opdrachtgevers betalen niets en hebben geen eigen licentie nodig, hoeveel projecten je ook deelt.
Maak indruk.
Stuur deze week je eerste rapportage en merk hoeveel stiller je telefoon wordt. Bekijk ook alle functies van Vastlegg.
Verstuur 1e Update