Klantportaal bouw: uw klant ziet zelf hoe het ervoor staat.
Zo wint u vertrouwen.
Een opdrachtgever die niets hoort, gaat bellen. Met het klantportaal bouw van Vastlegg geeft u hem zelf inzicht in zijn bouwproject: foto's van deze week, de voortgang, de offerte die hij nog moet tekenen en straks het opleverrapport. Alles via een veilige link, zonder wachtwoord. Deze klantportaal software scheelt u telefoontjes en voorkomt discussie bij de oplevering.
Uitgevoerd deze week
- Leidingwerk keuken verlegd
- Vloer geegaliseerd
Planning volgende week
- Tegelzetter start maandag
- Keukenmontage donderdag
"Hoe staat het ervoor?"
Dat is de vraag. Elke week weer, en bij sommige opdrachtgevers elke twee dagen. Meestal op het slechtste moment: als u op een ladder staat, als u net de groothandel binnenloopt, of zondagochtend om half tien.
En het vervelende is: uw klant heeft eigenlijk gelijk. Voor u is die uitbouw project nummer vier van deze maand. Voor hem is het de grootste uitgave van zijn leven, en hij ziet er tussen negen en vijf helemaal niets van. Hij komt 's avonds thuis in een huis vol stof en heeft geen idee of dat nou volgens plan is of niet. Dus belt hij. Niet om te zeuren, maar omdat hij niets weet.
Onzekerheid is de motor achter negen van de tien telefoontjes. Neem die onzekerheid weg en de telefoontjes verdwijnen vanzelf.
Precies daarvoor is een klantportaal bedoeld. Geen extra communicatiekanaal erbij, maar een plek waar de opdrachtgever zelf kan kijken op het moment dat hij eraan denkt. En dat is vaak 's avonds op de bank, precies wanneer u niet gestoord wilt worden.
Wat uw opdrachtgever te zien krijgt
U bepaalt wat u deelt. De klant hoeft niets te installeren en niets te onthouden.
De voortgangsrapportage
U vinkt aan welke foto's, checklists en plattegronden mee mogen en Vastlegg maakt er een net rapport van. Vrijdagmiddag in de bus versturen kost u ongeveer een minuut.
De eigen offertelink
Elke offerte krijgt zijn eigen adres. De klant opent hem op de telefoon, leest hem rustig door en zet zijn handtekening met zijn vinger. Printen en inscannen hoeft niet meer.
Het opleverrapport
Aan het eind tekenen u en de klant samen af wat er nog moet gebeuren. Hij houdt het rapport, u houdt het dossier. Zie ook onze pagina over het opleverrapport.
Geen inlog voor de klant. Met opzet.
Veel klantportaal software laat uw opdrachtgever eerst een account aanmaken. Een e-mail met een activatielink, een wachtwoord verzinnen, dat wachtwoord weer vergeten, en drie weken later belt hij u toch om te vragen hoe hij ook alweer moest inloggen. Dan bent u verder van huis dan toen u nog gewoon een appje stuurde.
Wij doen het anders. Elk document dat u deelt krijgt een eigen unieke link. Die link opent direct het juiste scherm, in elke browser, op elk apparaat. Niets installeren, niets onthouden, niets activeren. Een particuliere opdrachtgever gebruikt zo'n portaal maar een paar maanden, en dan wil hij geen zoveelste account.
U kiest wat u deelt
Vink de foto's en checklists aan die de klant mag zien. De rest van het dossier blijft van u.
Vastlegg maakt de link
Een net rapport of een online offerte, met uw logo erboven. U stuurt hem door zoals u wilt.
De klant kijkt zelf
Op zijn eigen moment, op zijn eigen telefoon. En hij kan direct tekenen als dat nodig is.
Wat de klant nooit ziet
Dit is waar aannemers terecht zenuwachtig van worden, dus we zijn er duidelijk over. Uw opdrachtgever ziet uitsluitend wat u zelf hebt gedeeld. Binnen uw eigen account blijven staan:
- Uw inkoopprijzen en uw marge
- Uw urenregistratie per medewerker
- Gescande bonnen en uitgaven
- Interne notities bij de relatie
- Afspraken met uw onderaannemers
- Foto's die u niet aanvinkt
Waarom klant inzicht in het bouwproject u geld bespaart
Een portaal lijkt een service voor de klant. In de praktijk is het vooral een verzekering voor uzelf.
Discussie bij de oplevering ontstaat bijna nooit over wat u gedaan hebt. Ze ontstaat over wat de klant dácht dat er zou gebeuren. Hij herinnert zich een gesprek in maart net iets anders dan u. Hij weet zeker dat u gezegd had dat die plint erbij zat. En omdat niemand het opschreef, wordt het uw woord tegen het zijne.
Als u wekelijks een rapportage deelt, bouwt u ongemerkt een tijdlijn op die u allebei gezien hebt. Staat er in week 12 een foto van de leidingen met de tekst dat de tegelzetter maandag begint, en heeft de klant die rapportage gekregen, dan valt er in week 30 weinig meer te herinneren. Niet omdat u gelijk wilt krijgen, maar omdat er niets meer te betwisten valt.
Dat merkt u het hardst bij de laatste factuur. Een opdrachtgever die het hele traject heeft meegekeken, weet waar zijn geld heen ging. Hij hoeft niet eerst een weekend te twijfelen. Dit werkt trouwens twee kanten op: klanten die alles konden volgen, vragen ook minder vaak korting achteraf. Dat is niet toevallig. Onbekendheid voelt als risico, en voor risico wil iedereen betaald worden.
En dan is er nog het simpele feit dat u er professioneler van wordt. Een opdrachtgever portaal bouw is iets wat de gemiddelde eenmanszaak niet heeft. Als u het wel heeft, valt dat op. Bij de volgende buurman die een offerte aanvraagt, is dat het verhaal dat verteld wordt.
Waar let u op bij klantportaal software?
- Hoeft de klant niet in te loggen?Elk wachtwoord dat u uw opdrachtgever oplegt, is een reden waarom hij het portaal niet gebruikt.
- Bepaalt u zelf wat zichtbaar is?Een portaal dat automatisch alles deelt, deelt vroeg of laat ook iets wat u liever voor uzelf hield.
- Zitten de foto's er echt in?Een statusbalkje op 60% zegt uw klant niets. Een foto van zijn eigen keuken zegt alles.
- Kan er getekend worden?Kijken is aardig. Akkoord geven op hetzelfde scherm is wat u daadwerkelijk vooruit helpt.
- Betaalt u per klant?Bij ons niet. U deelt met zoveel opdrachtgevers als u wilt binnen hetzelfde abonnement.
Niet alleen uw klant kijkt mee
Bij een project onder de Wet kwaliteitsborging heeft u er nog een meekijker bij: de kwaliteitsborger. Die wil geen mailtjes met zeven bijlagen, die wil gewoon bij het dossier kunnen. Daarom heeft hij bij ons een eigen portaal met een eigen link, waarin hij het project, de foto's per bouwfase, de checklists en de oplevering met de herstelpunten kan bekijken.
Datzelfde geldt voor uw eigen mensen. Een onderaannemer krijgt zijn eigen ingang met alleen zijn taken erin, en ziet dus niet wat de klant ziet. Drie soorten meekijkers, drie verschillende deuren, allemaal vanuit hetzelfde project.
Veelgestelde vragen over het klantportaal
Wat is een klantportaal bouw precies?
Een klantportaal bouw is de plek waar uw opdrachtgever zelf kan zien hoe zijn project ervoor staat. Bij Vastlegg werkt dat met veilige links per document. U deelt een voortgangsrapportage met foto's, een offerte om te tekenen of het opleverrapport. De klant klikt de link aan en ziet direct wat er speelt, zonder dat hij u hoeft te bellen.
Moet mijn klant een account aanmaken of inloggen?
Nee. Uw opdrachtgever maakt geen account aan en verzint geen wachtwoord. Elke link bevat een eigen unieke sleutel en opent direct de juiste informatie. Dat scheelt gedoe, want de meeste particuliere opdrachtgevers gebruiken zo'n portaal maar een paar maanden en willen daar geen inlog voor onthouden.
Wat ziet de klant wel en niet in het portaal?
De klant ziet alleen wat u zelf deelt. U bepaalt per rapportage welke foto's, checklists en plattegronden meegaan. Uw inkoopprijzen, uw marge, uw urenregistratie en uw interne notities blijven altijd binnen uw eigen account. Wat u niet deelt, bestaat voor de klant niet.
Helpt klantportaal software echt tegen telefoontjes?
Meestal wel, en om een simpele reden. Mensen bellen niet omdat ze u willen storen, maar omdat ze niets weten. Stuurt u elke vrijdag een rapportage met foto's van wat er die week is gebeurd, dan is de vraag hoe het ervoor staat al beantwoord voordat hij gesteld wordt. De telefoontjes die overblijven gaan meestal over echte keuzes, en dat zijn nuttige gesprekken.
Kan de opdrachtgever via het portaal digitaal tekenen?
Ja. De offerte opent de klant via zijn eigen link en ondertekent hij met zijn vinger op de telefoon. Bij de oplevering tekenen aannemer en klant samen het opleverrapport op uw tablet. Beide handtekeningen worden vastgelegd bij het document en horen daarna bij het projectdossier.
Werkt het klantenportaal voor een bouwbedrijf ook op de telefoon?
Ja. Uw opdrachtgever opent de link gewoon in de browser van zijn telefoon, tablet of laptop. Er hoeft niets geïnstalleerd te worden. Zelf werkt u met Vastlegg via het web en via onze iOS- en Android-app, dus u kunt een rapportage ook vanaf de bouwplaats versturen.
Kan de kwaliteitsborger ook meekijken?
Daar hebben we een apart portaal voor. De kwaliteitsborger krijgt een eigen link waarin hij het project, de foto's, de checklists en de oplevering met herstelpunten kan bekijken. Zo hoeft u niet losse mappen met bewijsmateriaal te mailen. Meer daarover leest u op onze pagina over de Wkb.
Wat kost het klantportaal van Vastlegg?
Het klantportaal zit in Vastlegg en kost €14,99 per maand. U begint met een gratis proefperiode van 14 dagen. Uw opdrachtgevers betalen niets en hebben geen eigen licentie nodig, hoeveel projecten u ook deelt.
Maak indruk.
Stuur deze week uw eerste rapportage en merk hoeveel stiller uw telefoon wordt. Bekijk ook alle functies van Vastlegg.
Verstuur 1e Update