AI-assistent voor de bouw.In jouw taal, voor jouw klant.
Een assistent die je eigen administratie kent. Vraag hoe je ervoor staat, laat hem een offerte opstellen met jouw prijzen, of sleep de prijslijst van je leverancier erin. Schrijf in het Pools, Turks, Arabisch, Roemeens of Nederlands, je klant krijgt altijd een Nederlands document.
Je hebt € 12.450 openstaan over 7 facturen. Drie daarvan zijn te laat, samen € 4.200. De oudste staat 41 dagen open.
Openstaand
€ 12.450 over 7 facturen
€ 4.200 te laat, oudste 41 dagen
Praat in je eigen taal. Wat je klant krijgt is altijd Nederlands.
Wat kun je de AI-assistent vragen?
Alles wat met je eigen administratie te maken heeft. Hieronder staan zes vragen die je vandaag kunt stellen, met wat er dan gebeurt. Hij zoekt het echt op in jouw gegevens, dus de antwoorden zijn jouw cijfers en niet die van een voorbeeldbedrijf.
“Hoe sta ik ervoor?”
Hij telt je openstaande facturen op, kijkt welke over de vervaldatum zijn en hoe oud de oudste is, en zet ernaast wat er deze maand binnenkwam. Geen schatting: dit zijn je eigen bedragen.
“Maak een offerte: badkamer strippen en opnieuw betegelen, 12 m2.”
Hij denkt mee als vakman en zet ook de regels neer die erbij horen, zoals afvoer van puin en voegwerk. De prijzen komen uit je catalogus of uit wat je vorige keer rekende, en je ziet per regel waar het bedrag vandaan komt.
“Wat is er met de factuur aan Jansen gebeurd?”
Hij zoekt de factuur op, vertelt hoeveel dagen hij over de vervaldatum staat en om welk bedrag het gaat, en biedt aan de herinnering voor te bereiden.
“Zet deze prijslijst in mijn catalogus.”
Je sleept het Excel-bestand van je leverancier in het gesprek. Hij leest de kolommen, laat zien welke regels hij eruit haalt en zet ze na jouw akkoord in je catalogus. Bij twijfel slaat hij een regel over in plaats van te gokken.
“Zet dinsdag om tien uur een opname bij familie De Wit in mijn planning.”
Hij zet een kaartje klaar met de titel, de datum en de tijd. Je drukt op de knop en het staat in je planning. Zonder die druk gebeurt er niets.
“Welke offertes wachten nog op antwoord?”
Hij haalt de verstuurde offertes op waar nog geen reactie op is en hoe lang ze al uitstaan, zodat je weet waar een belletje of een kort berichtje op zijn plaats is.
In de praktijk
Vier taken die de AI-assistent uit je handen neemt
Offerte maken met AI, met je eigen prijzen
Beschrijf de klus in één zin. De assistent zet de regels neer die erbij horen (puin afvoeren, voegwerk, kitten) en haalt elk bedrag uit je catalogus of je vorige offertes. Geen prijs gevonden? Dan blijft de regel leeg en zegt hij dat. Je ziet per regel waar het bedrag vandaan komt, past aan en verstuurt zelf. Een offerte die vroeger een avond kostte, staat in tien minuten klaar.
AI boekhouding: bonnetje fotograferen, kosten geboekt
Bij de bouwmarkt of het tankstation maak je een foto van de bon. Vastlegg leest de winkel, de datum, de regels, kortingen en de btw uit en zet er een kostenregel van klaar in de juiste categorie. Jij controleert het totaal en slaat op. Per bon een halve minuut in plaats van een kwartaal schoenendoos.
AI vertalen: werk in het Pools of Turks, je klant leest Nederlands
Je voert het gesprek in je eigen taal en krijgt antwoord in die taal. Alles wat op papier belandt, de offertetekst, de titel van een afspraak, de omschrijving op een factuur, schrijft de assistent in verzorgd Nederlands. Je hoeft nergens in te stellen welke taal je spreekt; dat merkt hij zelf. Pools, Turks, Arabisch, Roemeens of Nederlands.
Een eigen AI die jouw bedrijf kent
Geen algemene chatbot: hij kent jouw klanten, projecten, uren, kosten, planning en catalogus, en onthoudt na jouw akkoord afspraken die voor je bedrijf gelden ("wij rekenen altijd voorrijkosten"). Elke vraag is afgeschermd op jouw bedrijf. Dat is het verschil met ChatGPT zakelijk gebruiken: die kent je cijfers niet en verzint ze.
Waarom is de taal zo belangrijk?
In de Nederlandse bouw wordt thuis veel Pools, Turks, Arabisch en Roemeens gesproken. Het werk is geen probleem, maar een verzorgde Nederlandse offerte schrijven is dat wel. Sommigen laten die door iemand anders maken, anderen sturen hem helemaal niet en lopen de klus mis.
Bij Vastlegg voer je het gesprek in je eigen taal. Wat je klant onder ogen krijgt, is altijd Nederlands: de omschrijvingen op de offerte, de titel van een afspraak, de tekst in de mail. Je hoeft nergens in te stellen welke taal je spreekt, dat merkt hij zelf.
Zo werkt het
- 1Jij schrijftZrób ofertę: remont łazienki, 12 m2, płytki i nowa armatura.
- 2Hij antwoordtIn het Pools, zodat je meteen snapt wat hij heeft gedaan.
- 3Je klant krijgtRenovatie badkamer. Tegelwerk wanden en vloer, 12 m2. Sanitair vervangen.
Wat mag de assistent zelf doen, en wat niet?
Lezen doet hij zelf. Veranderen nooit. Alles wat iets aanmaakt of aanpast komt eerst als voorstel met een knop bij jou terecht, en gebeurt pas als jij erop drukt. Dat kost één tik en het haalt het risico weg dat een verkeerd begrepen zin stilletjes een afspraak verzet of een klant aanmaakt.
Dit doet hij zelf
- Je facturen en offertes doorzoeken
- Je planning en projecten bekijken
- Uren en kosten optellen
- Je catalogus en oude offertes raadplegen
Dit vraagt eerst je akkoord
- Een afspraak in je planning zetten
- Een klant aanmaken
- Regels aan je catalogus toevoegen
- Een offerte opstellen
Dit doet hij nooit
- Een factuur aanpassen of verwijderen
- Iets naar je klant versturen
- Een prijs verzinnen
- Gegevens van anderen inzien
Elke vraag aan de database is afgeschermd op jouw bedrijf, zowel met de rechtenregels in de database als met een extra filter in de code. De assistent kan niets opvragen dat buiten je eigen administratie valt, en hij gaat alleen over je administratie: andere vragen beantwoordt hij niet.
Veelgestelde vragen over de AI-assistent
Wat is de AI-assistent van Vastlegg?
De AI-assistent is een gesprekspartner in je eigen Vastlegg-omgeving die je administratie kent. Hij leest je facturen, offertes, projecten, uren, kosten en planning en beantwoordt je vraag met echte cijfers uit je eigen account, niet met een schatting of een algemeen antwoord.
In welke talen werkt de AI-assistent?
Je schrijft in de taal die je zelf spreekt, bijvoorbeeld Pools, Turks, Arabisch, Roemeens of Nederlands, en hij antwoordt in diezelfde taal. Alles wat naar je klant gaat, zoals een offertetekst of de titel van een afspraak, schrijft hij altijd in verzorgd Nederlands.
Kan de assistent mijn facturen aanpassen of versturen?
Nee. De assistent leest zelf, maar verandert nooit iets op eigen houtje. Wil je iets aanmaken, dan krijg je eerst een voorstel met een knop te zien. Pas als jij daarop drukt gebeurt het. Versturen doe je altijd zelf, vanuit het gewone scherm.
Waar haalt de assistent zijn prijzen vandaan?
Uit je eigen catalogus, en als iets daar niet in staat uit je eerdere offertes. Hij verzint nooit een bedrag. Vindt hij niets, dan zet hij de regel zonder prijs neer en zegt hij welke regels je zelf nog moet invullen.
Kan ik een prijslijst of een foto meesturen?
Ja. Je sleept een foto, een pdf, een csv of een Excel-bestand in het gesprek. Krijg je een prijslijst van je leverancier, dan leest hij de kolommen en zet hij er een voorstel van waarmee je de regels in één keer aan je catalogus toevoegt.
Kan ik met AI een offerte maken?
Ja. Je beschrijft de klus in één zin, de assistent zet de regels neer die erbij horen en haalt de prijzen uit je eigen catalogus of je eerdere offertes. Vindt hij geen prijs, dan laat hij de regel leeg in plaats van een bedrag te verzinnen. Je past aan wat nodig is en verstuurt zelf.
Kan Vastlegg bonnetjes scannen?
Ja. Bij een nieuwe uitgave maak je een foto van de bon; de app leest de winkel, de datum, de regels, kortingen en de btw uit en zet er een kostenregel van klaar. Jij controleert het totaal en slaat op. Dat is de AI-boekhouding van Vastlegg: geen schoenendoos meer aan het eind van het kwartaal.
Werkt de assistent met spraak?
Nog niet in de app: spraak is gebouwd maar staat nog niet aan, dus je typt je vraag. Wil je nu al inspreken, gebruik dan onze gratis spraak-naar-tekst tool in je browser en plak de tekst in het gesprek.
Ziet de assistent gegevens van andere gebruikers?
Nee. Elke vraag die de assistent stelt aan de database is afgeschermd op jouw bedrijf, zowel via de rechten in de database als met een extra filter in de code. Hij kan niets opvragen dat buiten je eigen administratie valt.
Probeer het zelf, veertien dagen gratis
De assistent zit in je Vastlegg-abonnement, samen met je offertes, facturen, projecten, uren en Wkb-dossiers. Je hebt geen betaalgegevens nodig om te beginnen.