Projectbeheer bouw: één projectdossier per klus.
Eén dossier voor uw hele klus.
Uw klus zit nu verspreid over WhatsApp, uw mailbox, een map op de laptop en een stapel bonnen in de bus. Met het projectbeheer bouw van Vastlegg hangt alles aan het adres van de klant: foto's, uren, bonnen, checklists, werkbonnen, de offerte, de factuur en het Wkb-dossier. Deze bouwproject software zorgt dat u het straks terugvindt, ook als er ineens vragen komen.
Herenstraat 14
ActiefOrde in de chaos
Geen mappenstructuren op uw laptop of stapels papier in de bus. Alles is doorzoekbaar en altijd bereikbaar.
Slim Zoeken
Zoek op klantnaam, adres of projectnummer. Binnen milliseconden heeft u het juiste dossier te pakken.
Project Status
Zie in één oogopslag welke projecten 'Lopend' zijn, waar u nog op 'Akkoord' wacht, en welke 'Afgerond' zijn.
Digitaal Archief
Project klaar? Archiveer het met één klik. Alle data blijft bewaard voor de garantieperiode of belastingdienst (7 jaar).
Wat er in een projectdossier bouw hangt
U maakt een project aan op het adres van de klant. Vanaf dat moment hoeft u niets meer te sorteren, want alles wat u vastlegt weet zelf al waar het hoort.
Foto's per bouwfase
U kiest de categorie bij het maken van de foto: grondwerk, constructie, installaties. Zo staat het leidingwerk bij elkaar en zit u niet te scrollen door tweehonderd kiekjes. Datum en tijd komen er vanzelf bij.
Checklists
Loop de punten af die bij deze fase horen en vink ze af. Wat u afvinkt blijft staan met de datum erbij, dus later kunt u laten zien dat het gecontroleerd is en niet alleen dat het gedaan is.
Uren
Geschreven uren hangen aan dit project en aan de persoon die ze maakte. Aan het eind ziet u of die 40 uur die u calculeerde ook echt 40 uur was. Zie urenregistratie.
Plattegrond met pins
Upload de tekening en prik er een punt op de plek waar iets speelt. Handiger dan uitleggen dat het om de derde muur links achter gaat, en u kunt de pin toewijzen aan iemand van het team.
Documenten en geld
De getekende offerte, de facturen, het meerwerk en de gescande bonnen zitten aan dezelfde klus vast. U ziet per project wat eruit ging en wat erin kwam.
Team en oplevering
Wie eraan werkte staat erbij, inclusief de onderaannemers. En als het klaar is sluit u af met het opleverrapport.
Het "Waar-lag-dat-ook-alweer" Syndroom
De Oude Manier
- Foto's staan op WhatsApp
- Offerte staat in Word
- Uren staan in Excel
- Facturen in boekhoudpakket
Als een klant na 6 maanden belt over garantie, moet u in 4 verschillende systemen zoeken. Dat kost tijd, frustratie en komt onprofessioneel over.
Met Projectbeheer van Vastlegg klikt u op het project en ziet u alles.
"Meneer Jansen, ik heb het dossier erbij. Ik zie inderdaad op de foto van 12 maart dat we daar een terugslagklep hebben geplaatst."
Dat is professioneel. Dat wint vertrouwen.
Waarom uw projectadministratie u redt bij discussie
U legt geen dossier aan voor de goede dagen. U legt het aan voor die ene keer dat het misgaat.
Bij een geschil in de bouw draait het zelden om wie gelijk heeft. Het draait om wie het kan aantonen. Ligt er een scheur in de tegelvloer, dan is de vraag niet of u goed werk hebt geleverd, maar of u kunt laten zien wat er onder die tegels zat voordat ze erop gingen. Kunt u dat niet, dan wordt het uw probleem, ongeacht wie het veroorzaakte.
Dat is de hele reden dat een projectadministratie bouw bestaat. Niet om netjes te zijn, maar omdat foto's met een datum erop het verschil maken tussen een gesprek van tien minuten en een gesprek met een jurist. De aannemer die na een halfjaar binnen twee minuten de foto van de dampremmende folie kan laten zien, heeft dat gesprek al gewonnen voor het goed en wel begon.
Het punt is alleen: zo'n dossier ontstaat niet achteraf. Op het moment dat u het nodig heeft, is het te laat om het nog te maken. En daar zit precies het probleem met de losse aanpak. Foto's in WhatsApp verlopen. Een groepsgesprek raakt ondergesneeuwd. Die ene mail met de afspraak over de plint staat in een map die u niet meer kunt vinden. Alles was er wel, maar niets is nog terug te halen.
Sinds de Wet kwaliteitsborging is dat geen vrijblijvende netheid meer. Voor projecten die daaronder vallen moet u een dossier kunnen overleggen. Wij hebben dat daarom niet als losse module gebouwd, maar in het project zelf gezet. U bouwt uw Wkb-dossier gewoon op terwijl u werkt, zonder dat het een aparte taak wordt die op vrijdagmiddag blijft liggen.
Vier momenten waarop u uw dossier nodig heeft
- De garantieclaimTwee jaar later belt iemand over een lekkage. Uw foto's van de aansluiting bepalen of dit uw rekening wordt.
- Het meerwerkgesprek"Dat zat er toch bij?" Nee, en dat staat vastgelegd op de dag dat u het bespraken. Zie meerwerk.
- De boekhouder in januariWelke bon hoorde bij welke klus? Uw projectadministratie weet het nog, uw geheugen niet.
- De volgende calculatieEen afgerond project vertelt u wat zo'n klus écht kostte. Dat is de beste prijslijst die er bestaat.
Een dossier dat u 's avonds moet bijwerken, wordt niet bijgewerkt
Dit is waarom de meeste systemen voor projecten beheren in de zzp bouw stilvallen na drie weken. Ze verwachten dat u 's avonds achter de laptop kruipt om in te voeren wat u overdag deed. Dat gebeurt de eerste week nog, de tweede week half, en daarna niet meer.
Daarom werkt Vastlegg op het web en op onze app voor iOS en Android. De foto die u om half elf op de steiger maakt, staat om half elf in het juiste project. Niet omdat u eraan dacht, maar omdat u op dat moment toch al uw telefoon in uw hand had. Dat is het enige moment waarop vastleggen geen moeite kost.
Veelgestelde vragen over projectbeheer
Wat is projectbeheer bouw en waarom heb ik het nodig?
Projectbeheer bouw betekent dat alles wat bij één klus hoort ook op één plek staat: de foto's, de uren, de bonnen, de checklists, de afspraken en de documenten. U heeft het nodig op het moment dat iemand een vraag stelt over een klus van maanden geleden. Zonder dossier bent u een halve avond aan het zoeken. Met dossier klikt u het project open en heeft u het antwoord.
Hoe werkt projecten beheren als zzp'er in de bouw?
U maakt een project aan op het adres van de klant en daarna hangt alles daaraan. Foto's die u met de app maakt komen in dat project, uw uren schrijft u erop, een bon koppelt u eraan en de offerte hoort erbij. U hoeft niets te sorteren achteraf, want het zit al op de goede plek. Projecten beheren als zzp'er in de bouw moet niet meer werk zijn dan het werk zelf.
Wat hoort er in een goed projectdossier bouw?
In een goed projectdossier bouw zit minimaal: het adres en de opdrachtgever, foto's per bouwfase met datum, de checklists die u heeft afgevinkt, uw geschreven uren, de gemaakte kosten, de getekende offerte, het meerwerk dat onderweg is afgesproken en tot slot het opleverrapport. Het gaat niet om volledigheid voor de sier, maar om de vraag of u over drie jaar nog kunt uitleggen wat er gebeurd is.
Kan ik foto's per bouwfase ordenen?
Ja. U kiest bij het maken van een foto in welke categorie hij hoort, bijvoorbeeld grondwerk en fundering of vloeren en constructie. Zo staan de foto's van het leidingwerk bij elkaar en hoeft u niet door tweehonderd losse kiekjes te scrollen om die ene te vinden. Datum en tijd staan er automatisch bij.
Kan ik punten aanwijzen op een tekening of plattegrond?
Dat kan. U uploadt de plattegrond bij het project en zet er pins op de plek waar iets speelt. Aan zo'n pin hangt u een omschrijving en u kunt hem toewijzen aan iemand van het projectteam. Dat werkt een stuk prettiger dan uitleggen dat het om de derde muur links achter gaat.
Wat gebeurt er met een project als de klus klaar is?
Dan archiveert u het project. Het verdwijnt uit uw actieve lijst, maar het dossier blijft compleet bewaard. Dat is precies wat u wilt, want de garantietermijn loopt door en de Belastingdienst hanteert een bewaarplicht van zeven jaar. Een gearchiveerd project is met één klik weer terug te vinden.
Kan ik bij mijn bouwproject software op de bouwplaats?
Ja. Vastlegg werkt via het web en via onze app voor iOS en Android. Dat is ook precies de bedoeling, want een dossier dat u alleen 's avonds thuis kunt bijwerken, wordt niet bijgewerkt. De foto die u nu maakt staat direct in het juiste project.
Wat kost projectbeheer bouw bij Vastlegg?
Vastlegg kost €14,99 per maand en het aantal projecten is niet beperkt. U probeert het eerst 14 dagen gratis uit. Onze tip: zet er meteen een lopende klus in en niet een testproject, want dan merkt u pas echt of het voor u werkt.
Eén plek voor alles.
Zet uw eerstvolgende klus erin en kijk hoe het bevalt. Of neem eerst een kijkje bij de rest van onze functies.
Start Project