Projectbeheer bouw: één projectdossier per klus.
Eén dossier voor je hele klus, inclusief het Wkb-dossier.
Je klus zit nu verspreid over WhatsApp, je mailbox, een map op de laptop en een stapel bonnen in de bus. Met het projectbeheer bouw van Vastlegg hangt alles aan het adres van de klant: foto's, uren, bonnen, checklists, tekeningen, werkbonnen, meerwerk, de oplevering en het Wkb-dossier. Deze bouwproject software zorgt dat je het straks terugvindt, ook als er ineens vragen komen.
Het projectdossier zoals het in de app staat, met voorbeeldgegevens.
Zo pak je het aan
Projectadministratie bouw: één dossier per opdracht
Een project is de plek waar planning, uitvoering en administratie bij elkaar komen. Gebruik een duidelijke naam en het juiste werkadres. Een aparte projectstructuur voorkomt dat foto’s of werkbonnen van verschillende klussen bij dezelfde klant door elkaar raken.
Een praktisch voorbeeld
Een aannemer voert eerst een keukenverbouwing uit en later een dakreparatie bij dezelfde klant. Twee afzonderlijke projecten maken de werkzaamheden, afspraken en documenten per opdracht terugvindbaar.
Koppel de juiste klant en controleer het projectadres en de omschrijving.
Verbind planning, werkbonnen en relevante documenten aan het project in plaats van losse administratie naast elkaar bij te houden.
Controleer bij afronding openstaande werkzaamheden en de bijbehorende facturatie. Bewaar het dossier voor latere vragen.
Controleer vooraf: Een projectstatus zegt niet vanzelf dat alles betaald of alle documenten compleet zijn. Controleer die onderdelen afzonderlijk.
Laatst bijgewerkt op 19 september 2026
Wat is projectbeheer in de bouw?
Projectbeheer bouw is het per klus bijhouden van alles wat erbij hoort: wie de klant is en op welk adres je werkt, wat je hebt gedaan en wanneer, wie eraan werkte en hoeveel uur, wat het kostte, wat er onderweg extra is afgesproken en hoe het is opgeleverd. Dat heet ook projectadministratie bouw. Het verschil met een gewone administratie is het bewijs: foto's met datum per bouwfase, afgevinkte checklists en handtekeningen van de klant. En sinds de Wet kwaliteitsborging hoort daar voor nieuwbouw een dossier bij dat je aan de klant en aan de gemeente overlegt. Vastlegg zet dat allemaal in één projectdossier, werkt in de browser op telefoon, tablet en computer en kost 14,99 per maand na 14 dagen gratis.
Hieronder zie je elke functie zoals hij vandaag in de app werkt. Zoek je specifiek de Wkb software voor de kwaliteitsborging, het opleverrapport of de digitale werkbon, dan hebben die hun eigen pagina. Wil je eerst zien hoe een projectorganisatie op papier staat, bekijk dan het projectorganisatie voorbeeld of het voortgangsrapportage voorbeeld.
Orde in de chaos
Geen mappenstructuren op je laptop of stapels papier in de bus. Alles is doorzoekbaar en altijd bereikbaar.
Slim Zoeken
Zoek op klantnaam, adres of projectnaam. Terwijl je typt staat het juiste dossier al bovenaan.
Project Status
Zie in één oogopslag welke projecten in voorbereiding, in uitvoering of gepauzeerd zijn. Opgeleverde projecten staan apart, met het dossier erin.
Adres uit de BAG
Typ straat en huisnummer en kies het adres uit de suggesties. Postcode, plaats, gemeente en coördinaten komen uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, dus het klopt op elke pdf en in elk dossier.
Alles wat in de projectmodule zit
Geen beloftes, maar de functies zoals ze vandaag in de app werken. Elke demo speelt na wat er op je scherm gebeurt.
Foto's per bouwfase, met datum, weer en locatie
Je kiest de categorie bij het maken van de foto en de app zet er zelf de datum, de tijd, het weer en, als je telefoon het toestaat, de GPS-locatie bij. Zo staat het leidingwerk bij elkaar en zit je niet te scrollen door tweehonderd kiekjes.
- Acht categorieënAlgemeen, grondwerk, constructie, gevels en daken, installaties, afbouw, brandveiligheid en oplevering. Dezelfde indeling als het Wkb-dossier.
- Datum, tijd, weer en GPSHet weer komt van het moment en de plek van de foto. Zo laat je later zien dat het droog was toen de folie erop ging.
- Tekenen op de fotoOmcirkel de scheur of pijl naar de aansluiting voordat je opslaat.
- In het Wkb-dossierEén schakelaar en de foto telt mee in het dossier voor de klant en het bevoegd gezag.
Datum, tijd, weer en locatie komen er vanzelf bij. Tekenen op de foto kan voor het opslaan.
- Wapening conform tekening
- Dekking op de wapening gemeten
- Fundering waterpas
- Doorvoeren aanwezig foto verplicht
Zes sjablonen staan klaar; eigen checklists maak je zelf. Bij een verplichte foto opent de camera en hangt de foto aan het punt.
Checklists per fase, met verplichte foto
Loop de punten af die bij deze fase horen en vink ze af. Wat je afvinkt blijft staan met de datum erbij, dus later kun je laten zien dat het gecontroleerd is en niet alleen dat het gedaan is.
- Zes sjablonenFundering en wapening, ruwbouw, badkamer en waterdichting, dak en isolatie, elektra en water, eindoplevering.
- Eigen checklistsMaak je eigen lijst voor het werk dat jij doet en gebruik hem op elk volgend project.
- Foto verplichtBij punten die bewijs nodig hebben opent de camera; zonder foto kun je het punt niet afvinken.
Het Wkb-dossier bouw je op terwijl je werkt
Bij het aanmaken van het project beantwoord je een paar vragen en de app zegt of de Wkb geldt. Zo ja, dan rekent hij de termijnen uit, deelt je project in de achttien dossiersecties in en houdt met twee meters bij hoe compleet het consumentendossier en het dossier voor het bevoegd gezag zijn.
- Wkb-check gevolgklasse 1Nieuwbouw van een woning of klein bedrijfspand valt eronder; verbouw en de uitzonderingen uit Bbl 2.17 niet. De uitleg staat erbij.
- Bouwmelding en gereedmeldingVier weken voor de start en twee weken voor ingebruikname. De app rekent de data uit vanaf je planning.
- RisicoregisterAcht standaardrisico's plus je eigen, elk met status en bewijs. Het beheersplan dat de kwaliteitsborger van je verwacht.
- Portaal voor de kwaliteitsborgerEen alleen-lezen link met foto's, checklists, risico's en documenten. Vastlegg is zelf geen kwaliteitsborger en geen toegelaten instrument.
Nieuwbouw van een grondgebonden woning valt in gevolgklasse 1 (Bbl 2.17). Je hebt een kwaliteitsborger nodig, doet een bouwmelding en een gereedmelding en levert een consumentendossier op.
Upload de tekening, prik een foto op de plek en wijs hem toe.
Plattegrond met pins, toegewezen aan je team
Upload de tekening en prik er een punt op de plek waar iets speelt. Handiger dan uitleggen dat het om de derde muur links achter gaat, en je kunt de pin toewijzen aan iemand van het team.
- Meerdere tekeningen per projectBegane grond, verdieping, situatie: elke tekening zijn eigen pins.
- Foto aan de pinEen pin is een foto op een plek, met omschrijving en status.
- ToewijzenKies wie het oppakt; die ziet de pin bij zijn taken.
Team en taken, met keuren op foto
Je voegt collega's en onderaannemers toe met een rol. Zij krijgen een eigen link naar hun taken, zonder account. Een afgeronde taak met foto komt bij jou ter keuring; je keurt goed of af met een opmerking, en dat blijft in het dossier staan.
- Negen rollenVan uitvoerder tot onderaannemer; iedereen ziet wat bij zijn rol hoort.
- Eigen link per teamlidGeen wachtwoord, geen app installeren. Link openen en aan de slag.
- Uren per persoonDe timer schrijft uren op dit project en op de persoon, met GPS als je telefoon het toestaat. Urenoverzicht als pdf.
- PPiet JansenUitvoerder link
- AAhmed YilmazInstallateur, onderaannemer link
- SSanne de BoerSchilder link
Elk teamlid krijgt een eigen link naar zijn taken. Geen account nodig.
- Datum
- Partijen
- Herstelpunten
- Tekenen
- Klaar
- Krasje op kozijn woonkamerafwerking
- Tochtstrip achterdeurhang- en sluitwerk
Oplevering met proces-verbaal en meerwerk met handtekening
Als het klaar is loop je in vijf stappen door de oplevering: datum, partijen, herstelpunten, twee handtekeningen, klaar. Je krijgt het proces-verbaal van oplevering als pdf. Onderweg leg je meerwerk vast met een meerwerkbon die de klant op je telefoon tekent.
- Herstelpunten in acht categorieënMet foto, zodat de klant en jij het over hetzelfde krasje hebben.
- Borgstelling vijf jaarDe einddatum van de borgstelling staat in het dossier, zodat je hem niet hoeft uit te rekenen als de klant belt.
- Meerwerkbon en werkbonBeide met handtekening en pdf in het project. Zie meerwerk en werkbonnen.
Wat er in een projectdossier bouw hangt
Je maakt een project aan op het adres van de klant. Vanaf dat moment hoef je niets meer te sorteren, want alles wat je vastlegt weet zelf al waar het hoort.
Foto's per bouwfase
Je kiest de categorie bij het maken van de foto: grondwerk, constructie, installaties. Zo staat het leidingwerk bij elkaar en zit je niet te scrollen door tweehonderd kiekjes. Datum, tijd, weer en locatie komen er vanzelf bij.
Checklists
Loop de punten af die bij deze fase horen en vink ze af. Wat je afvinkt blijft staan met de datum erbij, dus later kun je laten zien dat het gecontroleerd is en niet alleen dat het gedaan is.
Uren
Geschreven uren hangen aan dit project en aan de persoon die ze maakte. Aan het eind zie je of die 40 uur die je calculeerde ook echt 40 uur was. Zie urenregistratie.
Plattegrond met pins
Upload de tekening en prik er een punt op de plek waar iets speelt. Handiger dan uitleggen dat het om de derde muur links achter gaat, en je kunt de pin toewijzen aan iemand van het team.
Documenten en kosten
De gescande bonnen en uitgaven, de getekende meerwerkbonnen, de werkbonnen en de documenten per dossiersectie zitten aan dezelfde klus vast. Je ziet per project wat eruit ging. Offertes en facturen maak je per klant in de offerte- en factuurmodule.
Team en oplevering
Wie eraan werkte staat erbij, inclusief de onderaannemers. En als het klaar is sluit je af met het opleverrapport.
Wat vraagt de Wet kwaliteitsborging van je projectdossier?
Kort antwoord: bij nieuwbouw in gevolgklasse 1 moet je sinds 1 januari 2024 een kwaliteitsborger inschakelen, vier weken voor de start een bouwmelding doen, en bij de gereedmelding twee weken voor ingebruikname een dossier aan de gemeente leveren. Daarnaast lever je bij elke aannemingsovereenkomst, ook bij verbouw, een consumentendossier aan je klant op. Vastlegg maakt beide dossiers uit het project dat je toch al bijhoudt.
Geldt de Wkb voor mijn klus? Alleen voor nieuwbouw in gevolgklasse 1: grondgebonden woningen, woonboten, vakantiehuizen, kleine bedrijfspanden van maximaal twee bouwlagen en bijbehorende bouwwerken (artikel 2.17 Besluit bouwwerken leefomgeving). Verbouwingen vallen er voorlopig niet onder; die stap is uitgesteld zonder nieuwe datum. Bij een monument, een vergunningvrij bouwwerk of een bouwwerk met gebruiksmelding of milieuvergunning geldt de Wkb ook niet. De Wkb-check in Vastlegg stelt precies deze vragen.
Bouwmelding. Uiterlijk vier weken voor de start meld je de bouw bij de gemeente via het Omgevingsloket, met de naam van de kwaliteitsborger, het instrument, de risicobeoordeling en het borgingsplan (artikel 2.18 en 2.19 Bbl). Vastlegg rekent de uiterste datum uit vanaf je startdatum en houdt de checklist van 2.19 bij.
Gereedmelding. Uiterlijk twee weken voor ingebruikname lever je het dossier bevoegd gezag aan: de verklaring van de kwaliteitsborger en de negen onderdelen uit artikel 2.21 Bbl, zoals tekeningen en berekeningen van het gerealiseerde bouwwerk, de toegepaste materialen, de installaties en de gebruiksfuncties. De tweede meter in je project telt precies die negen onderdelen.
Consumentendossier. Artikel 7:757a BW verplicht elke aannemer om bij oplevering een dossier aan de opdrachtgever te geven met tekeningen, berekeningen, materialen, installaties en de informatie voor gebruik en onderhoud. Dit geldt sinds 2024 voor alle aannemingsovereenkomsten, dus ook voor verbouw en ook zonder kwaliteitsborger. Je kunt het alleen wegcontracteren als je dat uitdrukkelijk afspreekt. De eerste meter in je project is dit dossier.
Wat Vastlegg niet is. Geen toegelaten instrument en geen kwaliteitsborger. De borging doet de kwaliteitsborger met zijn eigen instrument; jij levert hem via het portaal het bewijs aan. Lees verder bij wat is de Wkb, bouwmelding en gereedmelding, het consumentendossier, de Wkb voor aannemers en de Wkb software van Vastlegg.
Achttien dossiersecties, twee meters
- Tekeningen (as-built)
- Berekeningen
- Toegepaste materialen
- Installaties
- Gebruiksfuncties en ruimten
- Gebruik en onderhoud
- Garanties en certificaten
- Bouwconstructie
- Brandveiligheid
- Luchtverversing
- Energiezuinigheid (BENG)
- Milieuprestatie (MPG)
- Gelijkwaardige maatregelen
- Verklaring kwaliteitsborger
- Borgingsplan en risicobeoordeling
- Fotobewijs per bouwfase
- Keuringen en checklists
- Proces-verbaal van oplevering
Elke sectie telt mee in het consumentendossier, in het dossier bevoegd gezag of in beide. Foto's, keuringen en de oplevering vult de app zelf; de rest upload je als document. De meters laten zien wat nog ontbreekt.
Exporteren zoals de ontvanger het wil
- Consumentendossier als pdf met elf hoofdstukken of als zip met genummerde mappen, een fotolijst en een leesmij. Wat ontbreekt staat als niet aangeleverd, zodat je het niet per ongeluk verzwijgt.
- Dossier bevoegd gezag als pdf of zip, ingedeeld op de negen onderdelen van artikel 2.21 Bbl, met per onderdeel de status.
- Portaal kwaliteitsborger: alleen lezen, met bestanden die een uur geldig zijn, zodat je niets hoeft te mailen.
Het "Waar-lag-dat-ook-alweer" Syndroom
De Oude Manier
- Foto's staan op WhatsApp
- Offerte staat in Word
- Uren staan in Excel
- Facturen in boekhoudpakket
Als een klant na 6 maanden belt over garantie, moet je in 4 verschillende systemen zoeken. Dat kost tijd, frustratie en komt onprofessioneel over.
Met Projectbeheer van Vastlegg klik je op het project en zie je alles.
"Meneer Jansen, ik heb het dossier erbij. Ik zie inderdaad op de foto van 12 maart dat we daar een terugslagklep hebben geplaatst."
Dat is professioneel. Dat wint vertrouwen.
Waarom je projectadministratie je redt bij discussie
Je legt geen dossier aan voor de goede dagen. Je legt het aan voor die ene keer dat het misgaat.
Bij een geschil in de bouw draait het zelden om wie gelijk heeft. Het draait om wie het kan aantonen. Ligt er een scheur in de tegelvloer, dan is de vraag niet of je goed werk hebt geleverd, maar of je kunt laten zien wat er onder die tegels zat voordat ze erop gingen. Kun je dat niet, dan wordt het je probleem, ongeacht wie het veroorzaakte.
Dat is de hele reden dat een projectadministratie bouw bestaat. Niet om netjes te zijn, maar omdat foto's met een datum erop het verschil maken tussen een gesprek van tien minuten en een gesprek met een jurist. De aannemer die na een halfjaar binnen twee minuten de foto van de dampremmende folie kan laten zien, heeft dat gesprek al gewonnen voor het goed en wel begon.
Het punt is alleen: zo'n dossier ontstaat niet achteraf. Op het moment dat je het nodig heeft, is het te laat om het nog te maken. En daar zit precies het probleem met de losse aanpak. Foto's in WhatsApp verlopen. Een groepsgesprek raakt ondergesneeuwd. Die ene mail met de afspraak over de plint staat in een map die je niet meer kunt vinden. Alles was er wel, maar niets is nog terug te halen.
Sinds de Wet kwaliteitsborging is dat geen vrijblijvende netheid meer. Voor nieuwbouw die daaronder valt moet je een dossier kunnen overleggen, en voor elke klus lever je een consumentendossier op. Wij hebben dat daarom niet als losse module gebouwd, maar in het project zelf gezet. Je bouwt je Wkb-dossier gewoon op terwijl je werkt, zonder dat het een aparte taak wordt die op vrijdagmiddag blijft liggen.
Vier momenten waarop je je dossier nodig heeft
- De garantieclaimTwee jaar later belt iemand over een lekkage. Je foto's van de aansluiting bepalen of dit je rekening wordt.
- Het meerwerkgesprek"Dat zat er toch bij?" Nee, en dat staat vastgelegd op de dag dat je het bespraken, met handtekening. Zie meerwerk.
- De boekhouder in januariWelke bon hoorde bij welke klus? Je projectadministratie weet het nog, je geheugen niet.
- De volgende calculatieEen afgerond project vertelt je wat zo'n klus écht kostte. Dat is de beste prijslijst die er bestaat.
Alles over projectadministratie in de bouw
Wat zijn de fasen van een bouwproject?
Kort antwoord: voorbereiding, uitvoering en oplevering, met daarna de garantieperiode. In de uitvoering volgen de bouwfasen elkaar op: grondwerk en fundering, constructie en ruwbouw, gevels en daken, installaties, afbouw en tot slot de oplevering. Vastlegg volgt dezelfde indeling: de projectstatus loopt van in voorbereiding via in uitvoering naar opgeleverd, en de foto's en checklists zijn per bouwfase ingedeeld. Zo vind je later de foto van de wapening onder grondwerk en niet ergens in een lange lijst. Een voorbeeld van de planning per fase vind je bij planning.
Wat is nacalculatie en hoe doe je die per project?
Kort antwoord: nacalculatie is na afloop uitrekenen wat een klus werkelijk heeft gekost aan uren en materiaal, en dat naast je offerte leggen. In Vastlegg staan de geschreven uren per persoon en de gekoppelde kosten en bonnen bij het project; het urenoverzicht download je als pdf. De vergelijking met je offerte maak je zelf, want een budget per project met automatische afwijking heeft de app nog niet. Wel is elk afgerond project je eerlijkste prijslijst voor de volgende calculatie. Bekijk het uitgewerkte nacalculatie voorbeeld.
Welke software gebruik je voor projectadministratie in de bouw?
Kort antwoord: dat hangt af van je bedrijfsgrootte. Grote bouwbedrijven draaien een ERP-pakket met projectadministratie, calculatie, inkoop en boekhouding in één; dat kost per maand honderden euro's en vraagt een implementatie. Een zzp'er of klein aannemersbedrijf heeft genoeg aan een projectadministratie app die op de telefoon werkt en het dossier per klus bijhoudt. Vastlegg is dat tweede: 14,99 per maand, en de boekhouding blijft bij je boekhouder. Kijk in de tabel hieronder wat je krijgt, of lees het overzicht van bouw administratie software.
Wat is een projectdossier en wie mag erin kijken?
Kort antwoord: het projectdossier is alles wat je over één klus hebt vastgelegd, van het adres tot het proces-verbaal van oplevering. In Vastlegg kijk jij en je team erin. De kwaliteitsborger krijgt een alleen-lezen portaal en de klant krijgt bij oplevering het consumentendossier als pdf of zip. Het dossier blijft na oplevering staan; de bewaarplicht van zeven jaar geldt voor je administratie, en de borgstelling van vijf jaar loopt gewoon door. Zie ook het opleverdossier.
WhatsApp en Excel, Vastlegg of een ERP-pakket?
Eerlijk vergeleken op wat een klein bouwbedrijf nodig heeft. Prijzen van andere pakketten zijn indicatief; kijk altijd op hun eigen site.
| Wat je nodig hebt | WhatsApp en Excel | Vastlegg | ERP bouwsoftware |
|---|---|---|---|
| Foto's per klus met datum | Los in groepen, verlopen na verloop van tijd | Per project en per bouwfase, met datum, weer en GPS | Meestal ja, via een aparte app |
| Checklists met foto als bewijs | Nee | Zes sjablonen en eigen lijsten, foto verplicht | Ja, vaak als extra module |
| Wkb-dossier en consumentendossier | Handmatig samenstellen | Twee meters, achttien secties, export als pdf en zip | Ja, bij de bouwspecifieke pakketten |
| Team en onderaannemers | Iedereen in dezelfde groep | Eigen link per teamlid, taken keuren op foto | Ja, met een licentie per gebruiker |
| Oplevering met handtekeningen | Op papier | Vijf stappen, twee handtekeningen, proces-verbaal als pdf | Ja |
| Calculatie, inkoop en boekhouding | Excel | Offertes en facturen apart per klant; boekhouding bij je boekhouder | Ja, alles in één |
| Prijs per maand | Gratis, maar je uren | 14,99 inclusief btw, alle modules | Vaak vanaf enkele honderden euro's, op aanvraag |
| Instaptijd | Nul | Eerste project in vijf minuten | Implementatietraject |
ERP bouwsoftware zoals AFAS, Exact Bouw of 4PS is gebouwd voor bedrijven met een kantoor en meerdere ploegen. Voor een zzp'er of een aannemer met een paar man is dat te veel systeem en te veel prijs. Wil je vergelijken per vak, kijk dan bij aannemer software.
Een dossier dat je 's avonds moet bijwerken, wordt niet bijgewerkt
Dit is waarom de meeste systemen voor projecten beheren in de zzp bouw stilvallen na drie weken. Ze verwachten dat je 's avonds achter de laptop kruipt om in te voeren wat je overdag deed. Dat gebeurt de eerste week nog, de tweede week half, en daarna niet meer.
Daarom werkt Vastlegg in de browser op je telefoon en zet je hem als app op je beginscherm. De foto die je om half elf op de steiger maakt, staat om half elf in het juiste project, met het weer van dat moment erbij. Niet omdat je eraan dacht, maar omdat je op dat moment toch al je telefoon in je hand had. Dat is het enige moment waarop vastleggen geen moeite kost.
Veelgestelde vragen over projectbeheer bouw
De vragen die vakmensen ons stellen en die mensen in Google intypen, met een kort en eerlijk antwoord.
Wat is projectbeheer bouw en waarom heb ik het nodig?
Projectbeheer bouw betekent dat alles wat bij één klus hoort ook op één plek staat: de foto's, de uren, de bonnen, de checklists, de afspraken en de documenten. Je hebt het nodig op het moment dat iemand een vraag stelt over een klus van maanden geleden. Zonder dossier ben je een halve avond aan het zoeken. Met dossier klik je het project open en heb je het antwoord.
Wat houdt projectadministratie in de bouw in?
Projectadministratie is het per project bijhouden van wat er gebeurt en wat het kost: wie eraan werkt, hoeveel uur, welke materialen en bonnen erbij horen, welke afspraken en welk meerwerk onderweg zijn gemaakt en hoe het werk is opgeleverd. In de bouw komt daar het bewijs bij: foto's met datum per bouwfase en, bij nieuwbouw onder de Wkb, het dossier voor de klant en het bevoegd gezag.
Hoe werkt projecten beheren als zzp'er in de bouw?
Je maakt een project aan op het adres van de klant en daarna hangt alles daaraan. Foto's die je in de app maakt komen in dat project, je uren schrijf je erop met de timer, een bon koppel je eraan en de checklist loop je per fase af. Je hoeft niets te sorteren achteraf, want het zit al op de goede plek. Projecten beheren als zzp'er in de bouw moet niet meer werk zijn dan het werk zelf.
Wat hoort er in een goed projectdossier bouw?
In een goed projectdossier bouw zit minimaal: het adres en de opdrachtgever, foto's per bouwfase met datum, de checklists die je hebt afgevinkt, je geschreven uren, de gemaakte kosten, het meerwerk dat onderweg is afgesproken met handtekening en tot slot het opleverrapport. Het gaat niet om volledigheid voor de sier, maar om de vraag of je over drie jaar nog kunt uitleggen wat er gebeurd is.
Welke statussen kan een project hebben?
Vier: in voorbereiding, in uitvoering, gepauzeerd en opgeleverd. De lijst toont je actieve projecten en apart de opgeleverde. Je zoekt op projectnaam, adres of klant.
Kan ik foto's per bouwfase ordenen?
Ja. Je kiest bij het maken van een foto in welke categorie hij hoort: algemeen, grondwerk, constructie, gevels en daken, installaties, afbouw, brandveiligheid of oplevering. Zo staan de foto's van het leidingwerk bij elkaar en hoef je niet door tweehonderd losse kiekjes te scrollen om die ene te vinden. Datum, tijd, het weer en, als je telefoon het toestaat, de GPS-locatie komen er automatisch bij. Tekenen op de foto kan voor het opslaan.
Kan ik punten aanwijzen op een tekening of plattegrond?
Dat kan. Je uploadt de plattegrond bij het project en zet er pins op de plek waar iets speelt. Aan zo'n pin hangt een foto met omschrijving, een status en je kunt hem toewijzen aan iemand van het projectteam. Dat werkt een stuk prettiger dan uitleggen dat het om de derde muur links achter gaat.
Welke checklists zitten erin?
Zes sjablonen staan klaar: fundering en wapening, ruwbouw, badkamer en waterdichting, dak en isolatie, elektra en water, en eindoplevering. Je maakt ook eigen checklists. Bij punten met een verplichte foto opent de camera en hangt de foto aan het punt. Wat je afvinkt blijft staan met de datum erbij.
Valt mijn verbouwing onder de Wet kwaliteitsborging?
Nee. De Wkb geldt sinds 1 januari 2024 alleen voor nieuwbouw in gevolgklasse 1, zoals een grondgebonden woning of een klein bedrijfspand. Verbouwingen zijn voorlopig uitgezonderd. Wel geldt voor elke aannemingsovereenkomst sinds 2024 het consumentendossier uit artikel 7:757a BW: bij oplevering lever je de klant een dossier met wat je hebt gebouwd. Vastlegg maakt dat dossier uit je project, ook bij verbouw.
Wat moet er in het Wkb-dossier?
Twee dossiers. Het consumentendossier voor de klant: tekeningen, berekeningen, materialen en installaties, gebruiks- en onderhoudsinformatie. En het dossier bevoegd gezag bij de gereedmelding, met de negen onderdelen uit artikel 2.21 van het Besluit bouwwerken leefomgeving, waaronder de verklaring van de kwaliteitsborger. Vastlegg deelt je project in achttien secties in en toont per dossier hoe compleet het is.
Wanneer doe ik de bouwmelding en de gereedmelding?
De bouwmelding doe je uiterlijk vier weken voor de start van de bouw, de gereedmelding uiterlijk twee weken voor je het bouwwerk in gebruik neemt. Vastlegg rekent beide termijnen uit vanaf je start- en opleverdatum en zet ze in het projectdossier. De melding zelf doe je via het Omgevingsloket.
Kan de kwaliteitsborger meekijken?
Ja. Je deelt een alleen-lezen portaal met de kwaliteitsborger. Daarin ziet hij de foto's per categorie, de checklists, het risicoregister en de documenten van dit project. Vastlegg is zelf geen kwaliteitsborger en geen toegelaten instrument; de borging doet de kwaliteitsborger met zijn eigen instrument.
Kunnen onderaannemers en collega's taken afronden?
Ja. Je voegt teamleden toe met een rol en zij krijgen een eigen link naar hun taken, zonder account. Een afgeronde taak met foto komt ter keuring bij jou; je keurt goed of af met een opmerking. Zie ook onderaannemers.
Hoe leg ik meerwerk vast in het project?
Met een meerwerkbon: omschrijving, bedrag, foto als bewijs en de handtekening van de klant op je telefoon. De pdf komt in het project. Dat sluit aan op je waarschuwingsplicht uit artikel 7:755 BW: je moet de klant tijdig wijzen op de meerprijs, anders kun je die niet vorderen.
Hoe werkt de oplevering?
In vijf stappen: datum, partijen, herstelpunten in acht categorieën, twee handtekeningen en klaar. Je krijgt een proces-verbaal van oplevering als pdf en de borgstelling van vijf jaar staat erbij. Daarna zet je de status van het project op opgeleverd.
Wat gebeurt er met een project als de klus klaar is?
Je zet de status op opgeleverd. Het verdwijnt uit je actieve lijst en staat onder opgeleverde projecten, met het complete dossier erin. Dat is precies wat je wilt, want de garantietermijn loopt door en de Belastingdienst hanteert een bewaarplicht van zeven jaar. Wil je het dossier buiten de app bewaren, dan download je het als pdf of zip.
Kan ik nacalculatie doen per project?
Je ziet per project de geschreven uren per persoon en de gekoppelde kosten en bonnen, en je downloadt het urenoverzicht als pdf. Vergelijken met je offerte doe je zelf; een budget per project met automatische afwijking heeft de app nog niet. In de kennisbank staat een uitgewerkt nacalculatie voorbeeld.
Hangen offertes en facturen aan het project?
Offertes en facturen maak je in de offerte- en factuurmodule per klant. Aan het project zelf hangen de uren, kosten, meerwerkbonnen, werkbonnen, foto's, checklists en documenten. Een koppeling tussen factuur en project staat op de planning.
Kan ik bij mijn bouwproject software op de bouwplaats?
Ja. Vastlegg werkt in de browser op telefoon, tablet en computer en zet je als app op je beginscherm. Dat is ook precies de bedoeling, want een dossier dat je alleen 's avonds thuis kunt bijwerken, wordt niet bijgewerkt. De foto die je nu maakt staat direct in het juiste project.
Wat kost projectbeheer bouw bij Vastlegg?
Vastlegg kost 14,99 per maand inclusief btw en het aantal projecten is niet beperkt. Je probeert het eerst 14 dagen gratis uit. Onze tip: zet er meteen een lopende klus in en niet een testproject, want dan merk je pas echt of het voor je werkt.
Eén plek voor alles.
Zet je eerstvolgende klus erin en kijk hoe het bevalt. Of neem eerst een kijkje bij de rest van onze functies.
Start ProjectBekijk ook onze andere oplossingen
Vastlegg is er voor de hele bouwplaats. Werk je samen met andere disciplines? Nodig ze uit in je project.