Software voor aannemers: één plek voor planning, Wkb-dossier en financiën.
Vastlegg is de software voor aannemers die uw hele werkdag dekt: offertes, facturen, projecten en het Wkb-dossier op één plek. Deze aannemer software werkt als administratie software aannemer én als werkplek op de bouw, zodat u stopt met foto's najagen in WhatsApp en uw onderaannemers direct in uw project laat werken. Grip op de bouwplaats, rust op kantoor.
Stop Faalkosten & Communicatie Chaos
Fouten op de bouwplaats kosten klauwen met geld. Vastlegg is uw digitale uitvoerder die zorgt dat iedereen dezelfde tekeningen en checklists gebruikt.
Versnipperde Communicatie
De elektricien appt foto's naar de uitvoerder. De stukadoor mailt de factuur naar de administratie. De klant belt u over meerwerk.Vastlegg centraliseert alles per project.
Wkb Risico's
Als hoofdaannemer bent u de klos als het dossier niet compleet is. U kunt pas opleveren (en factureren) als het dossier goedgekeurd is.Geen dossier = Geen geld.
Ongeregistreerd Meerwerk
Een extra wandje hier, een ander kozijn daar. Zonder directe handtekening wordt meerwerk vaak "service van de zaak" aan het einde van de rit.Dat kost u duizenden euro's per jaar.
U bent de regisseur,
niet de secretaris.
Vastlegg is gebouwd voor samenwerking. Maak een project aan en nodig uw onderaannemers uit. Zij uploaden zelf hun schilderwerk foto's of installatie-bewijzen. U behoudt het overzicht en keurt goed.
- Rol gebaseerde toegang: Onderaannemers zien alleen hùn mappen, niet uw hele administratie.
- Automatische notificaties: Krijg een seintje als een dossier compleet of afgekeurd is.
- Eén export: Druk op de knop en genereer één gecombineerd Wkb-dossier voor de kwaliteitsborger.
Van Calculatie tot Factuur
Een aannemersbedrijf draait op marges. Grip op uw inkoop en verkoop is essentieel. Vastlegg koppelt uw operatie aan uw financiën.
Slimme Offertes
Bouw uw offertes op uit standaardposten (arbeid, materiaal, stelposten). Voeg foto's toe voor duidelijkheid en stuur ze digitaal naar de klant.
Meerwerk Direct Tekenen
Onvoorzien werk? Maak in de app direct een meerwerkbon aan. Laat de klant tekenen op uw scherm. Geen discussie bij de eindafrekening.
Facturatie in Termijnen
Factureer 30% bij start, 40% halverwege en 30% bij oplevering. Vastlegg bewaakt de betaalstatussen voor u.
Waarom software voor aannemers?
De meeste aannemers werken met een offerteprogramma hier, een boekhoudpakket daar en een map vol foto's op de telefoon. Goede software voor aannemers brengt dat samen. In Vastlegg staat uw offerte, uw factuur, uw planning en uw dossier bij elkaar, zodat u niet meer overtypt en niets meer kwijtraakt.
Minder overtypen
Van een geaccepteerde offerte maakt u met een paar klikken een factuur. Uw aannemer software onthoudt de posten, zodat u dezelfde regel nooit twee keer intikt.
Alles per project
Werkbonnen, uren, foto's en het projectdossier hangen bij het juiste project. Zo weet u bij een vraag van de klant meteen wat er is afgesproken en wat er is gebeurd.
Op kantoor én op de bouw
Vastlegg draait op web, iOS en Android. U maakt een offerte achter uw bureau en registreert diezelfde middag een werkbon of uren op de bouwplaats, gewoon vanaf uw telefoon.
Alles-in-één aannemer software: offerte, factuur, planning en Wkb
Vastlegg is bewust breed opgezet, zodat u niet vijf abonnementen naast elkaar nodig heeft. Dit is de software voor de bouw die uw dagelijkse werk afdekt, van de eerste offerte tot het opleverdossier.
Offerte software aannemer
Stel nette offertes samen uit standaardposten voor arbeid, materiaal en stelposten. Voeg foto's toe en verstuur digitaal, zodat de klant meteen kan tekenen.
Factuurprogramma aannemer
Zet een offerte om in een factuur of factureer in termijnen bij start, halverwege en oplevering. Alles in uw eigen huisstijl.
Projectsoftware aannemer met Wkb-dossier
Bewaar per project uw tekeningen, foto's en het Wkb-dossier. Nodig onderaannemers uit om hùn bewijzen aan te leveren en exporteer in één keer een compleet projectdossier.
Uren, werkbonnen en planning
Registreer uren, maak werkbonnen en houd uw planning en agenda bij. U weet altijd wie waar staat en hoeveel tijd er in een project is gegaan.
Relaties, CRM en uitgaven
Beheer uw klanten en leveranciers en scan bonnen voor uw uitgaven. Zo blijft uw administratie software aannemer vanzelf op orde, zonder losse bonnetjes in de dashboardkast.
Digitale handtekening en huisstijl
Laat klanten offertes, meerwerk en opleveringen digitaal tekenen op uw scherm. Alle documenten dragen uw logo en huisstijl, op web, iOS en Android.
Software voor aannemers van klein tot groot
Of u nu als ZZP'er begint of met een team van tien man werkt, Vastlegg groeit met u mee. Als ZZP aannemer software begint u met alleen offertes en facturen en houdt u de rest simpel. Groeit uw aannemersbedrijf, dan schakelt u de planning, urenregistratie en Wkb-dossiers erbij. U betaalt een eerlijk maandbedrag en hoeft geen dure enterprise-licenties aan te schaffen om met deze software voor aannemersbedrijf te starten.
Zo werkt de kleine aannemer met dezelfde software voor de bouw als de grotere hoofdaannemer, alleen met de knoppen die bij zijn bedrijf passen. U bepaalt zelf hoe uitgebreid u uw projectsoftware aannemer inricht.
Software voor aannemers, kort uitgelegd
Hieronder beantwoorden we de vragen die aannemers stellen voordat ze kiezen voor bouwsoftware. Elk antwoord begint met de kern, zodat u snel ziet of Vastlegg de software voor aannemersbedrijf is die bij u past.
Welke software heeft een aannemer nodig?
Een aannemer heeft software nodig die de hele lijn van offerte tot oplevering afdekt: offertes met digitaal ondertekenen, facturen (met btw verlegd, aanbetalingsfactuur en termijnen), meerwerk dat u direct laat tekenen, urenregistratie, werkbonnen, planning en een projectdossier voor de Wkb. In plaats van een los offerteprogramma, een apart boekhoudpakket en een map foto's op de telefoon, brengt Vastlegg dat samen in één aannemer software.
Zo hoeft u niets over te typen en staat alles per project bij elkaar. Bekijk de losse functies voor offertes, facturatie en het Wkb-dossier.
Offertes en meerwerk vastleggen als aannemer
U bouwt offertes op uit standaardposten voor arbeid, materiaal en stelposten, voegt foto's toe en laat de klant digitaal ondertekenen. Loopt het werk anders dan gepland, dan maakt u ter plekke een meerwerkbon aan en laat u de klant op uw scherm tekenen. Zo voorkomt u discussie bij de eindafrekening en wordt meerwerk geen gratis service van de zaak.
Een geaccepteerde offerte zet u met een paar klikken om in een factuur, zodat dezelfde regels nooit twee keer worden ingetikt.
Facturen met btw verlegd en termijnen
Als aannemer werkt u vaak met btw verlegd bij onderaanneming en met facturatie in termijnen. In Vastlegg maakt u een factuur met btw verlegd, stuurt u een aanbetalingsfactuur en factureert u bijvoorbeeld 30% bij start, 40% halverwege en 30% bij oplevering. Het factuurprogramma aannemer bewaakt de betaalstatussen, zodat u ziet welke termijn nog open staat.
Alles verschijnt in uw eigen huisstijl, met uw logo en met een nette btw-specificatie op de pdf.
Wkb-dossier en oplevering bijhouden tijdens het project
U houdt het Wkb-dossier bij terwijl u bouwt, niet pas achteraf. Per project verzamelt u tekeningen, foto's, checklists en keuringen, en bij de oplevering legt u het opleverdossier vast. Met één druk op de knop exporteert u een compleet Wkb-dossier voor de kwaliteitsborger. Meer achtergrond leest u op onze pagina over Wkb-software.
Onderaannemers aansturen en uren bijhouden
Nodig uw onderaannemers uit in het project via het klantportaal. Zij uploaden hun eigen bewijzen en foto's, terwijl u het overzicht houdt en goedkeurt. Uw team registreert uren en werkbonnen vanaf de telefoon, zodat u altijd weet wie waar staat en hoeveel tijd er in een project is gegaan. Uw calculaties en marges blijven daarbij strikt privé.
Software voor aannemers: wat kost het?
U probeert Vastlegg gratis en betaalt daarna 14,99 per maand incl. btw, zonder dure enterprise-licenties. Voor dat bedrag heeft u de complete software voor aannemers: offertes, facturen, meerwerk, projecten, uren, planning en het Wkb-dossier. U betaalt hetzelfde eerlijke maandbedrag of u nu als ZZP'er start of met een team werkt.
Bekijk alle details op onze prijzen-pagina.
Vastlegg vergeleken met Excel en een zwaar bouwpakket
| Wat u nodig heeft | Vastlegg | Excel en losse tools | Zwaar bouwpakket |
|---|---|---|---|
| Offertes en facturen in één | |||
| Btw verlegd en termijnfacturen | |||
| Meerwerk direct laten tekenen | Soms | ||
| Wkb-dossier met foto's en checklists | |||
| Uren en werkbonnen op de telefoon | |||
| Onderaannemers in het klantportaal | |||
| Eerlijke prijs (14,99 incl. btw) | Gratis maar los | ||
| Zonder lange implementatie starten |
Excel en losse tools zijn goedkoop om te starten, maar u typt alles dubbel over. Een zwaar bouwpakket kan veel, maar is duur en vraagt een lange implementatie. Vastlegg zit daar bewust tussenin: compleet genoeg voor uw dag, licht genoeg om vandaag te starten.
Verder lezen over software voor aannemers
De Rol van de Aannemer in de Wkb (2026)
Sinds de invoering van de Wet Kwaliteitsborging voor de Bouw (Wkb) is de rol van de aannemer drastisch veranderd. U bent niet meer alleen de bouwer, maar ook de dossiervormer. Zonder een sluitend consumentendossier en een dossier bevoegd gezag, mag een bouwwerk officieel niet in gebruik worden genomen.
Het belang van goede Bouwsoftware
Voorheen kwam u weg met een paar krabbels op een tekening. Nu moet u aantonen dat het wapeningsstaal de juiste diameter heeft, dat de isolatiewaarde (Rc) klopt met de EPC-berekening en dat de luchtdichtheid voldoet. Traditionele methoden zoals Excel, WhatsApp en losse mailtjes zijn hiervoor niet toereikend. U heeft gespecialiseerde bouwsoftware nodig.
Faalkosten Verminderen
De gemiddelde faalkosten in de Nederlandse bouwsector liggen tussen de 5% en 10%. Voor een aannemer met een omzet van €1 miljoen is dat €50.000 tot €100.000 die direct van de winst af gaat. Vastlegg helpt dit te reduceren door:
- Duidelijke afspraken: Iedereen werkt vanuit dezelfde, up-to-date documenten.
- Fotobewijs: Discussies over "wie wat heeft gedaan" worden in de kiem gesmoord.
- Kwaliteitsbewustzijn: Doordat onderaannemers weten dat hun werk wordt vastgelegd, werken ze nauwkeuriger.
Ook voor de kleine aannemer (ZZP+)
Bent u een kleine aannemer die vaak samenwerkt met een vaste groep ZZP'ers? Dan is Vastlegg ideaal. U hoeft geen dure enterprise licenties aan te schaffen. U betaalt een eerlijk maandbedrag en kunt direct aan de slag. Bekijk onze scherpe prijzen.
Veelgestelde Vragen van Aannemers
Bekijk ook onze andere oplossingen
Vastlegg is er voor de hele bouwplaats. Werkt u samen met andere disciplines? Nodig ze uit in uw project.