Software voor aannemers: één plek voor planning, Wkb-dossier en financiën.
Vastlegg is de software voor aannemers die je hele werkdag dekt: offertes, facturen, projecten en het Wkb-dossier op één plek. Deze aannemer software werkt als administratie software aannemer én als werkplek op de bouw, zoda je stopt met foto's najagen in WhatsApp en je onderaannemers direct in je project laat werken. Grip op de bouwplaats, rust op kantoor.
Zo pak je het aan
Software voor aannemers: afspraken per bouwfase vastleggen
Bij een verbouwing lopen meerdere vakmensen en leveringen door elkaar. Verbind de opdracht aan één project en maak per uitvoerder duidelijk welke werkzaamheden klaar moeten zijn.
Een praktisch voorbeeld
Een keukenverbouwing vraagt eerst sloopwerk, daarna elektra en pas daarna plaatsing. Een gewijzigde leverdatum raakt dus meer dan één afspraak.
Verdeel de overeengekomen werkzaamheden in herkenbare fasen met een verantwoordelijke.
Koppel planning en werkbonnen aan het project en controleer afhankelijkheden bij een wijziging.
Vergelijk de uitgevoerde werkzaamheden met de offerte voordat je termijnen of meerwerk factureert.
Controleer vooraf: Een planning vervangt geen afspraken over oplevering, betaling en verantwoordelijkheden.
Stop Faalkosten & Communicatie Chaos
Fouten op de bouwplaats kosten klauwen met geld. Vastlegg is je digitale uitvoerder die zorgt dat iedereen dezelfde tekeningen en checklists gebruikt.
Versnipperde Communicatie
De elektricien appt foto's naar de uitvoerder. De stukadoor mailt de factuur naar de administratie. De klant bel je over meerwerk.Vastlegg centraliseert alles per project.
Wkb Risico's
Als hoofdaannemer ben je de klos als het dossier niet compleet is. Je kunt pas opleveren (en factureren) als het dossier goedgekeurd is.Geen dossier = Geen geld.
Ongeregistreerd Meerwerk
Een extra wandje hier, een ander kozijn daar. Zonder directe handtekening wordt meerwerk vaak "service van de zaak" aan het einde van de rit.Dat kos je duizenden euro's per jaar.
Je bent de regisseur,
niet de secretaris.
Vastlegg is gebouwd voor samenwerking. Maak een project aan en nodig je onderaannemers uit. Zij uploaden zelf hun schilderwerk foto's of installatie-bewijzen. Je behoudt het overzicht en keurt goed.
- Rol gebaseerde toegang: Onderaannemers zien alleen hùn mappen, niet je hele administratie.
- Automatische notificaties: Krijg een seintje als een dossier compleet of afgekeurd is.
- Eén export: Druk op de knop en genereer één gecombineerd Wkb-dossier voor de kwaliteitsborger.
Van Calculatie tot Factuur
Een aannemersbedrijf draait op marges. Grip op je inkoop en verkoop is essentieel. Vastlegg koppelt je operatie aan je financiën.
Slimme Offertes
Bouw je offertes op uit standaardposten (arbeid, materiaal, stelposten). Voeg foto's toe voor duidelijkheid en stuur ze digitaal naar de klant.
Meerwerk Direct Tekenen
Onvoorzien werk? Maak in de app direct een meerwerkbon aan. Laat de klant tekenen op je scherm. Geen discussie bij de eindafrekening.
Facturatie in Termijnen
Factureer 30% bij start, 40% halverwege en 30% bij oplevering. Vastlegg bewaakt de betaalstatussen voor je.
Waarom software voor aannemers?
De meeste aannemers werken met een offerteprogramma hier, een boekhoudpakket daar en een map vol foto's op de telefoon. Goede software voor aannemers brengt dat samen. In Vastlegg staat je offerte, je factuur, je planning en je dossier bij elkaar, zoda je niet meer overtypt en niets meer kwijtraakt.
Minder overtypen
Van een geaccepteerde offerte maak je met een paar klikken een factuur. Je aannemer software onthoudt de posten, zoda je dezelfde regel nooit twee keer intikt.
Alles per project
Werkbonnen, uren, foto's en het projectdossier hangen bij het juiste project. Zo weet je bij een vraag van de klant meteen wat er is afgesproken en wat er is gebeurd.
Op kantoor én op de bouw
Vastlegg draait op web, iOS en Android. Je maakt een offerte achter je bureau en registreert diezelfde middag een werkbon of uren op de bouwplaats, gewoon vanaf je telefoon.
Alles-in-één aannemer software: offerte, factuur, planning en Wkb
Vastlegg is bewust breed opgezet, zoda je niet vijf abonnementen naast elkaar nodig heeft. Dit is de software voor de bouw die je dagelijkse werk afdekt, van de eerste offerte tot het opleverdossier.
Offerte software aannemer
Stel nette offertes samen uit standaardposten voor arbeid, materiaal en stelposten. Voeg foto's toe en verstuur digitaal, zodat de klant meteen kan tekenen.
Factuurprogramma aannemer
Zet een offerte om in een factuur of factureer in termijnen bij start, halverwege en oplevering. Alles in je eigen huisstijl.
Projectsoftware aannemer met Wkb-dossier
Bewaar per project je tekeningen, foto's en het Wkb-dossier. Nodig onderaannemers uit om hùn bewijzen aan te leveren en exporteer in één keer een compleet projectdossier.
Uren, werkbonnen en planning
Registreer uren, maak werkbonnen en houd je planning en agenda bij. Je weet altijd wie waar staat en hoeveel tijd er in een project is gegaan.
Relaties, CRM en uitgaven
Beheer je klanten en leveranciers en scan bonnen voor je uitgaven. Zo blijft je administratie software aannemer vanzelf op orde, zonder losse bonnetjes in de dashboardkast.
Digitale handtekening en huisstijl
Laat klanten offertes, meerwerk en opleveringen digitaal tekenen op je scherm. Alle documenten dragen je logo en huisstijl, op web, iOS en Android.
Software voor aannemers van klein tot groot
Of je nu als ZZP'er begint of met een team van tien man werkt, Vastlegg groeit met je mee. Als ZZP aannemer software begin je met alleen offertes en facturen en houd je de rest simpel. Groeit je aannemersbedrijf, dan schakel je de planning, urenregistratie en Wkb-dossiers erbij. Je betaalt een eerlijk maandbedrag en hoeft geen dure enterprise-licenties aan te schaffen om met deze software voor aannemersbedrijf te starten.
Zo werkt de kleine aannemer met dezelfde software voor de bouw als de grotere hoofdaannemer, alleen met de knoppen die bij zijn bedrijf passen. Je bepaalt zelf hoe uitgebreid je je projectsoftware aannemer inricht.
Software voor aannemers, kort uitgelegd
Hieronder beantwoorden we de vragen die aannemers stellen voordat ze kiezen voor bouwsoftware. Elk antwoord begint met de kern, zoda je snel ziet of Vastlegg de software voor aannemersbedrijf is die bij je past.
Welke software heeft een aannemer nodig?
Een aannemer heeft software nodig die de hele lijn van offerte tot oplevering afdekt: offertes met digitaal ondertekenen, facturen (met btw verlegd, aanbetalingsfactuur en termijnen), meerwerk dat je direct laat tekenen, urenregistratie, werkbonnen, planning en een projectdossier voor de Wkb. In plaats van een los offerteprogramma, een apart boekhoudpakket en een map foto's op de telefoon, brengt Vastlegg dat samen in één aannemer software.
Zo hoef je niets over te typen en staat alles per project bij elkaar. Bekijk de losse functies voor offertes, facturatie en het Wkb-dossier.
Offertes en meerwerk vastleggen als aannemer
Je bouwt offertes op uit standaardposten voor arbeid, materiaal en stelposten, voegt foto's toe en laat de klant digitaal ondertekenen. Loopt het werk anders dan gepland, dan maak je ter plekke een meerwerkbon aan en laat je de klant op je scherm tekenen. Zo voorkom je discussie bij de eindafrekening en wordt meerwerk geen gratis service van de zaak.
Een geaccepteerde offerte zet je met een paar klikken om in een factuur, zodat dezelfde regels nooit twee keer worden ingetikt.
Facturen met btw verlegd en termijnen
Als aannemer werk je vaak met btw verlegd bij onderaanneming en met facturatie in termijnen. In Vastlegg maak je een factuur met btw verlegd, stuur je een aanbetalingsfactuur en factureer je bijvoorbeeld 30% bij start, 40% halverwege en 30% bij oplevering. Het factuurprogramma aannemer bewaakt de betaalstatussen, zoda je ziet welke termijn nog open staat.
Alles verschijnt in je eigen huisstijl, met je logo en met een nette btw-specificatie op de pdf.
Wkb-dossier en oplevering bijhouden tijdens het project
Je houdt het Wkb-dossier bij terwijl je bouwt, niet pas achteraf. Per project verzamel je tekeningen, foto's, checklists en keuringen, en bij de oplevering leg je het opleverdossier vast. Met één druk op de knop exporteer je een compleet Wkb-dossier voor de kwaliteitsborger. Meer achtergrond lees je op onze pagina over Wkb-software.
Onderaannemers aansturen en uren bijhouden
Nodig je onderaannemers uit in het project via het klantportaal. Zij uploaden hun eigen bewijzen en foto's, terwijl je het overzicht houdt en goedkeurt. Je team registreert uren en werkbonnen vanaf de telefoon, zoda je altijd weet wie waar staat en hoeveel tijd er in een project is gegaan. Je calculaties en marges blijven daarbij strikt privé.
Software voor aannemers: wat kost het?
Je probeert Vastlegg gratis en betaalt daarna 14,99 per maand incl. btw, zonder dure enterprise-licenties. Voor dat bedrag heb je de complete software voor aannemers: offertes, facturen, meerwerk, projecten, uren, planning en het Wkb-dossier. Je betaalt hetzelfde eerlijke maandbedrag of je nu als ZZP'er start of met een team werkt.
Bekijk alle details op onze prijzen-pagina.
Vastlegg vergeleken met Excel en een zwaar bouwpakket
| Wat je nodig heeft | Vastlegg | Excel en losse tools | Zwaar bouwpakket |
|---|---|---|---|
| Offertes en facturen in één | |||
| Btw verlegd en termijnfacturen | |||
| Meerwerk direct laten tekenen | Soms | ||
| Wkb-dossier met foto's en checklists | |||
| Uren en werkbonnen op de telefoon | |||
| Onderaannemers in het klantportaal | |||
| Eerlijke prijs (14,99 incl. btw) | Gratis maar los | ||
| Zonder lange implementatie starten |
Excel en losse tools zijn goedkoop om te starten, maar je typt alles dubbel over. Een zwaar bouwpakket kan veel, maar is duur en vraagt een lange implementatie. Vastlegg zit daar bewust tussenin: compleet genoeg voor je dag, licht genoeg om vandaag te starten.
Verder lezen over software voor aannemers
De Rol van de Aannemer in de Wkb (2026)
Sinds de invoering van de Wet Kwaliteitsborging voor de Bouw (Wkb) is de rol van de aannemer drastisch veranderd. Je bent niet meer alleen de bouwer, maar ook de dossiervormer. Zonder een sluitend consumentendossier en een dossier bevoegd gezag, mag een bouwwerk officieel niet in gebruik worden genomen.
Het belang van goede Bouwsoftware
Voorheen kwam je weg met een paar krabbels op een tekening. Nu moet je aantonen dat het wapeningsstaal de juiste diameter heeft, dat de isolatiewaarde (Rc) klopt met de EPC-berekening en dat de luchtdichtheid voldoet. Traditionele methoden zoals Excel, WhatsApp en losse mailtjes zijn hiervoor niet toereikend. Je hebt gespecialiseerde bouwsoftware nodig.
Faalkosten Verminderen
De gemiddelde faalkosten in de Nederlandse bouwsector liggen tussen de 5% en 10%. Voor een aannemer met een omzet van €1 miljoen is dat €50.000 tot €100.000 die direct van de winst af gaat. Vastlegg helpt dit te reduceren door:
- Duidelijke afspraken: Iedereen werkt vanuit dezelfde, up-to-date documenten.
- Fotobewijs: Discussies over "wie wat heeft gedaan" worden in de kiem gesmoord.
- Kwaliteitsbewustzijn: Doordat onderaannemers weten dat hun werk wordt vastgelegd, werken ze nauwkeuriger.
Ook voor de kleine aannemer (ZZP+)
Ben je een kleine aannemer die vaak samenwerkt met een vaste groep ZZP'ers? Dan is Vastlegg ideaal. Je hoeft geen dure enterprise licenties aan te schaffen. Je betaalt een eerlijk maandbedrag en kunt direct aan de slag. Bekijk onze scherpe prijzen.
Veelgestelde Vragen van Aannemers
Bekijk ook onze andere oplossingen
Vastlegg is er voor de hele bouwplaats. Werk je samen met andere disciplines? Nodig ze uit in je project.
Ook een website nodig als aannemer?
Wij bouwen professionele websites voor vakmensen, all-in vanaf €399 per jaar (excl. btw) inclusief domein, hosting en onderhoud. Met de Vastlegg-app gratis erbij.