Wat is een Werkbon?
Een werkbon is een officieel document waarmee je als vakman, aannemer of ZZP'er vastlegt welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd bij een klant. Het is het bewijs dat het werk is gedaan zoals afgesproken, ondertekend door de klant ter plekke.
In de bouwsector is de werkbon essentieel. Het vormt de basis voor je facturatie, dient als bewijs bij geschillen, en is onder de nieuwe Wet kwaliteitsborging (Wkb)zelfs een belangrijk onderdeel van je dossieropbouw.
📋 Definitie
Een werkbon is een document dat ter plekke bij de klant wordt ingevuld met alle relevante informatie over het uitgevoerde werk, ondertekend door zowel de uitvoerder als de opdrachtgever.
Verschil Werkbon, Factuur en Offerte
| Document | Wanneer | Doel |
|---|---|---|
| Offerte | Vóór het werk | Prijsafspraak maken |
| Werkbon | Tijdens/na het werk | Werk documenteren + akkoord |
| Factuur | Na het werk | Betaling vragen |
Waarom Werkbonnen Gebruiken?
Veel ZZP'ers en kleine aannemers onderschatten het belang van werkbonnen. Maar een goede werkbon kan je veel problemen besparen:
Bewijslast
Bij discussie over wat is afgesproken, heb je zwart op wit bewijs met handtekening van de klant.
Facturatie Basis
De werkbon vormt de basis voor je factuur. Alle uren en materialen staan genoteerd met klantakkoord.
Wkb Dossier
Onder de Wet kwaliteitsborging is documentatie van werkzaamheden verplicht. Werkbonnen zijn essentieel.
Professionaliteit
Een nette werkbon straalt professionaliteit uit en geeft klanten vertrouwen in je bedrijf.
Praktijkvoorbeeld
Een schilder deed extra werk op verzoek van de klant. Zonder werkbon weigerde de klant later te betalen: "Dat heb ik nooit gevraagd." Met een getekende werkbon had hij direct bewijs gehad.
Opdrachtbon Maken: Wat is het Verschil?
Een opdrachtbon maken is vergelijkbaar met een werkbon, maar er is een belangrijk verschil. Een opdrachtbon wordt vóór het werk opgesteld, terwijl een werkbon na het werk wordt ingevuld.
📋 Opdrachtbon
- • Wordt vooraf opgesteld
- • Beschrijft afgesproken werkzaamheden
- • Dient als werkopdracht voor monteur
- • Bevat geschatte uren/materialen
- • Klant tekent voor akkoord opdracht
✓ Werkbon (Servicerapport)
- • Wordt achteraf ingevuld
- • Beschrijft daadwerkelijk uitgevoerd werk
- • Dient als bewijs van werk
- • Bevat werkelijke uren/materialen
- • Klant tekent voor ontvangst werk
💡 Tip: Combineer Beide
In de praktijk gebruiken veel bedrijven een gecombineerd formulier: de opdrachtbon wordt bij aankomst ingevuld, en na afloop aangevuld met daadwerkelijk uitgevoerd werk. Zo heb je één document voor het hele proces.
Verplichte Gegevens op een Werkbon
Een complete werkbon bevat alle informatie die nodig is om het werk te documenteren en later te factureren. Dit zijn de essentiële onderdelen:
| Gegeven | Verplicht | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Werkbonnummer | ✓ Ja | WB-2026-0042 |
| Datum en tijd | ✓ Ja | 25-01-2026, 08:00 - 16:30 |
| Klantgegevens | ✓ Ja | Naam, adres, telefoon |
| Projectlocatie | ✓ Ja | Werkadres indien anders |
| Werkzaamheden | ✓ Ja | Gedetailleerde omschrijving |
| Gewerkte uren | ✓ Ja | 8,5 uur (incl. pauze) |
| Gebruikte materialen | ✓ Ja | Type, hoeveelheid, prijs |
| Handtekening klant | ✓ Ja | Digitaal of op papier |
| Foto's | Aanbevolen | Voor en na het werk |
| Opmerkingen | Optioneel | Bijzonderheden, vervolgwerk |
Voorbeeld Werkbon
Hieronder zie je hoe een professionele werkbon eruit ziet. Je kunt deze als voorbeeld gebruiken of onze gratis template downloaden.
WERKBON
Je Bedrijfsnaam B.V.
Straatnaam 123, 1234 AB Amsterdam
WB-2026-0042
25 januari 2026
Klantgegevens
Familie De Vries
Herengracht 456
1017 CA Amsterdam
Projectlocatie
Zelfde als klantadres
Starttijd: 08:00
Eindtijd: 16:30
Uitgevoerde Werkzaamheden
- ✓ Woonkamer volledig geschilderd (2 lagen)
- ✓ Plafond wit latex
- ✓ Kozijnen binnen gelakt
- ✓ Schoonmaak na afloop
Gebruikte Materialen
| Muurverf Sigma S2U | 10 liter |
| Plafondverf wit | 5 liter |
| Hoogglans lak kozijnen | 2 liter |
Handtekening Klant
Datum: 25-01-2026
Handtekening Uitvoerder
Datum: 25-01-2026
Werkbon Maken: Stap-voor-Stap
Volg deze stappen om een professionele werkbon te maken die alle essentiële informatie bevat:
- 1
Vul je bedrijfsgegevens in
Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en contactgegevens bovenaan de werkbon.
- 2
Noteer klant- en projectgegevens
Naam klant, factuuradres, projectlocatie en contactpersoon.
- 3
Vul datum en werktijden in
Exacte datum, starttijd, eindtijd en totaal gewerkte uren.
- 4
Beschrijf alle werkzaamheden
Gedetailleerde omschrijving van wat je hebt gedaan. Wees specifiek!
- 5
Registreer gebruikte materialen
Producttype, merk, hoeveelheid en eventueel de prijs per eenheid.
- 6
Maak foto's
Fotografeer het werk vóór, tijdens en na afloop als visueel bewijs.
- 7
Vraag handtekening van de klant
Laat de klant tekenen als akkoord op de uitgevoerde werkzaamheden.
Digitale vs Papieren Werkbonnen
Steeds meer bedrijven stappen over van papieren naar digitale werkbonnen. Wat zijn de voor- en nadelen?
Papieren Werkbon
- Geen technologie nodig
- Direct invullen met pen
- Kan zoekraken of beschadigen
- Handmatig overnemen naar factuur
- Geen foto's mogelijk
Digitale Werkbon
- Altijd toegankelijk in de cloud
- Direct foto's (Voor & Na) toevoegen
- Materialen toevoegen via barcodescanner
- Slimme CRM-koppeling voor klantdata
- Digitale handtekening klant
- Automatisch naar factuur
- Wkb-proof dossieropbouw
💡 De Nieuwe Standaard: Digitale Werkbonnen met Vastlegg
Met onze app maak je werkbonnen direct op locatie en profiteer je van unieke functies: ingebouwde barcodescanner voor materialen, registratie van reistijd & afstand, en een handig adresboek via onze slimme CRM-koppeling. Foto's toevoegen en direct digitaal laten aftekenen was nog nooit zo efficiënt!
Ontdek Alle Nieuwe FunctiesUrenstaat Voorbeeld: Uren Verantwoorden met Werkbonnen
Een urenstaat voorbeeld laat zien hoe je als ZZP'er of aannemer je gewerkte uren vastlegt. Uren verantwoorden is essentieel voor facturatie en projectbeheer. Met werkbonnen kun je dit direct per klus doen.
📋 Urenstaat Voorbeeld: Week 5 - 2026
| Datum | Project | Start | Eind | Pauze | Uren |
|---|---|---|---|---|---|
| Ma 27-01 | Renovatie fam. Jansen | 07:30 | 16:00 | 0:30 | 8,0 |
| Di 28-01 | Renovatie fam. Jansen | 07:30 | 16:30 | 0:30 | 8,5 |
| Wo 29-01 | Badkamer De Vries | 08:00 | 17:00 | 0:30 | 8,5 |
| Do 30-01 | Badkamer De Vries | 08:00 | 15:30 | 0:30 | 7,0 |
| Vr 31-01 | Schilderwerk Pieters | 07:00 | 14:00 | 0:30 | 6,5 |
| Totaal Week: | 38,5 | ||||
💡 Tip: Tijdsregistratie op Projecten
Met tijdsregistratie op projecten via Vastlegg worden je werkbonnen automatisch gekoppeld aan projecten. Zo zie je direct hoeveel uren je per klus heeft gemaakt en kun je eenvoudig factureren.
Werkbonnen Boekje vs. Digitaal: Het Verschil
Traditioneel gebruik je een werkbonnen boekje of werkbonnen boekje met logo. Maar digitaal werkt sneller en veiliger:
📒 Papieren Werkbonnen Boekje
- ✗ Kan kwijtraken of beschadigen
- ✗ Handschrift soms onleesbaar
- ✗ Geen foto's mogelijk
- ✗ Handmatig overnemen naar boekhouding
- ✓ €15-25 voor 50 stuks met logo
📱 Digitale Werkbonnen (Vastlegg)
- ✓ Altijd veilig in de cloud
- ✓ Barcodescanner, CRM & Reistijd registratie
- ✓ Voor & Na foto's direct bijvoegen
- ✓ Met één klik naar factuur
- ✓ Je logo automatisch op elke bon
Tips voor Perfecte Werkbonnen
Professionele Tips
- Vul direct ter plekke in - Wacht niet tot je thuis bent, details vergeet je snel
- Wees specifiek - "Badkamer betegeld" is te vaag, noem type tegels en m²
- Maak altijd foto's - Visueel bewijs is onmisbaar bij discussies
- Laat tekenen vóór vertrek - Achteraf is de klant vaak moeilijker bereikbaar
- Noteer meerwerk apart - Extra werk buiten de offerte direct vastleggen
- Gebruik doorlopende nummering - WB-2026-001, WB-2026-002, etc.
📊 Werkbon Excel vs Dedicated Software
Veel ZZP'ers beginnen met een werkbon Excel template. Dat werkt, maar heeft beperkingen:
- • Geen foto's toevoegen aan Excel-werkbonnen
- • Handtekeningen zijn lastig digitaal vast te leggen
- • Werkbonnen raken kwijt in mappen op je computer
- • Geen koppeling met facturatie of Wkb-dossier
Een dedicated werkbon-app zoals Vastlegg lost al deze problemen op en bespaart je uren per week.
Werkbonnen en de Wkb
Met de invoering van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb)is documentatie van werkzaamheden belangrijker dan ooit. Werkbonnen spelen hierin een cruciale rol.
📋 Wkb en Werkbonnen
Onder de Wkb moet je als aannemer kunnen aantonen dat je volgens de regels heeft gebouwd. Werkbonnen met foto's vormen het bewijs van uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte materialen.
Veelgestelde Vragen
Wat is een werkbon?
Een werkbon is een document dat alle details van uitgevoerd werk vastlegt: werkzaamheden, materialen, uren en handtekening klant. Het dient als bewijs en basis voor facturatie.
Welke gegevens moeten op een werkbon staan?
Datum, tijd, klantgegevens, locatie, werkzaamheden, materialen, gewerkte uren en handtekening van de klant. Foto's zijn sterk aanbevolen.
Wat is het verschil tussen werkbon en factuur?
De werkbon registreert het werk ter plekke met klantakkoord. De factuur is het betaalverzoek dat je later stuurt op basis van de werkbon.
Hoe lang moet ik werkbonnen bewaren?
Minimaal 7 jaar voor de Belastingdienst. Bij Wkb-projecten kan dit langer zijn als onderdeel van je bouwdossier.
Kan ik digitale werkbonnen gebruiken?
Ja, digitale werkbonnen zijn volledig rechtsgeldig en hebben veel voordelen: altijd beschikbaar, foto's toevoegen, digitale handtekening en directe koppeling met facturatie.
Waarom kiezen voor een digitale werkbon in de bouw?
Een digitale werkbon bouw biedt specifieke voordelen voor de bouwsector:
- • Wkb-compliant - Automatisch onderdeel van je bouwdossier
- • Foto's ter plekke - Visueel bewijs direct gekoppeld aan werkbon
- • Materiaal tracering - Welk materiaal is waar verwerkt
- • GPS-locatie - Automatische locatieregistratie
- • Offline werken - Geen internet nodig op de bouwplaats