Onderaannemers beheren: wie doet wat, en wie tekent ervoor.

In twee lagen. Je vaste stukadoor, tegelzetter of loodgieter leg je één keer aan in je relatiebeheer, met zijn KVK-nummer, btw-nummer, contactgegevens en het tarief dat je met hem heeft afgesproken. Per klus zet je hem daarna in het projectteam met de rol die hij daar heeft. Zo staat de administratie los van de klus, en hoef je niet bij elk project opnieuw zijn gegevens op te zoeken.

Nee. Je betaalt €14,99 per maand voor je eigen account en daarmee zet je zoveel mensen in je projectteams als je wilt. Dat is een bewuste keuze. Als je per gebruiker moet betalen, gaa je nadenken of die ene tegelzetter voor drie dagen het wel waard is, en dan valt de hele administratie alsnog terug op appjes.

Hij opent zijn eigen link en ziet daar het project waar hij aan werkt en de taken die aan hem zijn toegewezen. Je offerte, je facturen, je inkoopprijzen en je marge zitten daar niet bij. Ook ziet hij niet wat je met een andere onderaannemer heeft afgesproken. Dat hoort niemand te zien, want de tarieven die je met de een afspreekt zijn de zaak van de ander niet.

Je kunt een taak zo klaarzetten dat degene die hem uitvoert een foto moet uploaden als hij klaar is. Die foto komt in het projectdossier en de taak gaat op de status 'ter controle', zoda je hem nog moet goedkeuren. Je hoeft dus niet meer af te reizen om te kijken of het echt af is, en je hebt meteen fotobewijs met een datum eronder.

Als je werk uitbesteedt kun je op grond van de Wet ketenaansprakelijkheid aangesproken worden voor de loonheffingen die je onderaannemer niet afdraagt. Vastlegg is geen fiscaal pakket en regelt geen G-rekening of vrijwaring: daarvoor heb je je boekhouder en de juiste overeenkomsten nodig. Wat we wel doen is de basis op orde houden, zoda je van elke onderaannemer het KVK-nummer, het btw-nummer, de afspraken en de vastgelegde werkzaamheden per project bij de hand heeft.

Richting je opdrachtgever ben je de aannemer, ook als een ander het werk deed. Als de tegelzetter de kimafdichting verprutst, is dat je probleem om op te lossen. Daarom is het vastleggen per uitvoerende partij zo belangrijk: foto's, checklists en werkbonnen laten zien wie wat wanneer deed. Dat help je zowel bij je dossier richting de klant als bij het verhalen op degene die het veroorzaakte.

Je kunt zijn factuur als uitgave op het project boeken, waarna hij naast het werk staat dat in dat project is vastgelegd. Zo vergelijk je wat hij rekent met de taken die zijn afgerond en de werkbonnen die eronder liggen. Een automatische goedkeuringsstroom voor inkoopfacturen hebben we niet: je doet de controle zelf, maar wel met alle stukken bij elkaar.

Daar is het op gebouwd. Hij downloadt niets en maakt geen account aan. Hij krijgt een link die zijn takenlijst opent in de browser van zijn telefoon. Dat is ongeveer net zoveel moeite als een appje openen, en dat is precies het niveau waarop het moet blijven als je wilt dat iemand het ook echt gebruikt.