Onderaannemers beheren: wie doet wat, en wie tekent ervoor.
Uw onderaannemers, perfect aangestuurd.
Als u werk uitbesteedt, blijft u wel de aannemer. Daarom draait onderaannemers beheren om twee vragen: wie heeft wat gedaan, en kunt u dat aantonen? Met Vastlegg legt u tarieven en afspraken vast, geeft u uw metselaar of loodgieter zijn eigen takenlijst en krijgt u fotobewijs terug in het dossier. Uw onderaannemer administratie staat zo op orde zonder extra licentie per persoon.
Project Team
Waarom samenwerken via de app?
Miscommunicatie kost geld op de bouw. Voorkom misverstanden door iedereen op 1 lijn te hebben.
Taken Toewijzen
Maak een taak "Badkamer tegels zetten" en wijs die toe aan 'Tegelzetter Jan'. Hij opent zijn eigen link en ziet daar precies wat er van hem verwacht wordt.
Afgeschermde Data
Financiële gegevens zijn heilig. Onderaannemers hebben nooit toegang tot uw prijzen, marges of klantcontactgegevens.
Foto's & Feedback
Als de klus klaar is, maakt de onderaannemer een foto in de app. U keurt het goed (of af) vanuit uw luie stoel.
De vaste afspraak en de losse klus zijn twee dingen
Uw stukadoor is een relatie waar u al drie jaar mee werkt. Op deze uitbouw is hij een teamlid met vier taken. Die twee moeten los van elkaar staan, anders tikt u elke klus zijn gegevens opnieuw in.
Laag 1: de relatie
Eén keer aanleggen en daarna klaar. Dit is de kern van uw onderaannemer administratie, en het is precies wat u zoekt op het moment dat uw boekhouder ernaar vraagt.
- KVK- en btw-nummerBij uitbesteed werk wilt u die twee vastliggen. Niet ergens in een appje, maar bij de relatie zelf.
- Zijn afgesproken tariefHet uurtarief dat u met hém heeft afgesproken, niet uw standaardtarief. Zo rekent u nooit meer met het verkeerde bedrag.
- Contact en notitiesTelefoon, mail, contactpersoon en uw eigen aantekeningen. Die notities zijn intern en ziet hij nooit.
- LabelsZet er een label op zoals stukadoor of dakdekker, zodat u ze uit elkaar houdt als uw lijst groeit.
Laag 2: het projectteam
Per klus bepaalt u wie er meedoet en wat zijn rol is. Dezelfde man kan op de ene klus tegelzetter zijn en op de andere alleen even bijspringen.
- Rol op dit projectU legt vast wat iemand hier doet. Dat leest later terug als de vraag komt wie het metselwerk deed.
- Zijn eigen ingangElk teamlid krijgt een persoonlijke link naar zijn eigen takenlijst. Geen account, geen wachtwoord, geen installatie.
- Taken en punten op de tekeningWijs een taak toe, of prik een punt op de plattegrond en hang zijn naam eraan. Dat scheelt uitleggen.
- Zoveel mensen als u wiltEr zit geen prijskaartje aan een extra teamlid. Anders gaat u erover nadenken, en dan doet u het niet.
Einde aan de WhatsApp-chaos
WhatsApp is geweldig, maar niet voor bouwprojecten. Foto's verdwijnen in de camerarol, afspraken raken ondergesneeuwd in groepsgesprekken en niemand weet meer wat de laatste versie van de tekening was.
Met het Vastlegg Portaal koppelt u het werk direct aan het project.
- Foto's direct in het dossier.
- Taken met een status, geen losse berichten.
- Altijd 1 waarheid.
U besteedt het werk uit. De verantwoordelijkheid niet.
Dit is het deel waar de meeste hoofdaannemers pas over nadenken als het al te laat is.
Richting uw opdrachtgever bent u de aannemer. Punt. Of u die badkamer nu zelf hebt betegeld of dat u er een zzp'er voor inhuurde, maakt voor hem niets uit. Gaat het mis, dan staat u bij hem op de stoep. En als u dan wilt verhalen op degene die het veroorzaakte, komt de vraag die alles bepaalt: kunt u aantonen wie het gedaan heeft en wat er is afgesproken?
Daar loopt het vaak stuk. Niet omdat er niets is afgesproken, maar omdat het is afgesproken op de bouwplaats, mondeling, tussen twee koppen koffie door. Drie maanden later weet uw tegelzetter zeker dat u zei dat hij de kimafdichting niet hoefde te doen, en u weet zeker van niet. Zonder taak met een status en zonder foto met een datum is dat een discussie die u niet gaat winnen.
Vandaar dat we hebben ingebouwd dat een taak om fotobewijs kan vragen. Degene die hem uitvoert kan hem pas afmelden door een foto te uploaden, en dan gaat de taak niet op 'klaar' maar op 'ter controle', zodat u er nog naar moet kijken. Dat kost u een halve minuut vanaf de bank, en het levert u een dossier op waarin per taak staat wie het deed, wanneer, en hoe het eruitzag toen het klaar was.
Over ketenaansprakelijkheid zijn we eerlijk: dat is fiscaal terrein. Besteedt u werk uit, dan kunt u aangesproken worden voor loonheffingen die uw onderaannemer niet afdraagt. Wij regelen geen G-rekening en geen vrijwaring, daarvoor heeft u uw boekhouder nodig. Wat we wel doen, is zorgen dat het KVK-nummer, het btw-nummer, de afspraken en de vastgelegde werkzaamheden per project bij elkaar staan als iemand ernaar vraagt.
Leg dit vast bij het inhuren
- Wat valt er precies onderNiet "de badkamer", maar welke handelingen wel en welke niet. Daar zit elk conflict.
- Tarief en eenheidPer uur, per m² of aangenomen. Zet het bij de relatie, dan hoeft u het nooit meer op te zoeken.
- Wie levert het materiaalDoet u het zelf, dan hoort het bij uw materiaalbeheer. Doet hij het, dan zit het in zijn tarief.
- Hoe hij oplevertMet een foto, of met een getekende werkbon. Spreek het af vóór hij begint.
- Waar het terechtkomtZijn werk hoort in hetzelfde projectdossier als het uwe. Anders heeft u twee halve dossiers.
Veelgestelde vragen over onderaannemers
Hoe kan ik mijn onderaannemers beheren in Vastlegg?
In twee lagen. Uw vaste stukadoor, tegelzetter of loodgieter legt u één keer aan in uw relatiebeheer, met zijn KVK-nummer, btw-nummer, contactgegevens en het tarief dat u met hem heeft afgesproken. Per klus zet u hem daarna in het projectteam met de rol die hij daar heeft. Zo staat de administratie los van de klus, en hoeft u niet bij elk project opnieuw zijn gegevens op te zoeken.
Moet ik per onderaannemer betalen voor een licentie?
Nee. U betaalt €14,99 per maand voor uw eigen account en daarmee zet u zoveel mensen in uw projectteams als u wilt. Dat is een bewuste keuze. Als u per gebruiker moet betalen, gaat u nadenken of die ene tegelzetter voor drie dagen het wel waard is, en dan valt de hele administratie alsnog terug op appjes.
Wat ziet een onderaannemer wel en niet?
Hij opent zijn eigen link en ziet daar het project waar hij aan werkt en de taken die aan hem zijn toegewezen. Uw offerte, uw facturen, uw inkoopprijzen en uw marge zitten daar niet bij. Ook ziet hij niet wat u met een andere onderaannemer heeft afgesproken. Dat hoort niemand te zien, want de tarieven die u met de een afspreekt zijn de zaak van de ander niet.
Hoe krijg ik bewijs dat het werk van mijn onderaannemer klaar is?
U kunt een taak zo klaarzetten dat degene die hem uitvoert een foto moet uploaden als hij klaar is. Die foto komt in het projectdossier en de taak gaat op de status 'ter controle', zodat u hem nog moet goedkeuren. U hoeft dus niet meer af te reizen om te kijken of het echt af is, en u heeft meteen fotobewijs met een datum eronder.
Hoe zit het met ketenaansprakelijkheid bij een onderaannemer?
Als u werk uitbesteedt kunt u op grond van de Wet ketenaansprakelijkheid aangesproken worden voor de loonheffingen die uw onderaannemer niet afdraagt. Vastlegg is geen fiscaal pakket en regelt geen G-rekening of vrijwaring: daarvoor heeft u uw boekhouder en de juiste overeenkomsten nodig. Wat we wel doen is de basis op orde houden, zodat u van elke onderaannemer het KVK-nummer, het btw-nummer, de afspraken en de vastgelegde werkzaamheden per project bij de hand heeft.
Ben ik onder de Wkb verantwoordelijk voor het werk van mijn onderaannemer?
Richting uw opdrachtgever bent u de aannemer, ook als een ander het werk deed. Als de tegelzetter de kimafdichting verprutst, is dat uw probleem om op te lossen. Daarom is het vastleggen per uitvoerende partij zo belangrijk: foto's, checklists en werkbonnen laten zien wie wat wanneer deed. Dat helpt u zowel bij uw dossier richting de klant als bij het verhalen op degene die het veroorzaakte.
Kan ik de factuur van mijn onderaannemer controleren?
U kunt zijn factuur als uitgave op het project boeken, waarna hij naast het werk staat dat in dat project is vastgelegd. Zo vergelijkt u wat hij rekent met de taken die zijn afgerond en de werkbonnen die eronder liggen. Een automatische goedkeuringsstroom voor inkoopfacturen hebben we niet: u doet de controle zelf, maar wel met alle stukken bij elkaar.
Werkt dit ook als mijn onderaannemer geen zin heeft in weer een app?
Daar is het op gebouwd. Hij downloadt niets en maakt geen account aan. Hij krijgt een link die zijn takenlijst opent in de browser van zijn telefoon. Dat is ongeveer net zoveel moeite als een appje openen, en dat is precies het niveau waarop het moet blijven als u wilt dat iemand het ook echt gebruikt.
Krijg grip op uw team.
Zet uw vaste ploeg er deze week in en kijk wat het scheelt. Wilt u eerst het hele plaatje zien? Zo ziet Vastlegg eruit.
Start Samenwerken