Productupdate · Teamplanning
Iedereen op de hoogte.
De werkafspraak ook in je eigen agenda.
Een klus ingepland, een tijd gewijzigd of een afspraak geannuleerd? Laat je medewerkers en onderaannemers een e-mail ontvangen. Zij kunnen hun werkafspraken daarnaast automatisch laten bijwerken in hun eigen agenda.
Bericht bij wijzigingen
Een e-mail bij nieuwe, gewijzigde en geannuleerde werkafspraken.
Herinnering vooraf
Optioneel een herinnering de dag ervoor, om 18:00 Nederlandse tijd.
Je eigen agenda
Een persoonlijke abonnementslink voor je toegewezen werkafspraken.
Voor de beheerder: zo zet je e-mails aan
- 1
Controleer wie het werk uitvoert
Gebruik een teamaccount voor je medewerker, of een onderaannemer bij Project → Team. Teamaccounts gebruiken hun accountadres. Vul bij een onderaannemer het e-mailadres in.
- 2
Open Planning → Teamplanning
Open E-mail & agenda. Schakel E-mails bij nieuwe en gewijzigde werkafspraken in. Kies apart of je ook de herinnering de dag ervoor wilt gebruiken.
- 3
Plan en wijs het werk toe
Plan de werkbon in Teamplanning bij de juiste persoon, met datum en tijd. Controleer ook de locatie en planningsnotitie. Het bericht verwijst naar de eigen planning van de ontvanger.
- 4
Controleer de verzendstatus
In E-mail & agenda zie je de recente berichten en hun status. Ontbreekt een adres? Vul het aan en kies Aangevulde e-mailadressen controleren. Bij Controle nodig kun je Vastlegg Support inschakelen.
Zie je deze instellingen niet of verschijnt er een fout? Vraag je beheerder of neem contact op met Vastlegg Support. De functie werkt voor Teamplanning; alleen een losse werkbon aanmaken is niet genoeg.
Voor de medewerker of onderaannemer
- 1
Open jouw werkplanning
Medewerkers openen Mijn werkbonnen in hun account. Onderaannemers gebruiken hun persoonlijke werkbonlink. Je ziet de afspraken die aan jou zijn toegewezen.
- 2
Kies Mijn agenda koppelen
Maak een persoonlijke agendalink aan. Kopieer de getoonde link of gebruik de knop om je agenda-app te openen. Bewaar de link privé: iemand met deze link kan je planning lezen.
- 3
Voeg een agenda-abonnement toe
Voeg de link in je agenda-app toe als abonnement via URL. Importeer hem niet als los bestand wanneer je automatische updates wilt.
- 4
Blijf Vastlegg gebruiken voor de uitvoering
De agenda helpt je zien wanneer en waar je werkt. Open Vastlegg voor de actuele informatie, taken en het bijwerken van je werkbon.
Koppelen aan jouw agenda
Google Agenda
Open Google Agenda op een computer. Kies bij Andere agenda’s het plusje → Via URL. Plak je persoonlijke link en voeg de agenda toe. Gebruik op je telefoon hetzelfde Google-account en controleer of de agenda zichtbaar staat.
Outlook
Open Outlook Agenda op het web. Kies Agenda toevoegen → Abonneren via internet. Plak de link, kies een naam en sla op. De precieze benaming kan per Outlook-versie verschillen.
Apple Agenda
Op een Mac: Archief → Nieuw agenda-abonnement. Op iPhone of iPad: kies in Agenda bij het toevoegen van een agenda voor een agenda-abonnement. Plak de persoonlijke link; de benaming kan per versie verschillen.
De agenda-app bepaalt de verversing. Een wijziging is niet altijd meteen zichtbaar. Het abonnement is alleen-lezen.
Een bijlage is iets anders dan een abonnement
Agenda-bijlage in de e-mail (.ics)
Een momentopname van één afspraak. Na import is dit niet automatisch een live koppeling. Controleer bij wijzigingen of annulering de oude afspraak in je agenda.
Persoonlijk agenda-abonnement
Je agenda haalt jouw toegewezen werkafspraken opnieuw op. Nieuwe afspraken, wijzigingen en annuleringen worden bij een volgende verversing verwerkt. Gebruik niet beide methoden voor dezelfde afspraken, om dubbele vermeldingen te voorkomen.
Een voorbeeld uit de werkdag
Je plant een timmerman voor dinsdag van 08:00 tot 12:00. Met planningsmails ingeschakeld krijgt hij een e-mail met de afspraak en zijn werkbonlink. Heeft hij zijn agenda gekoppeld, dan verschijnt het werk na verversing ook daar. Verschuift de afspraak naar 09:00? Je past dit in Vastlegg aan. Er volgt een wijzigingsmail en de gekoppelde agenda neemt de nieuwe tijd bij de volgende verversing over. Bij ingeschakelde herinneringen ontvangt hij, als de afspraak op tijd is ingepland, maandagavond een herinnering.
Veelgestelde vragen
Krijgt de klant ook deze e-mails?
Nee. Deze berichten zijn voor de medewerker of onderaannemer aan wie het werk is toegewezen. De klant van de werkbon krijgt hierdoor geen planningsmail.
Gaat dit vanzelf aan voor mijn bedrijf?
Nee. Een beheerder schakelt de planningsmails en eventueel de herinneringen in. Iedere medewerker of onderaannemer kiest zelf of die een persoonlijke agenda koppelt.
Worden bestaande afspraken ineens gemaild?
Nee. Na inschakelen geldt de instelling voor afspraken die je nieuw plant of wijzigt. Er wordt geen volledige oude planning rondgestuurd.
Wanneer komt de herinnering?
Bij ingeschakelde herinneringen wordt deze de dag vóór de afspraak om 18:00 Nederlandse tijd klaargezet. Plan je minder dan een uur voor dat herinneringsmoment, dan volgt alleen de planningsmail. Afgeronde of geannuleerde afspraken krijgen geen herinnering. Bij een storing kan bezorging later zijn; een gemiste herinneringsdag wordt niet achteraf ingehaald.
Waarom zie ik een wijziging nog niet in mijn agenda?
Je agenda-app bepaalt wanneer de abonnementslink opnieuw wordt opgehaald. Dat kan meerdere uren duren. Open voor de actuele planning altijd Vastlegg of je persoonlijke werkbonlink. E-mailmeldingen vullen de agenda daarom aan.
Kan ik een afspraak vanuit Google Agenda verplaatsen?
Nee. De gekoppelde agenda is alleen-lezen. Pas de planning in Vastlegg aan; je agenda neemt die wijziging bij een volgende verversing over.
Welke werkbonnen staan in mijn agenda?
De aan jou toegewezen blokken uit Teamplanning, vanaf 30 dagen geleden tot 365 dagen vooruit. Een losse werkbon zonder ingepland teamblok verschijnt hier niet. Titel, tijd, locatie en planningsnotitie gaan mee; facturen, prijzen en klantcontactgegevens niet.
Wat betekent Verzonden?
De e-maildienst heeft het bericht geaccepteerd. Dat bewijst niet dat de ontvanger het heeft gelezen of dat het bericht in de inbox is aangekomen. Laat de ontvanger ook de spammap controleren.
Komen er ook WhatsApp-berichten?
Deze functie verstuurt e-mails en biedt een agenda-abonnement. Er worden hiermee geen WhatsApp- of sms-berichten verstuurd.
Kan ik de agendalink stoppen?
Ja. Open Mijn agenda koppelen en trek de link in. Daarmee stopt nieuwe toegang. Verwijder de agenda ook in je agenda-app: eerder opgeslagen afspraken verdwijnen niet gegarandeerd vanzelf. Na het vernieuwen van een link moet je de nieuwe link opnieuw koppelen.