Factuur Aannemer: Complete Gids 2026

Waarom een correcte factuur zo belangrijk is

Als aannemer of ZZP'er in de bouw is je factuur meer dan alleen een verzoek om betaling. Het is een juridisch document waarmee je aantoont welke werkzaamheden je hebt verricht, tegen welk bedrag, en onder welke voorwaarden. Een correcte factuur is essentieel voor:

In de bouwsector gelden bovendien specifieke regels rondom BTW-verlegging bij onderaanneming. Een fout op je factuur kan leiden tot dubbele BTW-afdracht, naheffingen of boetes. In deze gids behandelen we alle verplichte eisen, geven we een concreet factuur voorbeeld, en leggen we uit hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.

BTW Verlegd: Hoe werkt het voor aannemers?

BTW-verlegging is een regeling die specifiek veel voorkomt in de bouwsector. Wanneer je als onderaannemer werkzaamheden aan onroerend goed uitvoert voor een hoofdaannemer, verschuift de BTW-plicht naar je opdrachtgever. Je berekent dan zelf geen BTW en vermeldt op je factuur "BTW verlegd", samen met het BTW-nummer van je afnemer. Een veelgemaakte fout: verlegd is niet hetzelfde als 0% BTW. Bij 0% reken je een tarief van nul, bijvoorbeeld bij export. Bij verlegging reken je helemaal geen BTW en geeft je afnemer die aan.

BTW-tarieven voor aannemers in 2026

In de bouw heb je te maken met twee BTW-tarieven. Het is cruciaal dat je het juiste tarief toepast om naheffingen te voorkomen.

Handmatig factureren vs. factuurprogramma

Veel aannemers maken hun facturen nog in Word, Excel of zelfs op papier. Hoewel dit in theorie kan, brengt het risico's met zich mee: vergeten verplichte velden, fouten in berekeningen, en geen overzicht van openstaande facturen.

Een factuurprogramma voor aannemers automatiseert de facturatie-eisen, genereert automatisch opeenvolgende factuurnummers, berekent BTW correct (inclusief verlegging), en houdt je debiteuren bij. Bovendien koppelt moderne software je facturen aan projecten, zoda je per klus inzicht heeft in je omzet en kosten.

Bewaarplicht en administratie

Als aannemer ben je wettelijk verplicht je facturen 7 jaar te bewaren. Bij transacties die betrekking hebben op onroerend goed geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Digitale opslag is toegestaan, mits de facturen ongewijzigd en leesbaar blijven. Een factuurprogramma slaat al je facturen automatisch op in de cloud, zoda je altijd aan je bewaarplicht voldoet.

Naast de bewaarplicht is het verstandig om bij elke factuur ook de bijbehorende offerte, werkbon en eventuele meerwerk-afspraken te archiveren. Zo heb je bij een geschil altijd een compleet dossier. Met Vastlegg koppel je deze documenten automatisch aan het project: van offerte tot factuur, alles op één plek.