Factuur Aannemer: Complete Gids 2026
Wat moet er op een factuur van een aannemer staan? Van verplichte vermeldingen tot BTW-verlegging: alles wat u als ZZP'er of aannemer moet weten om correct te factureren en problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Snel Antwoord
Wat moet er op een factuur van een aannemer staan?
Op een factuur van een aannemer moeten minimaal staan: bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, BTW-id, factuurnummer, factuurdatum, klantgegevens, omschrijving werkzaamheden, bedragen excl. en incl. BTW, BTW-percentage, en betalingstermijn. Bij onderaanneming vermeldt u 'BTW verlegd'.
Bron: Vastlegg Kennisbank 2026 — Bron: Belastingdienst.nl
Waarom een correcte factuur zo belangrijk is
Als aannemer of ZZP'er in de bouw is uw factuur meer dan alleen een verzoek om betaling. Het is een juridisch document waarmee u aantoont welke werkzaamheden u heeft verricht, tegen welk bedrag, en onder welke voorwaarden. Een correcte factuur is essentieel voor:
Juridische geldigheid
Bewijs bij geschillen of niet-betaling
Belastingdienst-proof
Geen naheffingen of boetes
Professioneel imago
Vertrouwen bij opdrachtgevers
In de bouwsector gelden bovendien specifieke regels rondom BTW-verlegging bij onderaanneming. Een fout op uw factuur kan leiden tot dubbele BTW-afdracht, naheffingen of boetes. In deze gids behandelen we alle verplichte eisen, geven we een concreet factuur voorbeeld, en leggen we uit hoe u veelgemaakte fouten voorkomt.
Verplichte Factuurelementen
Deze onderdelen moeten op elke factuur staan volgens de Belastingdienst.
Bedrijfsnaam en adres
VerplichtUw volledige handelsnaam en vestigingsadres
KVK-nummer
VerplichtUw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel
BTW-identificatienummer
VerplichtUw BTW-id (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
Factuurnummer
VerplichtUniek, opeenvolgend nummer per factuur
Factuurdatum
VerplichtDe datum waarop de factuur is opgesteld
Klantgegevens (NAW)
VerplichtNaam, adres en woonplaats van de opdrachtgever
Omschrijving werkzaamheden
VerplichtDuidelijke beschrijving van wat u heeft gedaan
Bedrag exclusief BTW
VerplichtHet totaalbedrag zonder BTW
BTW-percentage en bedrag
Verplicht21%, 9% of 'BTW verlegd'
Totaalbedrag inclusief BTW
VerplichtHet eindbedrag dat de klant moet betalen
Betalingstermijn
AanbevolenBijvoorbeeld '14 dagen na factuurdatum'
IBAN-nummer
AanbevolenUw bankrekeningnummer voor betaling
BTW Verlegd: Hoe werkt het voor aannemers?
BTW-verlegging is een regeling die specifiek veel voorkomt in de bouwsector. Wanneer u als onderaannemer werkzaamheden aan onroerend goed uitvoert voor een hoofdaannemer, verschuift de BTW-plicht naar uw opdrachtgever. U rekent dan 0% BTW en vermeldt op uw factuur: "BTW verlegd naar de afnemer op grond van artikel 12 lid 5 Wet op de Omzetbelasting".
Wanneer mag u BTW verleggen?
✅ Wel BTW verleggen bij:
- Bouwwerk voor een andere aannemer
- Onderhoud/reparatie voor een BTW-plichtige opdrachtgever
- Installatiewerk (loodgieter, elektricien) voor een aannemer
- Schilderwerk voor een woningcorporatie
❌ Géén BTW verleggen bij:
- Werkzaamheden voor een particulier
- Levering van alleen materialen (geen arbeid)
- Architecten- of advieswerkzaamheden
- Schoonmaakwerkzaamheden (niet aan het gebouw zelf)
BTW-tarieven voor aannemers in 2026
In de bouw heeft u te maken met twee BTW-tarieven. Het is cruciaal dat u het juiste tarief toepast om naheffingen te voorkomen.
| Situatie | BTW % | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Nieuwbouw | 21% | Complete woningbouw, uitbreiding |
| Materialen leveren | 21% | Tegels, hout, verf, isolatiemateriaal |
| Renovatie arbeid (woning > 2 jaar) | 9% | Schilderwerk, badkamer verbouwen (arbeidsdeel) |
| Isolatiewerkzaamheden | 9% | Vloer-, dak-, muurisolatie (arbeid + materiaal) |
| Onderaanneming | 0% (verlegd) | Werk voor hoofdaannemer |
Factuur Voorbeeld Aannemer
Zo ziet een correcte factuur eruit voor een aannemer.
Betaling binnen 14 dagen op IBAN: NL91 ABNA 0417 1643 00 t.n.v. Bouwbedrijf De Vries
Factuur Maken: Stap voor Stap
Volg deze 6 stappen voor een foutloze factuur.
Bedrijfsgegevens invullen
Vermeld uw bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en BTW-identificatienummer bovenaan de factuur.
Klantgegevens toevoegen
Voeg de volledige naam, adres en eventueel BTW-nummer van de klant toe.
Factuurnummer en datum
Gebruik een uniek, opeenvolgend factuurnummer en vermeld de factuurdatum.
Werkzaamheden omschrijven
Beschrijf de uitgevoerde werkzaamheden duidelijk: wat, waar, wanneer en hoeveel uren of eenheden.
BTW berekenen
Bereken het correcte BTW-bedrag (21% of 9% bij renovatie). Bij BTW-verlegging vermeldt u 'BTW verlegd'.
Betalingstermijn en bankgegevens
Vermeld de betalingstermijn (bijv. 14 of 30 dagen) en uw IBAN-nummer.
6 Veelgemaakte Fouten op Facturen
Voorkom deze valkuilen en bespaar uzelf naheffingen.
Geen factuurnummer
hoog risicoFactuur is ongeldig voor de Belastingdienst
BTW-nummer ontbreekt
hoog risicoKlant kan BTW niet terugvorderen
Geen specificatie van werkzaamheden
middel risicoDiscussie over wat is gefactureerd
9% BTW op materialen
hoog risicoNaheffing + boete van de Belastingdienst
BTW verlegd vergeten te vermelden
hoog risicoU draagt BTW af die u niet nodig had
Gaten in factuurnummering
middel risicoVerdachte administratie bij controle
Handmatig factureren vs. factuurprogramma
Veel aannemers maken hun facturen nog in Word, Excel of zelfs op papier. Hoewel dit in theorie kan, brengt het risico's met zich mee: vergeten verplichte velden, fouten in berekeningen, en geen overzicht van openstaande facturen.
Een factuurprogramma voor aannemers automatiseert de facturatie-eisen, genereert automatisch opeenvolgende factuurnummers, berekent BTW correct (inclusief verlegging), en houdt uw debiteuren bij. Bovendien koppelt moderne software uw facturen aan projecten, zodat u per klus inzicht heeft in uw omzet en kosten.
| Eigenschap | Word/Excel | Factuurprogramma |
|---|---|---|
| Automatische nummering | ❌ | ✅ |
| BTW-berekening | Handmatig | Automatisch |
| BTW-verlegging | Zelf bijhouden | Eén klik |
| Openstaande facturen | Geen overzicht | Dashboard |
| Herinneringen sturen | Handmatig mailen | Automatisch |
| Koppeling met projecten | ❌ | ✅ |
| Belastingdienst-proof | Risico op fouten | Gegarandeerd |
Bewaarplicht en administratie
Als aannemer bent u wettelijk verplicht uw facturen 7 jaar te bewaren. Bij transacties die betrekking hebben op onroerend goed geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Digitale opslag is toegestaan, mits de facturen ongewijzigd en leesbaar blijven. Een factuurprogramma slaat al uw facturen automatisch op in de cloud, zodat u altijd aan uw bewaarplicht voldoet.
Naast de bewaarplicht is het verstandig om bij elke factuur ook de bijbehorende offerte, werkbon en eventuele meerwerk-afspraken te archiveren. Zo heeft u bij een geschil altijd een compleet dossier. Met Vastlegg koppelt u deze documenten automatisch aan het project: van offerte tot factuur, alles op één plek.
Veelgestelde Vragen
Alles over factureren als aannemer.
Wat moet er op een factuur van een aannemer staan?
Op een factuur van een aannemer moeten minimaal staan: uw bedrijfsnaam en adres, KVK-nummer, BTW-nummer (of BTW-id), factuurnummer, factuurdatum, NAW-gegevens van de klant, omschrijving van de werkzaamheden, aantal uren of eenheden, bedrag exclusief BTW, BTW-percentage en BTW-bedrag, en het totaalbedrag inclusief BTW. Bij BTW-verlegging moet 'BTW verlegd' op de factuur staan.
Wanneer gebruik ik 'BTW verlegd' op een factuur?
BTW verlegging past u toe als u als onderaannemer werkt voor een hoofdaannemer. De BTW-plicht verschuift dan naar de opdrachtgever. U vermeldt 'BTW verlegd' op de factuur en rekent 0% BTW. De hoofdaannemer draagt de BTW af. Dit geldt bij bouw- en onderhoudswerkzaamheden aan onroerend goed.
Moet ik als ZZP aannemer een factuurnummer gebruiken?
Ja, een uniek en opeenvolgend factuurnummer is wettelijk verplicht. De Belastingdienst eist dat factuurnummers een doorlopende reeks vormen zonder gaten. Voorbeeld: 2026-001, 2026-002, etc. Een factuurprogramma genereert deze automatisch.
Welk BTW-tarief geldt voor aannemers?
Het standaard BTW-tarief voor aannemers is 21%. Voor renovatie en herstel van woningen ouder dan 2 jaar mag u op het arbeidsgedeelte het lage tarief van 9% toepassen. Materialen vallen altijd onder 21%. Bij nieuwbouw geldt altijd 21%.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren als aannemer?
U bent wettelijk verplicht uw facturen 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel inkoopfacturen als verkoopfacturen. Bij onroerend goed transacties is de bewaartermijn zelfs 10 jaar. Digitale opslag is toegestaan, mits de facturen ongewijzigd en leesbaar blijven.
Over deze pagina
Redactie & Content Team
Het Vastlegg redactieteam bestaat uit ervaren professionals in de bouwsector, administratie en Wkb-compliance. Samen zorgen we voor accurate, up-to-date informatie.
Bronnen: Belastingdienst.nl (factuureisen), KVK.nl (administratieplicht), Rijksoverheid.nl (BTW-tarieven bouw 2026).
Facturen maken als aannemer?
Vastlegg maakt automatisch correcte facturen met BTW-verlegging, koppelt ze aan uw projecten en houdt openstaande bedragen bij. 14 dagen gratis.