Offerte maken software vergelijken:
welk programma past bij jou?

Welke offerte maken software is het beste?

Kort antwoord: er is geen enkel offerteprogramma dat voor iedereen het beste is, het hangt af van je situatie. Wil je vooral snel offertes maken en factureren als zzp'er of klein bedrijf, dan zijn boekhoudpakketten als Moneybird, e-Boekhouden.nl of Jortt logisch. Werk je in de bouw en wil je met calculatie en winstmarge rekenen, een digitale handtekening op de online offerte en een offerte in 1 klik naar factuur, dan is Vastlegg gemaakt voor precies dat. Draait je werk om projecten en uren, kijk dan naar Simplicate of Gripp. En wil je puur mooie, interactieve voorstellen versturen, dan is Offorte daar sterk in.

Ons snelle oordeel: kies op basis van je grootste behoefte. Vraag jezelf af of je een calculatie nodig hebt (bouw), of je vooral boekhouding wilt (algemeen), of dat je projecten en teams beheert (groter bedrijf). In deze gids leggen we alle zeven naast elkaar in een eerlijke vergelijkingstabel, met daarna een sectie welk programma past bij wie. Prijzen noemen we als indicatie of als "vanaf", omdat tarieven per pakket verschillen en veranderen. Controleer het actuele tarief altijd bij de aanbieder zelf.

Vergelijkingstabel: 7 offerteprogramma's naast elkaar

Hieronder staan zeven bekende Nederlandse programma's waarmee je offertes kunt maken. We vergelijken ze op prijs (indicatief), voor wie ze bedoeld zijn, of de klant digitaal kan tekenen, of er een echte calculatie in zit, of je een offerte naar een factuur kunt omzetten en of je gratis kunt proberen. De tabel scrollt zijwaarts op een smal scherm.

De prijzen zijn indicatief en de functies zijn een samenvatting op hoofdlijnen. Programma's veranderen hun pakketten en tarieven regelmatig. Controleer altijd de actuele informatie op de website van de betreffende aanbieder voordat je een keuze maakt. Met "geen bouwcalculatie" bedoelen we dat het programma niet is gericht op posten per m2, staffels en winstmarge zoals in de bouw gebruikelijk is.

De programma's kort uitgelicht

Vastlegg (offerte software voor de bouw)

Vastlegg is offerte maken software voor zzp'ers en aannemers in de bouw. Het sterke punt is de calculatie: je bouwt een offerte op uit posten, rekent met een winstmarge en voegt waar nodig een stelpost (een geraamd bedrag dat je op de nacalculatie verrekent) of een aanbetaling toe. De klant zet met een digitale handtekening op de online offerte zijn akkoord eronder, en daarna zet je de offerte met 1 klik om naar een factuur. Vastlegg werkt op web, iOS en Android en is gebouwd rond de manier van werken in de bouw, inclusief Wkb. Je probeert alle functies 14 dagen gratis, daarna is het 14,99 euro per maand inclusief btw. Meer over de offertefuncties lees je op de pagina offerte software voor de bouw en over het rekenwerk op offerte calculatie software.

Moneybird

Moneybird is een populair boekhoud- en factureringspakket voor zzp'ers en mkb. Je maakt er nette offertes en de klant kan online akkoord geven, waarna je de offerte omzet naar een factuur. Het is prettig als je vooral je boekhouding en facturatie op orde wilt hebben en offertes daar een onderdeel van zijn. Voor bouwcalculatie met posten per m2 en winstmarge is het niet bedoeld.

e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl is een uitgebreid online boekhoudpakket waarmee je ook offertes en facturen verstuurt. Het is breed inzetbaar voor zzp'ers en mkb en staat bekend om een uitgebreide functieset tegen een scherpe prijs. Net als andere boekhoudpakketten mist het een echte bouwcalculatie, maar voor administratie plus offreren is het een solide keuze.

Jortt

Jortt richt zich op zzp'ers en kleine bedrijven die eenvoudig willen boekhouden, factureren en offreren. De kracht zit in de eenvoud en de automatisering van de administratie. Ook hier geldt: prima voor algemene offertes en facturen, niet gericht op bouwcalculatie.

Offorte

Offorte is gespecialiseerd in interactieve voorstellen en offertes. Je maakt visueel aantrekkelijke offertes die de klant online bekijkt en ondertekent. Handig voor bedrijven die veel voorstellen sturen en waarde hechten aan presentatie. Facturatie loopt vaak via een koppeling met een boekhoudpakket, en een bouwcalculatie zit er niet in.

Simplicate en Gripp

Simplicate en Gripp zijn bredere bedrijfssoftware voor grotere dienstverleners, bureaus en projectbedrijven. Ze combineren CRM, offertes, projecten, urenregistratie en facturatie in een pakket. Dat is krachtig als je met teams en projecten werkt, maar meestal zwaarder en duurder dan een zzp'er nodig heeft. De prijs is vaak op aanvraag. Voor puur snel een bouwofferte maken is het meer dan je nodig hebt.

Welk programma past bij wie?

In plaats van een winnaar aan te wijzen, is het eerlijker om te kijken naar jouw situatie. Hieronder drie veelvoorkomende profielen met een passend advies.

Waar let je op bij het kiezen van offerte software?

Kort antwoord: kijk verder dan de prijs en let op de functies die jij echt gebruikt. Deze punten helpen je bij het vergelijken van offerteprogramma's:

• Calculatie of niet. Werk je in de bouw, dan wil je posten per onderdeel, aantallen in m2 of uren, een winstmarge en eventueel een stelpost. Algemene pakketten missen dat vaak.
• Digitale handtekening. Kan de klant de offerte online ondertekenen, of geeft hij alleen akkoord met een klik? Een echte handtekening voelt voor veel klanten net wat serieuzer.
• Offerte naar factuur. Kun je een geaccepteerde offerte in 1 klik omzetten naar een factuur, zonder overtypen? Dat scheelt tijd en fouten.
• Mobiel werken. Werkt het programma in de browser en is er een app voor iOS en Android, zodat je ook onderweg een offerte maakt?
• Prijs en proefperiode. Kun je gratis proberen zonder creditcard, en weet je precies wat je daarna per maand betaalt?
• Aanbetaling en stelpost. Kun je een aanbetaling vragen of met een geraamd bedrag werken dat je later verrekent? In de bouw is dat vaak handig.

Wil je meer diepgang over de beste keuze per situatie, lees dan onze aparte pagina beste offerte software. Twijfel je vooral over het rekenwerk, dan helpt de pagina offerte calculatie software je verder.

Waarom Vastlegg voor de bouw?

De meeste offerteprogramma's in deze vergelijking zijn algemene tools: prima voor administratie, maar niet gebouwd rond de manier van werken in de bouw. Daar zit het verschil met Vastlegg. Waar een boekhoudpakket een offerte ziet als een net document, ziet Vastlegg een offerte als een calculatie. Je bouwt het werk op in posten, rekent met een winstmarge en houdt zo grip op je marge, ook bij een grotere klus.

Concreet betekent dat een paar dingen die je bij algemene pakketten niet vindt: een stelpost voor werk dat je nog niet exact kunt inschatten en later verrekent, een aanbetaling die je vooraf vraagt, en een digitale handtekening op de online offerte die de klant gewoon op zijn telefoon zet. Zegt de klant ja, dan gaat de offerte met 1 klik naar een factuur, inclusief alle posten en klantgegevens. Omdat Vastlegg op web, iOS en Android werkt, maak je een offerte net zo makkelijk op de bouwplaats als op kantoor.

Wil je zien hoe zo'n bouwofferte er in de praktijk uitziet, bekijk dan het factuur voorbeeld voor de bouw of onze pagina over het factuurprogramma voor de bouw, want offerte en factuur horen bij Vastlegg bij elkaar.

Offerte software vs. Word of Excel

Veel ondernemers beginnen met offertes in Word of Excel. Dat is begrijpelijk en voor een enkele offerte prima. Maar zodra je vaker offreert, merk je de nadelen: je typt prijzen steeds over, de opmaak verspringt en een verkeerde formule geeft zomaar een fout in de btw. Een offerte in Word of Excel stopt bovendien zodra de klant ja zegt, want je moet de gegevens opnieuw invoeren voor de factuur.

De conclusie: voor een enkele offerte volstaat een sjabloon, maar zodra offreren een vast onderdeel van je werk wordt, verdient offerte maken software zich terug in tijd en minder fouten. In de bouw geldt dat extra, omdat je daar met calculatie en marges werkt die je in een spreadsheet lastig netjes houdt.

Offerte software voor zzp: waar begin je?

Kort antwoord: begin als zzp'er met een tool die simpel is, betaalbaar blijft en met je meegroeit. Je hebt in het begin geen zwaar pakket met tientallen functies nodig. Belangrijker is dat je snel een nette offerte kunt maken, dat de klant makkelijk akkoord geeft en dat je de offerte daarna zonder gedoe omzet naar een factuur. Kies daarom een programma waarvan je de basisfuncties meteen begrijpt en waar je gratis mee kunt oefenen voordat je betaalt.

Voor een startende zzp'er in de bouw pakt dat vaak anders uit dan voor een freelancer achter een laptop. Als bouwer wil je namelijk vanaf dag een met posten en prijzen per onderdeel kunnen werken, want dat is hoe je een klus opbouwt. Een algemeen boekhoudpakket laat je een offerte typen, maar rekent niet met een winstmarge over je materiaal en uren. Vastlegg doet dat wel, en juist die calculatie voorkomt dat je jezelf misrekent op een offerte. Zeker in je eerste jaren, als elke opdracht telt, is dat het verschil tussen werken met of zonder marge.

Een praktische tip: leg vanaf het begin je vaste diensten en materialen vast in een calculatie catalogus. Dan hoef je die prijzen nooit meer op te zoeken. Bij een nieuwe offerte kies je de posten die je nodig hebt en de bedragen staan meteen goed. Pas je een keer je tarief aan, dan gebruikt de software dat nieuwe bedrag voortaan overal. Zo bouw je in een paar weken een eigen bibliotheek op waarmee elke volgende offerte sneller gaat dan de vorige.

Overstappen naar offerte software: hoe pak je dat aan?

Kort antwoord: begin klein en zet niet alles in een keer over. De handigste aanpak is om je eerstvolgende offerte gewoon in de nieuwe software te maken, in plaats van je hele administratie te migreren. Zo leer je het programma kennen op een echte klus, zonder risico. Bevalt het, dan maak je de volgende ook in de software, en voor je het weet werk je er standaard mee.

Gebruik de gratis proefperiode serieus. Maak in die veertien dagen een paar echte offertes, verstuur er minstens een naar een klant en test of het digitaal ondertekenen soepel gaat. Let daarbij op de dingen die jij vaak nodig hebt: kun je een aanbetaling toevoegen, werkt de btw verlegd zoals je wilt, en gaat het omzetten naar een factuur inderdaad in 1 klik? Een programma dat op papier goed lijkt, moet vooral in jouw dagelijkse praktijk kloppen.

Denk ook aan de overgang van offerte naar factuur. Het grootste tijdverlies bij losse tools zit in het overtypen van gegevens. Kies daarom bij voorkeur een programma waarin offerte en factuur bij elkaar horen, zoals bij Vastlegg, waar een geaccepteerde offerte met alle posten en klantgegevens automatisch een factuur wordt. Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook typefouten die je later bij de boekhouding weer moet rechttrekken.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een offerteprogramma

Bij het vergelijken van offerte maken software gaan mensen vaak op dezelfde punten de mist in. Deze vier fouten kun je makkelijk voorkomen.

• Alleen op prijs kiezen. Het goedkoopste programma is niet automatisch het beste. Als je door een gemis aan functies elke week een uur extra kwijt bent, ben je duurder uit dan met een programma dat een paar euro meer kost maar precies doet wat jij nodig hebt.
• Een te zwaar pakket nemen. Als zzp'er heb je zelden een pakket met CRM, projecten en urenregistratie nodig. Dat kost geld en tijd om in te richten. Kies iets dat past bij je huidige schaal, niet bij een bedrijf van vijftig man.
• De calculatie vergeten. Werk je in de bouw, dan is een offerte zonder calculatie een half product. Controleer of je met posten, aantallen en een winstmarge kunt rekenen, en of een stelpost mogelijk is.
• Niet testen op je telefoon. Veel offertes maak je onderweg of bij de klant. Test dus of de software echt fijn werkt op je telefoon en niet alleen op een grote laptop.

Neem de tijd om deze punten af te lopen voor je een keuze maakt. Een offerteprogramma gebruik je waarschijnlijk jarenlang, dus een paar dagen goed vergelijken verdient zich ruimschoots terug. Twijfel je tussen twee opties, laat dan je grootste dagelijkse taak de doorslag geven: dat is de functie die je het vaakst gebruikt en die dus het zwaarst moet wegen.

Veelgestelde vragen over offerte maken software