Factuurprogramma
voor Schilders
Op een factuur van een schilder staat meer dan een likje verf. Er zit voorbereiding in, binnen- of buitenwerk, materiaal en bijna altijd wat meerwerk. En de arbeid en de verf vallen vaak onder een verschillend btw-tarief. Met Vastlegg zet je dat per regel neer en klopt de btw onderaan vanzelf.
Zo pak je het aan
Factuurprogramma voor schilders: van schilderofferte naar eindafrekening
Neem de afgesproken omschrijvingen over zodat de klant de factuur naast de offerte kan leggen. Benoem aanvullingen zoals afzonderlijk afgesproken herstelwerk.
Een praktisch voorbeeld
Bij buitenschilderwerk is extra houtrotherstel goedgekeurd. Vermeld het herstel herkenbaar naast de oorspronkelijke opdracht.
Controleer de offerte, hoeveelheden en goedgekeurde aanvullingen.
Beoordeel het toepasselijke btw-tarief per regel.
Controleer eerdere deelbetalingen en de resterende afrekening.
Controleer vooraf: Ga niet automatisch uit van één btw-tarief voor iedere schilderklus; controleer de voorwaarden.
Waarom facturatie in een schildersbedrijf altijd achterloopt
Een schilder verkoopt geen verf, maar uren. En het gekke is: het grootste deel van die uren is de klant achteraf vergeten. Wat hij ziet is een strakke gevel of een gladde muur, en wat hij niet ziet zijn de twee dagen schuren, plamuren, ontvetten, afplakken en gronden die daaraan voorafgingen. Zet je dat allemaal onder één regel met de tekst schilderwerk, dan oogt je factuur duur en heeft niemand zicht op wat je werkelijk hebt gedaan.
Daar komt bij dat de rekenwerk kant lastiger is dan hij lijkt. De arbeid gaat vaak tegen een ander btw-tarief dan de materialen, je werkt per vierkante meter voor muren, per strekkende meter voor kozijnen en per uur voor het rare hoekje bij de trap, en dan komt er halverwege een stuk houtrot bij dat niemand had zien aankomen. In een spreadsheet moet je dat allemaal zelf bijhouden. Eén verkeerd tarief en de btw onderaan klopt niet meer.
Vastlegg is gebouwd op regels: per regel een aantal, een eenheid, een prijs en een btw-tarief. Daarmee past een schildersfactuur er precies in zoals je hem in je hoofd al heeft zitten.
Wat je met Vastlegg als schilder doet
Alleen functies die er echt in zitten, toegespitst op hoe schilderwerk wordt afgerekend.
Per m², per m¹ of per uur
Zet het aantal en je eenheidsprijs op de regel: 45 m² muur, 12 strekkende meter kozijn, of 3 uur nawerk. Het regeltotaal rolt eruit.
Voorbereiding zichtbaar maken
Schuren, plamuren, ontvetten en gronden als aparte regels. De klant ziet waar zijn uren zijn gebleven en gaat minder in discussie over de prijs.
Materiaal met eigen tarief
Verf, primer en plamuur als eigen regels met hun eigen btw-tarief, apart van je arbeid. De btw staat per tarief onderaan de factuur.
Binnenwerk en buitenwerk uit elkaar
Doe je in dezelfde week de kozijnen buiten en het trapgat binnen? Groepeer ze per onderdeel op de factuur, of maak er twee facturen van.
Btw verlegd als onderaannemer
Schilder je voor een aannemer, dan zet je de regels op 0% en vermeld je de verlegging. Meer over btw verlegd
Kleurcodes in de omschrijving
Zet RAL of NCS, het merk en het aantal liter in de regelomschrijving. Bij nawerk twee jaar later zoek je zo terug wat erop zat.
Het lage tarief op arbeid, het algemene tarief op de verf
Dit is de reden dat een schildersfactuur er anders uitziet dan die van bijna elke andere vakman. Bij het schilderen van een woning die ouder is dan twee jaar geldt het verlaagde btw-tarief op je arbeid, terwijl de verf en de materialen onder het algemene tarief blijven. Op één factuur staan dus twee tarieven naast elkaar, en de btw wordt per tarief apart berekend en onderaan gespecificeerd.
Precies daarom moet je arbeid en materiaal op aparte regels zetten, en niet als één post schilderwerk. Zodra ze op één hoop liggen kun je de tarieven niet meer splitsen en betaalt je klant te veel, of je te weinig af. Hieronder zie je wat het uitmaakt bij de klus uit het voorbeeld hierboven.
| Regel | Bedrag excl. | Tarief | Btw |
|---|---|---|---|
| Binnenschilderwerk, 45 m² maal € 30 | € 1.350,00 | 9% | € 121,50 |
| Voorwerk: schuren, plamuren, gronden | € 425,00 | 9% | € 38,25 |
| Lak wit RAL 9010, 8 liter | € 189,00 | 21% | € 39,69 |
| Totaal | € 1.964,00 | btw € 199,44 | € 2.163,44 incl. |
Had je alles op 21% gezet, dan was dezelfde klus op € 2.376,44 uitgekomen. Het scheelt je klant dus € 213,00, en dat is precies het soort verschil waarmee je een offerte wint van de schilder die er niet aan gedacht heeft. Vermeld het gerust in je offerte, want klanten vragen er toch naar.
Over deze informatie
Dit is algemene informatie over facturatie in een schildersbedrijf en geen fiscaal advies. Aan het verlaagde tarief zitten voorwaarden, onder meer over de leeftijd van de woning en over welk werk eronder valt. Controleer per klus bij de Belastingdienst of je boekhouder welk tarief je mag toepassen.
Buitenwerk, binnenwerk en het gat ertussen
Je jaar wordt verdeeld door de thermometer en de luchtvochtigheid. Buitenwerk vraagt droog weer en voldoende temperatuur, dus zodra het najaar inzet schuift het buitenwerk op en moet je het binnen zien te vullen: trappenhuizen, kozijnen aan de binnenkant, wanden. Wie die binnenklussen niet op tijd heeft ingepland staat in januari stil, en wie zijn buitenwerk te lang uitstelt schildert in november op een ondergrond die nooit meer goed droogt.
Voor je administratie betekent dat vooral één ding: offertes die maanden blijven liggen. Je neemt in september de gevel op, de klant twijfelt, en in maart wil hij het alsnog. Zorg dat je offerte terug te vinden is met de opgemeten meters, de kleurcodes en de afgesproken prijs erin, en zet er een geldigheidsdatum bij. Verfprijzen en uurtarieven staan niet stil, en je wilt in maart niet vastzitten aan wat je in september hebt opgeschreven.
Houtrot: het meerwerk dat je nooit zag aankomen
Je schuurt een raamdorpel en je schuurpapier zakt erin. Wat een dag lakwerk zou zijn wordt uitfrezen, uithakken, epoxy of een stuk hout inzetten, laten uitharden, plamuren en dan pas schilderen. Zo'n vondst kun je niet vooraf offreren, wan je ziet het pas als de oude laag eraf is. En juist daar sneuvelen de marges van schilders: het werk wordt gedaan, maar het komt nooit op de factuur.
De remedie is simpel maar vraagt discipline. Meld het houtrot dezelfde dag bij de klant, maak een foto en zet het meteen als aparte regel op de klus met een omschrijving die over twee maanden nog te volgen is. Niet regel toevoegen aan het eind van de rit, maar op het moment zelf, want een week later weet je niet meer of het nou anderhalf uur of vier uur was. Klanten accepteren meerwerk bijna altijd als ze het horen op de dag dat het gebeurt, en bijna nooit als het onderaan de eindfactuur verschijnt.
Noteer op de dag zelf
Uren en meerwerk vastleggen zolang je ernaast staat, niet op vrijdagavond uit je hoofd.
Omschrijf wat je deed
Raamdorpel uitgefreesd en hersteld leest beter dan diverse werkzaamheden.
Zet het tarief goed
Arbeid en materiaal apart, zodat de btw per tarief klopt.