Factuurprogramma
voor Hoveniers
Een factuur voor een hovenier is zelden één regel. Er zit plantmateriaal in, grond en bestrating, afvoer van snoeiafval en uw eigen uren, en niet alles valt onder hetzelfde btw-tarief. Met Vastlegg zet u die posten netjes onder elkaar, kiest u per regel het tarief en stuurt u de factuur nog dezelfde avond de deur uit.
Waarom facturatie in een hoveniersbedrijf zo rommelig wordt
Het probleem is bijna nooit de factuur zelf. Het probleem is dat u in maart, april en mei van zonsopgang tot zonsondergang in de tuin staat en dat het papierwerk zich ondertussen opstapelt op de passagiersstoel. In augustus is niemand thuis en in november moet het blad eruit. Uw werk komt in golven, en uw administratie krijgt daardoor vanzelf de laagste prioriteit.
Daar komt bij dat een hoveniersfactuur zelden simpel is. U schiet plantmateriaal voor, u huurt een minigraver of een versnipperaar, u voert grond en snoeiafval af, en daar bovenop komen uw uren. Een deel daarvan is materiaal dat u doorbelast, een deel is arbeid, en de klant wil weten waar zijn geld naartoe ging. Zet dat in een Word-document en u bent per factuur een kwartier kwijt aan optellen en narekenen.
En dan is er het weer. Twee dagen regen betekent dat het werk opschuift, dat de planning niet meer klopt met wat u daadwerkelijk hebt gedaan en dat u aan het eind van de week niet meer precies weet hoeveel uur er in welke tuin is gaan zitten. Wie zijn uren pas achteraf reconstrueert, factureert er structureel te weinig. Dat is geen kwestie van slordigheid, dat is gewoon hoe het geheugen werkt.
Vastlegg lost niet uw weer op, maar wel het stuk daarna: uren noteren op het moment zelf, regels netjes gespecificeerd, en een factuur die er professioneel uitziet zonder dat u er een avond voor hoeft te gaan zitten.
Wat u met Vastlegg als hovenier doet
Geen loze beloftes, gewoon het gereedschap dat u nodig hebt om uw tuinwerk gefactureerd te krijgen.
Materiaal en uren gespecificeerd
Zet beplanting, grond, bestrating, afvoer en arbeid als losse regels op de factuur. Elke regel heeft een aantal, een eenheidsprijs en een eigen btw-tarief. De klant ziet precies waar hij voor betaalt.
Uren bijhouden per tuin
Noteer uw uren bij de klant in plaats van drie dagen later thuis. Bij het maken van de factuur staan ze er al, met het juiste uurtarief.
Offerte voor tuinaanleg
Maak een gespecificeerde offerte voor een complete tuin en zet die na akkoord om in een factuur. Wat u hebt afgesproken staat dan letterlijk op de rekening.
Btw per regel
Kies per factuurregel 21%, 9% of 0%. Handig als een levering onder een ander tarief valt dan uw arbeid, of als u btw verlegt naar een aannemer.
Uw eigen huisstijl
Uw logo, uw bedrijfsnaam, uw gegevens. De factuur gaat als nette PDF de deur uit en de nummering loopt automatisch door, dus geen dubbele nummers meer.
In de bus of aan de keukentafel
Vastlegg werkt in de browser en op iOS en Android. Wat u onderweg invoert staat thuis gewoon op uw scherm.
Uw omzet komt in golven, uw kosten niet
Het hoveniersjaar heeft een eigen ritme, en dat ritme staat haaks op een gelijkmatige cashflow. Hieronder een beeld dat de meeste hoveniers zullen herkennen, met per periode wat het voor uw facturatie betekent.
| Periode | Werk in de tuin | Wat dat met uw facturen doet |
|---|---|---|
| Maart tot juni | Aanleg, beplanting, bestrating, eerste snoeironde | Veel materiaal voorgeschoten, grote facturen, en juist geen tijd om ze te maken |
| Juli en augustus | Onderhoud, maaien, hagen knippen, klanten op vakantie | Rustiger, hét moment om achterstallige facturen weg te werken |
| September tot november | Plantseizoen, blad ruimen, winterklaar maken | Tweede piek, veel kleine klussen die makkelijk vergeten worden |
| December tot februari | Snoeiwerk, weinig aanleg, veel weerverlet | Weinig omzet, terwijl bus, verzekering en gereedschap gewoon doorlopen |
Dat lege gat in de winter is precies waarom zoveel hoveniers naar onderhoudscontracten zijn gegaan. U spreekt een jaarbedrag af voor een vast aantal bezoeken en factureert dat in twaalf gelijke maandtermijnen, terwijl het werk zich concentreert tussen maart en oktober. De klant weet waar hij aan toe is en u hebt ook in januari inkomsten.
In Vastlegg legt u dat vast in een offerte: het jaarbedrag, het aantal bezoeken en wat er wel en niet onder valt. Daarna factureert u elke maand dezelfde termijn. Omdat uw eerdere facturen bewaard blijven, maakt u de volgende termijn op basis van de vorige en loopt de nummering automatisch door. Meerwerk buiten het contract, bijvoorbeeld een boom die na een storm eruit moet, zet u er als aparte regel bij zodat de klant het verschil ziet.
Negen procent of eenentwintig? De vraag die elke hovenier krijgt
Klanten hebben het gehoord van hun schilder: bij een woning ouder dan twee jaar mag het lage btw-tarief op de arbeid. Dus vragen ze het u ook, terwijl u met de kruiwagen door de voortuin loopt. Het eerlijke antwoord is nee. Dat verlaagde tarief voor werk aan woningen ouder dan twee jaar is bedoeld voor schilder- en stukadoorwerk, en tuinaanleg of groenonderhoud valt daar niet onder. Uw arbeid als hovenier gaat gewoon tegen het algemene tarief.
Voor wat u levert kan het anders liggen dan voor wat u doet. Bij sommige leveringen geldt een ander tarief dan bij arbeid, en die indeling is de afgelopen jaren meer dan eens onderwerp van discussie geweest in Den Haag. Wij noemen daarom geen percentage per productgroep: vraag dat na bij de Belastingdienst of uw boekhouder, en houd het bij de actuele stand.
Waar wij wel voor zorgen is dat de software u niet in de weg zit zodra het antwoord duidelijk is. In Vastlegg stelt u het btw-tarief per factuurregel in: 21%, 9% of 0%. Op één factuur kunnen dus verschillende tarieven staan, elk over hun eigen bedrag, met de btw keurig per tarief onderaan gespecificeerd. Werkt u als onderaannemer voor een aannemer en moet de btw verlegd worden, dan zet u die regels op 0%.
Over deze informatie
Dit is algemene informatie over facturatie in een hoveniersbedrijf en geen fiscaal advies. Welk btw-tarief in uw situatie geldt, hangt af van wat u precies levert en aan wie. Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of uw eigen adviseur.
Van tuinbezoek naar betaalde factuur
Zo ziet een klus er in de praktijk uit, van het eerste bezoek tot het moment dat het geld binnen is.
U kijkt de tuin op en maakt de offerte
Beplanting, grondwerk, bestrating, afvoer en uw geschatte uren als aparte regels. De klant ziet het totaal en de opbouw, en weet dus waar het geld heen gaat.
Bij akkoord gaat u aan de slag en noteert u uw uren
Elke dag dat u in die tuin staat, boekt u de uren erop. Loopt het door de regen twee dagen uit, dan ziet u dat meteen terug in de urenstaat in plaats van pas op de factuur.
Meerwerk zet u er direct bij
Onverwacht puin onder de oude border, een extra vracht grond, een boomstronk die eruit moet. Voeg de regel toe zolang het vers is, want over drie weken bent u het kwijt.
U zet de offerte om in een factuur en verstuurt de PDF
De regels staan er al, u past de werkelijke uren aan, controleert de btw per regel en stuurt hem weg. Het factuurnummer krijgt u er automatisch bij.