Zo pak je het aan
Gratis factuurprogramma proberen: wat test je vóór je kiest?
Maak onderscheid tussen blijvend gratis software en een gratis proefperiode. Vastlegg kun je 14 dagen proberen; controleer het actuele abonnement op de prijspagina.
Een praktisch voorbeeld
Maak eerst een concept met je eigen logo en een voorbeeldopdracht, zonder het als echte factuur naar een klant te sturen.
Controleer de bedrijfsgegevens en het uiterlijk van de PDF.
Test de relevante factuurregels en betaalvoorwaarden.
Beoordeel of de complete werkwijze past voordat je een abonnement kiest.
Controleer vooraf: Een concept testen hoeft niet te betekenen dat je een definitieve factuur verstuurt.
Is er een echt gratis factuurprogramma?
Kort antwoord: ja, op drie manieren. Een factuur in Excel of Word is volledig gratis, maar je typt alles zelf en houdt zelf de nummering bij. Veel online factuurprogramma's hebben een gratis versie met een maximum aantal facturen per maand of met een watermerk. En de meeste betaalde programma's, ook Vastlegg, zijn een proefperiode lang gratis. Welke optie verstandig is hangt af van hoeveel facturen je per maand maakt en of je ook offertes, uren of btw verlegd nodig hebt.
Wat er wettelijk op elke factuur moet staan
Gratis of betaald, de Belastingdienst stelt dezelfde eisen. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw niet aftrekken en krijg je de factuur terug.
- • Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer
- • Naam en adres van de klant
- • Factuurdatum en een opeenvolgend, uniek factuurnummer
- • Datum van levering of van de dienst
- • Omschrijving en hoeveelheid van wat je hebt geleverd
- • Bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- • Bij btw verlegd: de tekst "btw verlegd" en het btw-nummer van de klant
Gratis factuur maken in vijf stappen
- Download het gratis factuurvoorbeeld of open een leeg Excel- of Word-bestand.
- Vul je eigen gegevens in en bewaar het bestand als sjabloon, zodat je dat niet elke keer opnieuw doet.
- Houd een apart lijstje bij met factuurnummers: de nummering moet doorlopen, ook over jaargrenzen heen.
- Reken de btw uit per regel (9% of 21%, of verlegd in de bouw) en controleer het totaal.
- Sla de factuur op als pdf, verstuur hem en bewaar het bestand zeven jaar.
Vanaf een handvol facturen per maand kost stap 3 en 4 meer tijd dan een programma kost. Daarover gaat het rekenvoorbeeld verderop.
Gratis Factuurprogramma's Vergeleken
Niet alle gratis opties zijn gelijk. Bekijk wat je krijgt en wat je mist.
| Functie | 📄Excel/WordGratis | 🆓Gratis AppsGratis | Vastlegg14d gratis |
|---|---|---|---|
| Professionele lay-out | |||
| Automatische nummering | |||
| BTW automatisch berekend | |||
| Betalingsherinnering versturen | |||
| Factuur in één klik uit de offerte | |||
| BTW verlegd (bouw) | |||
| Urenregistratie | |||
| Mobiele app | Beperkt | ||
| Klantenservice | E-mail en WhatsApp |
Welk Gratis Factuurprogramma Past bij Je?
Excel/Word Templates
Download een gratis factuurprogramma Excel template en vul handmatig alle gegevens in. Volledig gratis, maar arbeidsintensief.
Geschikt voor: 1-2 facturen per maand
Gratis Online Apps
Er zijn diverse gratis factuurprogramma's online. Let op: vaak beperkt in aantal facturen of met advertenties.
Geschikt voor: Startende ZZP'ers
Vastlegg (14 dagen gratis)
Test 14 dagen gratis alle functies. Daarna €14,99/maand. InclusiefBTW verlegden urenregistratie.
Wanneer is gratis factureren genoeg?
Niet iedereen heeft een factuurprogramma nodig. Drie situaties, drie eerlijke adviezen.
Een paar facturen per jaar
Je werkt in loondienst en factureert af en toe een bijklus, of je hebt één vaste opdrachtgever. Een Word- of Excelsjabloon met een nummerlijstje volstaat. Let alleen op de verplichte gegevens en de bewaarplicht van zeven jaar.
Twee tot vijf facturen per maand
Gratis kan nog, maar je merkt de nadelen: je zoekt naar het laatste factuurnummer, je kopieert klantgegevens en je weet niet meer wie er al betaald heeft. Een gratis versie van een programma of een proefperiode laat je voelen wat het scheelt.
Offertes, uren of btw verlegd
Maak je eerst een offerte en daarna de factuur, schrijf je uren die op de factuur moeten, of werk je in de bouw met btw verlegd en een G-rekening? Dan typ je met gratis alles twee keer en gaan de fouten juist in de btw zitten. Daar is een programma van 14,99 per maand goedkoper dan één verkeerde factuur.
Wanneer Loont een Betaald Factuurprogramma?
Gratis is fijn, maar soms kost het je juist geld. Doe de test.
Rekenvoorbeeld: Tijd vs Geld
Met Excel (gratis)
- • 15 min per factuur maken
- • 10 facturen per maand = 2,5 uur
- • Je uurtarief: €60
- = €150 "gratis" factureren kost
Met Vastlegg (€14,99/mnd)
- • 2 min per factuur maken
- • 10 facturen per maand = 20 min
- • Kosten software: €14,99
- = €50 totale kosten (€100 bespaard!)