Waarom een Excel Factuur Maken je uiteindelijk geld kost.
Vrijwel elke ZZP'er in de bouw begint ermee: factureren in Excel of Word. Het lijk 'gratis'. Totda je per ongeluk een cel overschrijft en 21% BTW vergeet in rekening te brengen.
| Omschrijving | Uren | Tarief | Totaal |
|---|---|---|---|
| Stucwerk woonkamer | 24 | € 45,00 | € 1.080,00 |
| Materiaal (Gips etc.) | 1 | € 340,00 | € 34,00 Formule kapot! Cel =B3*C3 werd per ongeluk =B3+C3 |
Zo pak je het aan
Van een Excel-factuur naar een gecontroleerde factuuradministratie
Excel biedt vrijheid, maar je moet zelf wijzigingen, nummers en betaalstatussen bijhouden. Test een overstap met één herkenbare opdracht.
Een praktisch voorbeeld
Je gebruikt al een eigen nummerreeks. Controleer eerst hoe de volgende definitieve factuur daarop aansluit.
Bewaar je bestaande administratie en noteer het laatst gebruikte definitieve nummer.
Stel bedrijfsgegevens en nummering zorgvuldig in.
Vergelijk een concept en PDF met je huidige factuur voordat je echt verstuurt.
Controleer vooraf: Import en automatische overname van een willekeurig Excel-sjabloon zijn niet hetzelfde als gegevens zelf invoeren.
Geschreven door het Vastlegg Team
Experts in bouwadministratie en Wkb-software voor ZZP'ers. Laatst bijgewerkt: oktober 2026
De Illusie van de 'Gratis' Excel Factuur
Als startende aannemer, schilder of installateur is het logisch: je wilt de kosten laag houden. Je opent Excel (of Google Sheets), zoekt naar een gratis excel factuur maken template, vult je logo in en je bent klaar om te factureren.
Echter, wat je bespaart op abonnementskosten, betaalt je ruimschoots terug in tijdverlies, administratieve stress en helaas: domme rekenfouten.
De 4 Grote Nadelen van Factureren in Excel
1Kapotgeslagen Formules & Rekenfouten
Excel is een rekenwonder, mits je er goed mee omgaat. Eén keer per ongeluk een cel overschrijven waar de =SOM() formule in stond, en je factuurtotaal klopt niet meer. In theorie kun je een cel beveiligen, maar in de hectiek van het ondernemerschap 's avonds aan de keukentafel, gaat dit verrassend vaak mis. Gevolg: je factureert te weinig, of de klant klaagt dat de BTW berekening niet klopt.
2Geen Overzicht in Betaalstatussen
Heeft familie Jansen factuur 2026-034 al betaald? In Excel moet je hiervoor handmatig een tweede tabblad of document bijhouden ("Mijn Debiteuren"). Dit is dubbel werk. Je moet je bankrekening openen, bedragen matchen met factuurnummers, en handmatig cellen groen markeren in Excel. Met professionele factuursoftware voor de bouw zoals Vastlegg, log je in en zie je direct een dashboard met "Te laat", "Concept" en "Betaald".
3Factuurnummers Lopen Vast
De Belastingdienst eist een aaneengesloten chronologische nummering (bijv. 2026-001, 2026-002, etc.). Bij een Excel factuur moet je dit handmatig onthouden en intypen via 'Save As'. Wat gebeurt er als je per ongeluk een nummer overslaat? Of twee facturen hetzelfde nummer geeft? Dat is een rode vlag voor de fiscus en geeft een rommelige administratie. Specifieke software automatiseert dit 100%.
4Geen iDEAL Betaallink voor de Klant
Je stuurt een PDF-factuur die je uit Excel heeft geëxporteerd. De klant moet inloggen op zijn bank, je IBAN overnemen (kans op typefouten), het bedrag invullen en het factuurnummer in de omschrijving zetten. Dat kost hem moeite, waardoor de factuur vaak blijft liggen. Software voegt automatisch een iDEAL-betaalknop toe. De klant klikt, betaalt en je systeem matcht direct de betaling. Makkelijker kan niet.
Hoe moet je wél factureren in de Bouw?
Als bouwondernemer (ZZP of MKB) verkoop je geen doosjes. Je verkoopt uren (arbeid) gecombineerd met wisselende materiaalkosten. Dit vereist facturatiesoftware die snapt dat je verschillende uurtarieven of projecten hanteert. Wil je eerst weten wat er te kiezen valt, bekijk dan onze vergelijking van factuurprogramma's op prijs en functies, of begin bij het overzicht van factuurprogramma's.
In de Vastlegg app (zowel via Web als via de mobiele applicatie iOS/Android) is dit de workflow:
Stap 1: Je hebt al een calculatie of offerte in het systeem staan die online is goedgekeurd door de klant.
Stap 2: Zodra de klus (of de termijn) klaar is, klik je op de knop 'Zet om naar Factuur'.
Stap 3: Vastlegg haalt alle gegevens, afspraken, en aangenomen sommen direct over. Inclusief correcte BTW regels (bijv. 9% regel voor schilders of 0% verlegd).
Stap 4: Met één klik is de factuur bij de klant, voorzien van iDEAL integratie en in je prachtige huisstijl. Met de Wet Kwaliteitsborging in het achterhoofd kun je zelfs direct een opleverrapport meesturen.
Klaar met de rompslomp?
Natuurlijk, als je 2 facturen per jaar stuurt, blijf de excel factuur maken. Je verliest dan niet teveel tijd. Heb je meer dan 2 facturen per maand en wil je je bedrijf serieus en professioneel aanpakken? Start dan vandaag met echte factuursoftware voor de bouw. Je zult zichzelf dankbaar zijn.