Bewaartermijn administratie: 7 of 10 jaar, en wanneer de klok begint
Elke ondernemer kent de zeven jaar, maar de details zijn minder bekend: voor onroerende zaken is het tien jaar, de termijn begint pas als een stuk niet meer actueel is, digitaal bewaren mag onder voorwaarden, en de plicht loopt door nadat je bent gestopt. Hier staan de regels van de Belastingdienst per soort gegeven, met een tabel die je op de muur van je kantoor kunt hangen.
Snel Antwoord
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
De basisgegevens van je administratie moet je zeven jaar bewaren: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie. Gegevens over onroerende zaken bewaar je tien jaar, net als gegevens onder de Unieregeling of invoerregeling voor e-commerce. De termijn begint als een gegeven zijn actuele waarde voor de administratie verliest, meestal na afloop van het boekjaar. Digitaal bewaren mag als de gegevens leesbaar en controleerbaar blijven; over andere gegevens dan de basisgegevens kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken.
Bron: Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren; Algemene wet inzake rijksbelastingen artikel 52
Wat de wet vraagt: administratieplicht en bewaarplicht
Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht iedere ondernemer een administratie te voeren waaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen en de voor de belastingheffing van belang zijnde gegevens duidelijk blijken, en die administratie zeven jaar te bewaren. De Belastingdienst noemt dat de fiscale bewaarplicht. Die geldt voor eenmanszaken, vof's, bv's en stichtingen met een onderneming, en voor iedereen die btw-ondernemer is, dus ook de zzp'er met een paar facturen per jaar.
Zeven of tien jaar: de tabel per soort gegeven
| Gegeven | Bewaartermijn | Toelichting |
|---|---|---|
| Grootboek (alle boekingen) | 7 jaar | Basisgegeven, altijd |
| Debiteuren- en crediteurenadministratie | 7 jaar | Basisgegeven |
| Verkoopfacturen en inkoopfacturen | 7 jaar | Basisgegeven; ook e-facturen en bonnen |
| Voorraadadministratie | 7 jaar | Basisgegeven; materiaalvoorraad bij bouwbedrijven |
| Loonadministratie (loonstaten, loonaangiften, kopie id) | 7 jaar | Basisgegeven; loonbelastingverklaringen 5 jaar na einde dienstverband |
| Facturen en gegevens over onroerende zaken | 10 jaar | Btw-herzieningstermijn van 9 jaar na het jaar van ingebruikname |
| Gegevens onder de Unieregeling of invoerregeling (OSS) | 10 jaar | E-commerce binnen de EU |
| Rittenregistratie en kilometeradministratie | 7 jaar | Met tankbonnen, onderhoudsfacturen en apk-rapporten |
| Bankafschriften | 7 jaar | Onderdeel van de financiële administratie |
| Offertes, contracten, correspondentie | 7 jaar na verlies actuele waarde | Contract loopt eerst uit, dan begint de termijn; kortere termijn afspreekbaar voor niet-basisgegevens |
| Urenregistratie (urencriterium zelfstandigenaftrek) | 7 jaar | Bewijs voor het urencriterium van 1.225 uur |
| Wkb-dossier en consumentendossier | Geen fiscale termijn | Bewaar zolang je aansprakelijk kunt zijn; zie de Wkb-pagina |
Bron: Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren; Algemene wet inzake rijksbelastingen artikel 52. De termijn voor loonbelastingverklaringen en de urenregistratie volgt uit de loon- en inkomstenbelasting.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Dit is de regel die de meeste ondernemers verrast: de zeven jaar beginnen niet op de datum van het stuk, maar op het moment dat het stuk zijn actuele waarde voor de administratie verliest. Zolang een gegeven nog gebruikt wordt, hoort het bij de lopende administratie en telt de bewaartermijn nog niet.
- 2026 tot 2030Lopend contract
Het contract heeft actuele waarde: het hoort bij de administratie, de bewaartermijn loopt nog niet.
- 31 dec 2030Contract eindigt
Het stuk verliest zijn actuele waarde. Nu begint de termijn van zeven jaar.
- 2031 tot 2037Bewaartermijn
Zeven jaar bewaren, dus tot en met 31 december 2037.
- 2038Mag weg
Tenzij er een lopende procedure of controle is.
Voor de meeste dagelijkse stukken (facturen, bonnen, bankafschriften) is de praktische regel: zeven jaar na afloop van het boekjaar. Alles uit 2026 bewaar je dus tot en met 31 december 2033. Een pand dat je in 2026 in gebruik neemt: tot en met 2036.
Digitaal bewaren, scannen en conversie
De Belastingdienst stelt geen eisen aan de vorm, wel aan de bruikbaarheid: de gegevens moeten binnen een redelijke termijn leesbaar en controleerbaar zijn, en je moet de echtheid en de samenhang kunnen aantonen. Dat betekent in de praktijk:
- Digitale stukken digitaal bewaren. Een e-factuur of een pdf bewaar je als bestand, inclusief de gegevens die de echtheid aantonen (bijvoorbeeld de e-mail waarmee hij binnenkwam of het UBL-bestand).
- Papier scannen mag (conversie). De scan moet volledig en juist zijn en alle gegevens bevatten; daarna mag het origineel weg. Uitzondering: stukken waarvan het origineel eigen bewijswaarde heeft, zoals notariële akten, douanedocumenten en stukken met een fysieke handtekening die je later nodig kunt hebben.
- Boekhoudsoftware. Bij overstap naar een ander pakket moet je de gegevens uit het oude pakket toegankelijk houden: een volledige export (grootboek, facturen, bijlagen) of een leesabonnement op het oude pakket, zeven jaar lang.
- Back-up. Geen wettelijke eis, wel je enige verdediging tegen een kapotte laptop. Twee kopieën op verschillende plekken is de minimumnorm.
Foto's, apps en de bewaarplicht
Bewijsfoto's van werk, getekende werkbonnen in een app en digitale handtekeningen onder offertes zijn administratie zodra ze een factuur of een fiscale post onderbouwen. Ze moeten dus even lang bewaard blijven als de factuur zelf. Controleer of je app een export biedt; een abonnement opzeggen zonder export is hetzelfde als een ordner in de container gooien.
Bewaarplicht na het stoppen van je bedrijf
Stop je met je onderneming, dan stopt de bewaarplicht niet. De administratie van de laatste zeven jaar (tien voor onroerende zaken) moet beschikbaar blijven, want de Belastingdienst kan tot vijf jaar na een belastingjaar navorderen en bij buitenlandse inkomsten tot twaalf jaar. Regel bij het staken dus drie dingen: een volledige export uit je boekhoud- en facturatiesoftware, een bewaarplek met back-up, en een afspraak wie erbij kan als je zelf niet bereikbaar bent. Bij een bv geldt hetzelfde na ontbinding; de vereffenaar wijst een bewaarder aan.
Wat er gebeurt als je niet bewaart
- Omkering van de bewijslast. Zonder deugdelijke administratie mag de inspecteur de omzet en winst schatten; jij moet dan bewijzen dat de schatting te hoog is. In de praktijk verlies je die discussie meestal.
- Btw-aftrek geweigerd. Ontbreken inkoopfacturen, dan vervalt het recht op aftrek van de btw erop.
- Bijtelling en kilometeraftrek. Zonder rittenregistratie geldt de bijtelling over het hele jaar en vervalt de aftrek per zakelijke kilometer.
- Boetes. Verzuim- en vergrijpboetes bij opzet of grove schuld, en in ernstige gevallen strafrechtelijke vervolging.
Praktisch: zo richt je het in voor zeven jaar
- Eén plek voor alle documenten per klant en per project: offerte, opdracht, werkbonnen, meerwerk, foto's, factuur, betaling.
- Elke maand een export van facturen en boekingen naar een eigen map (cloud plus lokale kopie).
- Rittenregistratie en urenregistratie in hetzelfde systeem, met jaarlijkse export.
- Een map "pand" met alles over onroerende zaken, apart, tien jaar.
- Bij stoppen of overstappen: eerst de volledige export, dan pas opzeggen.
In Vastlegg staan offertes, facturen, werkbonnen, meerwerk, foto's en ritten per project bij elkaar en exporteer je een dossier als pdf of zip; zie projectbeheer en facturatie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
De basisgegevens van je administratie bewaar je zeven jaar: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie. Gegevens over onroerende zaken (bedrijfspand, verbouwing) bewaar je tien jaar vanwege de btw-herzieningstermijn. Voor andere gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere termijn.
Wanneer begint de bewaartermijn van zeven jaar?
Niet bij het opstellen van het stuk, maar op het moment dat het zijn actuele waarde voor de administratie verliest. Een contract dat vijf jaar loopt, hoort die vijf jaar bij de lopende administratie en moet daarna nog zeven jaar bewaard blijven. Een factuur uit maart 2026 verliest zijn actuele waarde als het boekjaar is afgesloten; in de praktijk reken je zeven jaar na afloop van het boekjaar, dus tot en met 2033.
Moet ik facturen op papier bewaren of mag het digitaal?
Digitaal mag, ook voor papieren facturen die je scant, zolang de gegevens zeven jaar leesbaar en controleerbaar blijven en je de echtheid kunt aantonen. Zet je papieren stukken om naar digitaal (conversie), dan moet de conversie juist en volledig zijn en mag je het origineel daarna in principe weggooien, behalve bij stukken waarvan het origineel zelf bewijswaarde heeft, zoals een notariële akte of een douanedocument. Andersom mag ook: digitale facturen printen en bewaren.
Hoe lang moet ik mijn rittenregistratie bewaren?
Zeven jaar, als onderdeel van je administratie. De Belastingdienst kan tot vijf jaar na het belastingjaar navorderen en vraagt dan naar de rittenregistratie van dat jaar, inclusief de tankbonnen, onderhoudsfacturen en apk-rapporten waarmee de kilometerstanden worden gecontroleerd.
Moet ik mijn administratie bewaren als ik stop met mijn bedrijf?
Ja. De bewaarplicht loopt door na het staken van de onderneming: de gegevens van de laatste zeven jaar (tien voor onroerende zaken) moeten beschikbaar blijven. Regel bij het stoppen dus wie de administratie bewaart en waar, en bewaar ook de toegang tot je boekhoudsoftware of een volledige export.
Wat gebeurt er als ik mijn administratie niet bewaar?
Dan voldoe je niet aan de administratieplicht van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. De Belastingdienst kan de winst of omzet dan schatten en de bewijslast omkeren: jij moet aantonen dat de schatting onjuist is. Daarnaast kan de inspecteur boetes opleggen, en bij btw kan de aftrek worden geweigerd als de inkoopfacturen ontbreken.
Geldt de bewaarplicht ook voor e-mails, agenda's en WhatsApp?
Alles wat van belang is voor de belastingheffing hoort bij de administratie, ongeacht de vorm. Een e-mail waarin een klant een offerte accepteert, een agenda die je gebruikt om zakelijke ritten te onderbouwen, of een WhatsApp-bericht met een meerwerkafspraak: bewaar ze zeven jaar op een plek waar je ze kunt terugvinden. Privécorrespondentie hoeft niet.
Kan ik een kortere bewaartermijn afspreken?
Voor de basisgegevens niet. Voor overige gegevens, zoals kladlijsten, offertes die niet tot een opdracht leidden of interne rapporten, kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere termijn en over de vorm en detaillering. Leg zo'n afspraak schriftelijk vast.
Over deze pagina
Redactie & Content Team
De redactie van Vastlegg schrijft over administratie, facturatie en de Wkb voor ZZP'ers in de bouw. We controleren onze artikelen aan de hand van de bron zelf, zoals de Belastingdienst en de officiële Wkb-regelgeving.
Bronnen: Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar; Belastingdienst, Hoelang moet u gegevens bewaren; Belastingdienst, Hoe bewaart u uw administratie; Belastingdienst, Uw facturen bewaren; Belastingdienst, brochure Geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht; Algemene wet inzake rijksbelastingen artikel 52 (administratieplicht en bewaarplicht); Wet op de omzetbelasting 1968 en Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting (herzieningstermijn onroerende zaken). Gecontroleerd op 20 september 2026.
Zeven jaar terugvinden begint bij één plek
Offertes, facturen, werkbonnen, meerwerk, foto's en ritten staan in Vastlegg per klant en per project bij elkaar, met datum. Exporteer wat je nodig hebt als pdf of zip en je bewaarplicht is een download in plaats van een zoektocht. 14 dagen gratis.