Rittenregistratie Formulier (gratis Excel & PDF)

Rittenregistratie formulier, Excel of boekje: wat werkt het best?

Er zijn grofweg drie manieren om je ritten bij te houden. Je kunt een papieren rittenregistratie boekje kopen, je kunt zelf een rittenregistratie formulier in Excel maken, of je laat een app het werk doen. Alle drie kunnen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, maar in de praktijk lopen de resultaten flink uiteen. Hieronder leggen we per methode uit wat de voor- en nadelen zijn, zoda je een keuze maakt die bij je situatie past.

Het papieren rittenregistratie boekje

Een rittenregistratie boekje of boekje voor in het dashboardkastje is de klassieke oplossing. Het werkt zonder stroom, je hebt het altijd bij de hand en je vult het meteen in de auto in. Het nadeel is dat het snel misgaat. Je vergeet een rit, je handschrift wordt onleesbaar, of je telt de kilometers verkeerd op. Bij een controle valt dat op, want dan sluit de kilometerstand niet meer aan. Een gaatje in de administratie kan er al voor zorgen dat de hele registratie als niet-sluitend wordt gezien. Voor wie weinig rijdt kan een boekje prima werken, maar je moet echt discipline hebben om elke rit direct te noteren.

Zelf een rittenregistratie in Excel maken

Een rittenregistratie in Excel is een stap vooruit ten opzichte van papier. Je maakt kolommen aan voor datum, begin- en eind kilometerstand, aantal km, van- en naar-adres, doel en zakelijk of privé. Het grote voordeel is dat Excel het rekenwerk voor je doet. Met de formule die de eindstand min de beginstand neemt, verschijnt het aantal kilometers automatisch. Zo maak je geen rekenfouten meer. Onze gratis rittenregistratie Excel download geef je een template waarin dit al is ingesteld, zoda je niet zelf hoeft te knutselen met formules. Het nadeel blijft dat je de ritten nog steeds met de hand moet invoeren. Vergeet je dat een paar dagen, dan moet je alsnog achteraf reconstrueren welke ritten je reed, en dat is precies waar gaten ontstaan.

Wil je toch met Excel werken, houd dan een paar dingen aan. Vul elke rit dezelfde dag in. Rond kilometerstanden niet af, maar noteer ze exact zoals ze op de teller staan. Zet privéritten er ook in, want anders klopt de doorlopende kilometerstand niet. En bewaar het bestand op meerdere plekken, want een verloren Excel-bestand betekent een verloren administratie. Een correct ingevuld rittenregistratie formulier in Excel wordt door de Belastingdienst geaccepteerd, mits het sluitend is.

Waarom een app het formulier verslaat

De grootste zwakte van zowel een boekje als een Excel-formulier is dat je het zelf moet bijhouden. Mensen vergeten dingen, en juist daar keurt de Belastingdienst een registratie op af. Rittenregistratie voor Android helpt je daarbij: automatische detectie legt ritten vast, waarna je de categorie en kilometerstanden controleert. Vul ontbrekende ritten aan zodat je administratie compleet blijft.

Je kunt je rittenoverzicht delen met je boekhouder. Controleer de gegevens voordat je exporteert. Handmatige ritten en Excel-export zijn gratis; onbeperkte automatische detectie en PDF-export horen bij Premium.

Belastingdienst-proof: waar het echt om draait

Wat je ook kiest, je rittenregistratie moet sluitend zijn. Dat betekent dat de kilometerstand aan het begin van het jaar plus alle geregistreerde ritten precies uitkomt op de stand aan het eind van het jaar. Elke rit, zakelijk of privé, hoort erin. De Belastingdienst kijkt bij een controle of er gaten zitten in de reeks kilometerstanden. Zit er een sprong in die je niet kunt verklaren, dan is de registratie niet sluitend en kan bijtelling of een naheffing volgen. Met een ingevuld voorbeeld voor ogen en de juiste kolommen op je formulier voorkom je die problemen. Een app die alles automatisch doorrekent maakt de kans op fouten zo goed als nul.