Rittenregistratie Formulier (gratis Excel & PDF)

Rittenregistratie formulier, Excel of boekje: wat werkt het best?

Er zijn grofweg drie manieren om uw ritten bij te houden. U kunt een papieren rittenregistratie boekje kopen, u kunt zelf een rittenregistratie formulier in Excel maken, of u laat een app het werk doen. Alle drie kunnen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, maar in de praktijk lopen de resultaten flink uiteen. Hieronder leggen we per methode uit wat de voor- en nadelen zijn, zodat u een keuze maakt die bij uw situatie past.

Het papieren rittenregistratie boekje

Een rittenregistratie boekje of boekje voor in het dashboardkastje is de klassieke oplossing. Het werkt zonder stroom, u heeft het altijd bij de hand en u vult het meteen in de auto in. Het nadeel is dat het snel misgaat. U vergeet een rit, uw handschrift wordt onleesbaar, of u telt de kilometers verkeerd op. Bij een controle valt dat op, want dan sluit de kilometerstand niet meer aan. Een gaatje in de administratie kan er al voor zorgen dat de hele registratie als niet-sluitend wordt gezien. Voor wie weinig rijdt kan een boekje prima werken, maar u moet echt discipline hebben om elke rit direct te noteren.

Zelf een rittenregistratie in Excel maken

Een rittenregistratie in Excel is een stap vooruit ten opzichte van papier. U maakt kolommen aan voor datum, begin- en eind kilometerstand, aantal km, van- en naar-adres, doel en zakelijk of privé. Het grote voordeel is dat Excel het rekenwerk voor u doet. Met de formule die de eindstand min de beginstand neemt, verschijnt het aantal kilometers automatisch. Zo maakt u geen rekenfouten meer. Onze gratis rittenregistratie Excel download geeft u een template waarin dit al is ingesteld, zodat u niet zelf hoeft te knutselen met formules. Het nadeel blijft dat u de ritten nog steeds met de hand moet invoeren. Vergeet u dat een paar dagen, dan moet u alsnog achteraf reconstrueren welke ritten u reed, en dat is precies waar gaten ontstaan.

Wilt u toch met Excel werken, houd dan een paar dingen aan. Vul elke rit dezelfde dag in. Rond kilometerstanden niet af, maar noteer ze exact zoals ze op de teller staan. Zet privéritten er ook in, want anders klopt de doorlopende kilometerstand niet. En bewaar het bestand op meerdere plekken, want een verloren Excel-bestand betekent een verloren administratie. Een correct ingevuld rittenregistratie formulier in Excel wordt door de Belastingdienst geaccepteerd, mits het sluitend is.

Waarom een app het formulier verslaat

De grootste zwakte van zowel een boekje als een Excel-formulier is dat u het zelf moet bijhouden. Mensen vergeten dingen, en juist daar keurt de Belastingdienst een registratie op af. Een app als Vastlegg lost dat op. De GPS registreert automatisch elke rit, van welk adres naar welk adres, met de juiste afstand. U hoeft alleen nog met een tik aan te geven of een rit zakelijk of privé was. De kilometerstanden sluiten daardoor altijd aan, want de app rekent alles voor u door. Geen rekenfouten, geen vergeten ritten en geen zoekgeraakt bestand.

Daarbovenop levert de app precies dezelfde kolommen op als een handmatig formulier, maar dan foutloos ingevuld. Wanneer uw boekhouder of de Belastingdienst erom vraagt, exporteert u de hele registratie in één klik naar Excel of PDF. Zo heeft u het gemak van een digitale rittenregistratie zonder dat u ooit nog handmatig een formulier hoeft in te vullen. Voor wie veel rijdt scheelt dat al gauw enkele uren administratie per maand, en dat allemaal gratis.

Belastingdienst-proof: waar het echt om draait

Wat u ook kiest, uw rittenregistratie moet sluitend zijn. Dat betekent dat de kilometerstand aan het begin van het jaar plus alle geregistreerde ritten precies uitkomt op de stand aan het eind van het jaar. Elke rit, zakelijk of privé, hoort erin. De Belastingdienst kijkt bij een controle of er gaten zitten in de reeks kilometerstanden. Zit er een sprong in die u niet kunt verklaren, dan is de registratie niet sluitend en kan bijtelling of een naheffing volgen. Met een ingevuld voorbeeld voor ogen en de juiste kolommen op uw formulier voorkomt u die problemen. Een app die alles automatisch doorrekent maakt de kans op fouten zo goed als nul.