Kilometerregistratie zonder gedoe

Kilometerregistratie klinkt als iets van de boekhouder, maar het is eigenlijk gewoon een logboek van je auto. Elke keer dat je wegrijdt ontstaat er een rit, en die rit heeft een datum, een beginpunt, een eindpunt en een aantal kilometers. Leg je dat consequent vast, dan heb je een kilometeradministratie. Doe je dat niet, dan heb je een tellerstand die vooruit kruipt zonder dat iemand kan zien waar die kilometers vandaan komen.

Er zijn twee redenen waarom dat logboek geld waard is. De eerste is de kilometervergoeding. Rijd je zakelijk in je eigen auto, dan mag je per gereden kilometer € 0,23 onbelast uit je onderneming halen of bij je opdrachtgever declareren. Dat is in 2026 het bedrag dat de fiscus als onbelaste vergoeding accepteert. Zonder registratie kun je niet onderbouwen hoeveel kilometers dat waren, en dan verdampt die aftrek gewoon.

De tweede reden is de bijtelling. Rijd je in een auto van de zaak, dan gaat de Belastingdienst er standaard van uit dat je die auto ook privé gebruikt en telt er een bedrag bij je inkomen op. Wil je daaronderuit, dan moet je bewijzen dat je in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Dat bewijs is precies je kilometerregistratie, en niets anders. Een verklaring van jezelf telt niet, een schatting ook niet.

Kort gezegd: kilometerregistratie is de enige manier om een streep te zetten tussen zakelijk en privé. Alles wat daarna komt, van declaratie tot bijtelling, leunt op die streep. Daarom kijkt de Belastingdienst er streng naar, en daarom is het zo vervelend als er ritten ontbreken.

Voor een zzp'er hangt de vraag hoe belangrijk kilometerregistratie is vooral aan één ding: staat de auto op de zaak of op jezelf? Dat bepaalt namelijk hoe je rekent.

Rijd je in een privéauto en gebruik je die af en toe zakelijk, dan boek je per zakelijke kilometer € 0,23 als kosten in je onderneming. De auto zelf blijft privé, dus brandstof, onderhoud en verzekering horen niet in je boekhouding. Alleen die € 0,23 per kilometer, en dat mag ook voor woon-werkverkeer. Rijd je 8.000 zakelijke kilometers in een jaar, dan is dat € 1.840 aan aftrekbare kosten. Dat is precies waarom die administratie de moeite waard is.

Staat de auto op de zaak, dan draait het om bijtelling. Alle autokosten gaan door je onderneming, maar er komt een bedrag bij je inkomen als je de auto ook privé gebruikt. Blijf je onder de 500 privékilometers per jaar, dan valt die bijtelling weg. Alleen moet je dat dan wel kunnen aantonen met een kilometerregistratie die klopt tot op de kilometer. Je kunt hiervoor een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen, maar die verklaring verplicht je juist om het bewijs paraat te hebben.

In beide gevallen geldt hetzelfde: de registratie is het bewijs. Wat je wint hangt af van je situatie, maar wat je verliest zonder registratie is in beide gevallen concreet geld. Twijfel je wat in jouw geval gunstiger uitpakt, reken het dan eens door met de bijtelling calculator.