Btw op reiskosten:
wat kun je terugvragen?

Kun je btw terugvragen over reiskosten?

Kort antwoord: soms wel, soms niet. Of je btw op reiskosten kunt terugvragen hangt volledig af van hóe je reist en of je een geldige btw-factuur krijgt. De belangrijkste splitsing is die tussen een vaste kilometervergoeding en werkelijke, gefactureerde reiskosten.

Rijd je zakelijk met je eigen auto en werk je met de vaste kilometervergoeding van €0,25 per kilometer, dan is er geen btw om terug te vragen. Die vergoeding is een netto onkostenvergoeding zonder btw-component. Maak je echte kosten met een bon erop, bijvoorbeeld een treinkaartje, een taxirit of brandstof voor een auto van de zaak, dan zit er wél btw op die je onder voorwaarden als voorbelasting kunt aftrekken.

Btw en reiskosten is een onderwerp waar makkelijk fouten in sluipen. De regels verschillen per vervoermiddel, en voor personenauto's gelden bovendien aparte btw-regels. Hieronder lopen we de situaties stuk voor stuk langs. Twijfel je over jouw specifieke situatie, raadpleeg dan altijd de Belastingdienst of je boekhouder.

Btw en de kilometervergoeding (eigen auto)

Over een kilometervergoeding voor het rijden met je eigen auto kun je als ondernemer geen btw terugvragen. Dat is het eerste dat je moet weten. De reden is eenvoudig: er is geen btw-factuur. Je koopt niets met btw, je maakt alleen aanspraak op een vaste vergoeding per gereden zakelijke kilometer.

De kilometervergoeding compenseert al je autokosten in één bedrag: brandstof, afschrijving, verzekering, onderhoud en wegenbelasting. Omdat je die kosten privé draagt en de auto niet op de zaak staat, loopt er geen btw via je onderneming. De €0,25 per kilometer is voor de inkomstenbelasting een aftrekbare zakelijke kostenpost, maar voor de btw gebeurt er niets.

Belangrijk detail: ook de brandstof die je zelf tankt voor je privéauto levert in deze situatie geen btw-aftrek op. Zodra je met de kilometervergoeding werkt, kies je er in feite voor om al je autokosten forfaitair af te rekenen. Je kunt niet én de kilometervergoeding claimen én daarnaast de btw op je brandstofbonnen aftrekken.

Btw over OV, taxi en brandstof

Maak je werkelijke reiskosten met een btw-bon, dan verandert het plaatje. Op deze kosten zit btw die je in principe als voorbelasting kunt aftrekken, mits de reis zakelijk is en je een geldige factuur of bon hebt.

Btw en de auto van de zaak (privégebruik-correctie)

Voor personenauto's gelden aparte btw-regels. Staat de auto op de zaak, dan mag je gedurende het jaar de btw op de autokosten, zoals brandstof, onderhoud en reparaties, als voorbelasting aftrekken. Maar omdat je de auto vrijwel altijd ook privé gebruikt, moet je aan het einde van het jaar een btw-correctie voor het privégebruiktoepassen.

Die correctie zorgt ervoor dat je uiteindelijk alleen btw aftrekt over het zakelijke deel van het autogebruik. Er zijn twee manieren om die correctie te berekenen. Je kunt de correctie baseren op het werkelijke privégebruik, wat een sluitende kilometeradministratie vereist. Of je gebruikt een forfaitair percentage van de cataloguswaarde van de auto, wat eenvoudiger is maar niet altijd het voordeligst.

Houd er rekening mee dat woon-werkverkeer voor de btw in veel gevallen als privégebruik wordt gezien, terwijl het voor de inkomstenbelasting juist als zakelijk kan tellen. Dat verschil zorgt regelmatig voor verwarring. Wil je zeker weten dat je correctie klopt, dan is een goede rittenregistratie goud waard. Lees ook onze gids over de auto van de zaak voor de bredere afwegingen.

Overzicht: btw per soort reiskosten

Hieronder zie je in één tabel wanneer de btw op reiskosten aftrekbaar is. Gebruik dit als vuistregel en controleer je eigen situatie bij twijfel.

Deze tabel geeft de algemene hoofdregels weer. Uitzonderingen en drempels kunnen op jouw situatie van toepassing zijn. Controleer je specifieke geval bij de Belastingdienst of een boekhouder.

Reiskosten declareren: met of zonder btw?

Er zijn twee kanten aan "btw en reiskosten" die vaak door elkaar lopen: de voorbelasting die je zelf aftrekt, en de btw die je in rekening brengt als je reiskosten doorberekent aan een klant. Dat zijn twee losse dingen.

Bereken je reiskosten door aan je opdrachtgever, dan horen die reiskosten meestal bij je dienst. Je rekent er dan hetzelfde btw-tarief over als over je hoofddienst. Verricht je een dienst met 21% btw en breng je €50 reiskosten door, dan reken je over die €50 doorgaans ook 21% btw, ongeacht of je zelf btw kon aftrekken over die reis. Dat je over een eigen kilometervergoeding geen voorbelasting kon terugvragen, verandert daar niets aan.

Wil je uitrekenen hoeveel btw ergens op zit of eruit gehaald moet worden, gebruik dan onze gratis btw berekenen tool. Zo weet je zeker dat je met het juiste tarief en bedrag werkt op je facturen.

Reiskosten en btw voor zzp'ers

Voor zzp'ers en eenmanszaken komen deze regels vaak samen. De meeste zelfstandigen rijden met een privéauto en gebruiken de kilometervergoeding. In dat geval is de rekensom voor de btw simpel: er is geen btw op je autokosten om terug te vragen. Wel trek je de €0,25 per kilometer af als zakelijke kosten voor de inkomstenbelasting.

Reis je zakelijk met de trein of de taxi, dan bewaar je de bonnen en verwerk je de btw als voorbelasting in je btw-aangifte. Heb je een auto van de zaak, dan geldt het hele verhaal van aftrek plus privégebruik-correctie. Veel zzp'ers kiezen bewust voor de privéauto met kilometervergoeding, juist omdat het administratief eenvoudiger is en er geen bijtelling speelt.

Meer weten over het onbelast vergoeden en declareren van reiskosten? Lees dan ook onze uitleg over de reiskostenvergoeding en houd je ritten netjes bij met de rittenregistratie-app.

Veelgestelde vragen over btw op reiskosten