Wat is een strokenplanning?
Een strokenplanning is een planning waarbij je het werk uitzet tegen de tijd. Links staan de activiteiten onder elkaar, bovenaan loopt de tijd van links naar rechts in dagen of weken. Elke activiteit krijgt een horizontale strook. Waar de strook begint, begint het werk. Waar hij ophoudt, is het werk klaar. De lengte van de strook is dus letterlijk de doorlooptijd.
Dat klinkt simpel, en dat is precies de kracht ervan. Je hoeft niets te lezen om te snappen wat er staat. Je ziet meteen welke klussen naast elkaar lopen, waar het druk wordt en waar er ruimte zit. Iemand die de planning nooit eerder heeft gezien, snapt hem binnen tien seconden. Dat lukt met een lijstje met datums nooit.
Definitie
Een strokenplanning (ook wel balkenplanning of Gantt-planning) is een visuele planning waarin elke activiteit als horizontale strook op een tijdlijn staat. De positie geeft aan wanneer, de lengte geeft aan hoe lang.
Drie namen, één ding
Verwarrend genoeg heeft dezelfde planning drie namen. In de bouw zeggen we strokenplanning. In de techniek en de werkplaats hoor je vaker balkenplanning of balken planning. En in software en op internationale projecten heet het een Gantt chart, genoemd naar Henry Gantt die het rond 1910 populair maakte. Er zit geen inhoudelijk verschil tussen. Als iemand vraagt om een balkenplanning en jij levert een strokenplanning, dan heb je precies gedaan wat er werd gevraagd.
Wat wel verschilt is hoe zwaar het gereedschap is. Sommige Gantt-pakketten rekenen automatisch een kritiek pad uit en verschuiven alles mee als er één activiteit uitloopt. Handig op een project van veertig miljoen. Voor een verbouwing van tien weken met vijf man is dat kanonnen op muggen. De meeste bouwbedrijven hebben genoeg aan stroken op een tijdlijn die iedereen kan zien en die je makkelijk verschuift.
Hoe maak je een strokenplanning?
Een strokenplanning maken is geen kunst, maar er zit wel een volgorde in. Sla je een stap over, dan krijg je een planning die er mooi uitziet en niet klopt. Zo pak je het aan:
- 1
Splits het werk op in activiteiten
Schrijf op wat er moet gebeuren, op het niveau waarop je stuurt. Sloopwerk, ruwbouw, installaties, stucwerk, schilderwerk, oplevering. Niet: schroeven halen bij de bouwmarkt. Als vuistregel: tussen de tien en twintig stroken voor een project van een paar maanden.
- 2
Schat de duur per activiteit
Hoeveel werkdagen kost elke activiteit echt? Kijk naar wat het vorige keer kostte, niet naar wat je hoopt. Vraag het aan de mensen die het werk doen, die schatten het bijna altijd beter in dan de kantoortafel.
- 3
Bepaal de volgorde en de afhankelijkheden
Wat moet af zijn voordat iets anders kan starten? De stukadoor kan pas beginnen als de leidingen zitten. De schilder pas als het stucwerk droog is. Schrijf die ketens op, want daar zit het risico in je planning.
- 4
Teken de stroken op de tijdlijn
Zet de weken naast elkaar en teken per activiteit een strook van start tot eind. Overlap mag: installateur en ruwbouw lopen in de praktijk vaak een week door elkaar heen. Juist die overlap wil je zien.
- 5
Wijs mensen en ploegen toe
Zet achter of in elke strook wie het doet. Eigen ploeg, onderaannemer, met naam. Nu wordt de planning pas bruikbaar, want je ziet of iemand op twee klussen tegelijk staat.
- 6
Bouw buffer in en houd hem bij
Zet een aparte strook voor herstelpunten en speling voor de oplevering. En prik een vast moment in de week om de planning bij te werken. Een planning die je niet bijhoudt, is na een maand fictie.
Tip van de bouw
Maak de eerste versie samen met je uitvoerder en je vaste onderaannemers, desnoods op een vel papier aan de keukentafel. Een planning waar iedereen aan meegedacht heeft, wordt gedragen. Een planning die vanaf kantoor over de schutting komt, wordt genegeerd.
Strokenplanning voorbeeld
Theorie is leuk, een strokenplanning voorbeeld is beter. Hieronder een planning van een verbouwing van een woonhuis over tien weken. Elke rij is een activiteit, elke kolom een week. De gekleurde stroken laten zien wanneer wat gebeurt. Let op hoe de installateur al start terwijl de ruwbouw nog loopt, en hoe er voor de oplevering bewust een bufferweek staat.
Verbouwing woonhuis, weekplanning
Voorbeeld strokenplanning bouw over 10 weken
| Activiteit | Wie | wk 1 | wk 2 | wk 3 | wk 4 | wk 5 | wk 6 | wk 7 | wk 8 | wk 9 | wk 10 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Voorbereiding & materiaal bestellen | Uitvoerder | ||||||||||
| Sloopwerk | Eigen ploeg | ||||||||||
| Ruwbouw & constructie | Eigen ploeg | ||||||||||
| Installaties (E & W) | Onderaannemer | ||||||||||
| Stucwerk | Stukadoor | ||||||||||
| Schilderwerk | Schilder | ||||||||||
| Buffer & herstelpunten | Eigen ploeg | ||||||||||
| Oplevering | Uitvoerder |
Wat je hier in één blik ziet en in een lijstje met datums nooit zou zien: in week 4 en 5 zitten de eigen ploeg en de installateur tegelijk op de klus, dus daar moet je afstemmen over ruimte en volgorde. Vanaf week 6 ligt het werk bij derden, dus daar is jouw rol vooral bewaken. En als het stucwerk een week uitloopt, schuift het schilderwerk mee en eet dat je buffer op. Precies dat gesprek wil je twee weken van tevoren voeren en niet op de ochtend van de oplevering.
Gebruik dit gerust als strokenplanning template. De rijen vervang je door jouw fasen, de weken door jouw doorlooptijd. Voor een installatiebedrijf worden de rijen bijvoorbeeld inmeten, materiaal, leidingwerk, afmontage en inbedrijfstelling. Het principe blijft hetzelfde.
Strokenplanning in Excel versus planning software
Bijna iedereen begint met een strokenplanning in Excel. En eerlijk is eerlijk: dat werkt. Je zet de activiteiten in de rijen, de weken in de kolommen, kleurt de cellen tussen start en eind in en klaar is je balkenplanning. Voor één klus van zes weken is het prima. Het gaat pas wringen als je meer projecten tegelijk hebt en als er meer mensen naar dezelfde planning moeten kijken.
| Waar het om gaat | Strokenplanning in Excel | Planning software |
|---|---|---|
| Planning bijwerken | Cellen opnieuw inkleuren en rijen verschuiven. Bij één dag uitloop schuift alles handmatig mee. | Sleep de strook naar de nieuwe datum. Klaar in een paar seconden. |
| Delen met het team | Bestand mailen of in de groepsapp zetten. Binnen een week lopen er vier versies rond. | Iedereen kijkt naar dezelfde planning. Wat jij wijzigt, ziet je ploeg direct. |
| Op de telefoon | Onwerkbaar. Je zoomt en scrollt jezelf suf en typen op een tabblad is geen doen. | Gemaakt voor mobiel. Je opent onderweg de planning van vandaag en deze week. |
| Afhankelijkheden | Zitten alleen in je hoofd. Vergeet je er één, dan staat de stukadoor voor niets op de bouw. | Je zet de volgorde zichtbaar op de tijdlijn, zodat je meteen ziet wat er misgaat als iets uitloopt. |
| Dubbele boekingen zien | Alleen als je zelf rij voor rij naloopt wie waar staat. | Je filtert op een persoon en ziet meteen of iemand op twee klussen tegelijk staat. |
| Koppeling met project en uren | Geen. Je typt alles nog een keer over in je administratie. | Gepland werk hangt aan een project, dus planning, uren en dossier komen samen. |
De kern van het verschil zit niet in de plaatjes. Excel kan best een nette balkenplanning tekenen. Het zit in wat er daarna gebeurt. Een planning verandert namelijk continu: een levering schuift, iemand is ziek, de klant bedenkt zich. Bij Excel kost elke wijziging handwerk, en handwerk dat tijd kost doe je op een gegeven moment niet meer. Dan hangt er een planning aan de wand die niemand meer gelooft. In software sleep je de strook en ziet je hele ploeg het meteen.
Wil je zien hoe dat er bij ons uitziet? Lees dan verder over de planning en agenda module van Vastlegg. Daarin plan je projecten en mensen op een tijdlijn en werkt alles net zo goed op je telefoon als achter je bureau.
Strokenplanning software voor bedrijven: waar let je op?
Zoek je planning software voor bedrijven of een planning app voor je bedrijf, dan is de keuze overweldigend. Van gratis tools tot pakketten van duizenden euro's per jaar. Deze vijf punten bepalen in de praktijk of het gaat werken:
Ziet iedereen dezelfde planning?
Dit is punt één en er is geen punt twee. Als jij plant en je ploeg kijkt naar een geprinte versie van vorige week, dan heb je niets opgelost. De planning moet live zijn voor iedereen die hem nodig heeft.
Werkt het op de telefoon?
Je mensen zitten niet achter een bureau. Ze staan in de bus of op een steiger. Kunnen ze daar in drie tikken zien wat er vandaag en deze week op de planning staat? Zo niet, dan blijft het bellen.
Hoe snel schuif je iets door?
Test het voordat je kiest. Een dag uitloop verwerken moet seconden kosten, geen kwartier. Kost het meer, dan werk je de planning niet bij en is de software waardeloos.
Past het bij jouw manier van werken?
Een pakket dat is gebouwd voor softwareteams laat je vloeken op de bouw. Kijk of je in de taal van je vak kunt plannen: projecten, klussen, adressen, ploegen en onderaannemers.
Sluit het aan op de rest?
Planning staat nooit alleen. Als het geplande werk hangt aan een project, dan komen je uren, foto's en werkbonnen op dezelfde plek terecht en typ je niets dubbel over.
Kun je het eerst gewoon proberen?
Planning voelt anders als je hem zelf twee weken gebruikt. Kies iets wat je zonder verkoopgesprek en zonder implementatietraject uit kunt proberen op een echt project.
Wees eerlijk over wat je nodig hebt. Een aannemer met acht man heeft geen automatisch berekend kritiek pad nodig. Die heeft nodig dat iedereen weet waar hij maandag moet zijn en dat een verschuiving binnen een minuut bij iedereen bekend is. Dat is een veel lagere lat dan de meeste verkopers je willen laten geloven, en juist die lat halen de meeste bedrijven nu niet.
Balkenplanning en werkplaatsplanning
Balken planning: dezelfde tijdlijn, andere naam
Vraagt een opdrachtgever om een balken planning, dan vraagt hij om precies wat hierboven staat. De term komt vaker voor bij installatie, techniek en industrie, waar men het over balken heeft in plaats van stroken. Inhoudelijk is er niets anders: activiteiten links, tijd bovenaan, een balk per activiteit. Lever je voorbeeld van hierboven aan en je bent klaar. Het enige verschil dat je soms ziet, is dat een balkenplanning in de techniek vaker per dag of zelfs per dagdeel wordt gemaakt, terwijl een bouwplanning meestal per week loopt.
Werkplaatsplanning software
Heb je een eigen werkplaats of loods, dan zoek je waarschijnlijk werkplaatsplanning software. Het idee is hetzelfde, maar je draait de rijen om. In plaats van bouwfasen zet je je monteurs, werkbanken of machines in de rijen, en per rij plan je de orders als stroken achter elkaar. Zo zie je meteen wie deze week nog ruimte heeft en welke order pas over drie weken aan de beurt is.
In de praktijk lopen die twee door elkaar heen. Een kozijnenbedrijf plant het maken in de werkplaats en het stellen op de bouw. Als die twee stroken niet op elkaar aansluiten, staat de montageploeg te wachten op werk dat nog in de loods ligt. Daarom is het slim om werkplaats en buitenwerk op dezelfde tijdlijn te zetten in plaats van in twee losse systemen.
Dat kan met de planning module van Vastlegg: je plant projecten, mensen en werk op één tijdlijn en koppelt dat aan je projecten, op web, iOS en Android.
Strokenplanning voor de bouw: waarom het werkt
De strokenplanning bouw is niet voor niets al ruim honderd jaar de standaard. Bouwen is ketenwerk: tientallen partijen die na elkaar en soms door elkaar op hetzelfde adres werken. Het grootste risico zit zelden in het werk zelf, maar in de aansluiting. De installateur die te vroeg komt, de stukadoor die te laat wordt gebeld, de kozijnen die er nog niet zijn als de gevel dicht moet.
Een strokenplanning maakt die aansluitingen zichtbaar. Je ziet niet alleen wanneer iets gebeurt, maar ook wat er direct naast ligt. Dat maakt het een communicatiemiddel en niet alleen een administratief document. Je hangt hem in de keet, je stuurt hem naar de opdrachtgever, je bespreekt hem maandagochtend met de ploeg. Iedereen kijkt naar hetzelfde plaatje en dat scheelt een hoop misverstanden.
Er is nog een reden die vaak wordt vergeten: het is je beste verdediging bij discussie over uitloop. Als je planning laat zien dat de levering van de kozijnen drie weken te laat was en dat daardoor de gevel en het schilderwerk opschoven, dan heb je een verhaal met een tijdlijn in plaats van een welles-nietes gesprek. Zeker als je die planning combineert met foto's en een voortgangsrapportage naar je opdrachtgever, staat je dossier er goed voor.
Tot slot: een strokenplanning helpt je bij het inschatten van je volgende klus. Als je van een paar afgeronde projecten terugkijkt op wat je plande en wat het werd, dan weet je binnen een jaar veel beter wat ruwbouw, stucwerk en oplevering bij jouw type werk echt kosten aan tijd. Dat is planningskennis waar je concurrent nog naar gokt.
Veelgemaakte fouten bij een strokenplanning
De meeste planningen mislukken niet omdat de techniek te moeilijk is, maar door een handvol fouten die je overal ziet terugkomen. Herken je er een? Dan zit daar meestal je grootste winst.
Te fijnmazig plannen
De klassieker. Je begint enthousiast en plant per halve dag per persoon. Twee weken later klopt er niks meer van en werk je hem niet meer bij. Plan op het niveau waarop je stuurt: fasen en ploegen, niet losse handelingen.
Geen buffer inbouwen
Een planning waarin alles precies past is een planning die gegarandeerd niet haalbaar is. Levering loopt uit, het vriest een week, de klant wijzigt iets. Reken op tien procent speling en zet een echte bufferstrook voor de oplevering.
De planning niet bijwerken
Een strokenplanning die twee maanden oud is, is geen planning maar een herinnering. Prik een vast moment, bijvoorbeeld maandagochtend, en schuif door wat is verschoven. Tien minuten per week is genoeg.
Alleen jouw eigen werk erin zetten
Onderaannemers en leveringen horen ook als strook op de tijdlijn. Juist daar zit de uitloop. Zet de installateur, de stukadoor en de levering van de kozijnen erbij, anders plan je een halve waarheid.
Hem alleen voor jezelf maken
Een planning die in jouw laptop blijft, stuurt niemand aan. Zorg dat de mensen die het werk doen erbij kunnen, het liefst op hun telefoon. Anders blijft het bellen en appen wie waar moet zijn.
Denken dat het klaar is als hij af is
Het maken van de strokenplanning is het makkelijke deel. De waarde zit in het gebruiken: elke week kijken wat afwijkt en daar op tijd iets aan doen.
Van strokenplanning op papier naar een planning die leeft
Met Vastlegg plan je je projecten en je mensen op een tijdlijn, wijs je werk toe en ziet je ploeg het direct op de telefoon. Geen Excel meer die rondzwerft via de mail. Probeer het 14 dagen gratis.
Veelgestelde vragen over strokenplanning
Wat is een strokenplanning?
Een strokenplanning is een planning waarbij elke activiteit als een horizontale strook of balk op een tijdlijn staat. De plek van de strook laat zien wanneer het werk begint, de lengte laat zien hoe lang het duurt. Daardoor zie je in een oogopslag wat wanneer gebeurt en wat overlapt.
Hoe maak je een strokenplanning?
Splits het werk op in activiteiten, schat per activiteit de duur, bepaal de volgorde en de afhankelijkheden, teken de stroken op een tijdlijn met weken of dagen, wijs per strook mensen toe en bouw een buffer in. Werk daarna de planning wekelijks bij.
Wat is het verschil tussen een strokenplanning en een balkenplanning?
Er is geen verschil. Strokenplanning en balkenplanning zijn twee namen voor dezelfde planningsvorm. In de bouw hoor je vaker strokenplanning, in de techniek en de werkplaats vaker balkenplanning. Internationaal heet hetzelfde principe een Gantt chart.
Is een strokenplanning hetzelfde als een Gantt planning?
In de praktijk wel. Een Gantt planning is de Engelstalige naam voor een balkenplanning op een tijdlijn. Zware Gantt software voegt daar vaak nog automatische afhankelijkheden en een kritiek pad aan toe, maar het basisidee van stroken op een tijdlijn is identiek.
Kun je een strokenplanning in Excel maken?
Ja. Zet activiteiten in de rijen, weken in de kolommen en kleur de cellen tussen start en eind in. Voor een klein project werkt dat prima. Het knelpunt komt bij het bijwerken en het delen: iedereen werkt al snel met een andere versie en op de telefoon is een Excel-planning nauwelijks te lezen.
Waar let je op bij planning software voor bedrijven?
Let op of iedereen dezelfde actuele planning ziet, of het op de telefoon werkt, hoe snel je iets verschuift, of je mensen kunt toewijzen en of de planning aansluit op je projecten en uren. Software die je team niet gebruikt levert niets op, hoe uitgebreid hij ook is.
Wat is werkplaatsplanning software?
Werkplaatsplanning software plant het werk in je werkplaats of loods op een tijdlijn: welke order op welke werkbank of bij welke monteur ligt en hoe lang. Het is dezelfde balkenplanning als op de bouw, alleen zijn de rijen vaak mensen of werkplekken in plaats van bouwfasen.
Hoe fijnmazig moet een strokenplanning zijn?
Zo grof als kan en zo fijn als moet. Voor een verbouwing van tien weken zijn tien tot twintig stroken meestal genoeg. Plan je per halve dag, dan ben je meer tijd kwijt aan het bijwerken van de planning dan aan het werk zelf.