Werkorder Voorbeeld: Zo Ziet een Goede Werkorder Eruit

Wat is een Werkorder?

Een werkorder is een document waarmee je vastlegt welk werk je bij een klant hebt uitgevoerd. Denk aan de werkzaamheden, de gewerkte uren, de gebruikte materialen en een handtekening van de klant voor akkoord. Kort gezegd: een werkorder is het bewijs dat het werk is gedaan zoals afgesproken. Veel vakmensen kennen dit document ook onder de naam werkbon, en in dit artikel gebruiken we beide woorden voor hetzelfde ding.

Voor ZZP'ers, aannemers en installateurs is een goede werkorder onmisbaar. Hij vormt de basis voor je factuur, hij dient als bewijs bij een meningsverschil en hij laat aan de klant zien dat je professioneel werkt. Zonder een getekende werkorder sta je zwak als een klant achteraf beweert dat iets niet is afgesproken of niet is gedaan.

Een werkorder wordt bijna altijd op de werkplek zelf ingevuld, en dat is niet zonder reden. Op locatie weet je precies welke uren je hebt gemaakt, welk materiaal je hebt verbruikt en wat er eventueel is tegengevallen of meegevallen. Vul je de werkorder pas later thuis in, dan vergeet je details of schat je uren verkeerd in. Dat kost je geld en het geeft ruis richting de klant. Een werkorder die je meteen samen met de klant doorloopt en laat aftekenen, voorkomt discussie en versnelt je administratie.

In de praktijk komt een werkorder in bijna elke vakgebied voor. Een loodgieter vult hem in na een reparatie, een schilder na een klus, een installateur na een onderhoudsbeurt en een aannemer na een dag op de bouwplaats. Steeds gaat het om hetzelfde: laten zien wat je hebt gedaan en de klant daarvoor laten tekenen. Op deze pagina laten we een concreet werkorder voorbeeld zien, leggen we uit wat erop hoort en tonen we hoe je met een digitale werkorder sneller werkt dan met papier.

Wat Staat er op een Werkorder? (voorbeeld)

Een complete werkorder bevat alle informatie die nodig is om het werk te documenteren en later foutloos te factureren. Dit zijn de onderdelen die je op een goede werkorder terugvindt, met per regel een concreet voorbeeld:

De handtekening is het belangrijkste onderdeel van een werkorder. Zolang de klant niet heeft getekend, blijft het jouw woord tegen dat van de klant. Een getekende werkorder is daarentegen keihard bewijs dat de klant akkoord was met het uitgevoerde werk en de gemaakte uren. Vraag daarom altijd om een handtekening voordat je de locatie verlaat, want achteraf is een klant vaak lastiger te bereiken.

Werkorder of Werkbon: Is er Verschil?

Het korte antwoord: in de praktijk zijn een werkorder en een werkbon meestal hetzelfde document. Beide leggen het uitgevoerde werk vast en beide laat je door de klant tekenen. Welk woord je gebruikt hangt vaak af van je vakgebied of van gewoonte. Een installatiebedrijf spreekt vaker over een werkorder, terwijl een schilder of stukadoor het eerder een werkbon noemt.

Sommige bedrijven maken wel een klein onderscheid in de tijdlijn. Zij noemen de opdracht die vooraf wordt aangemaakt de werkorder, en de bevestiging die achteraf wordt ingevuld en getekend de werkbon. De inhoud is dan bijna gelijk. Onderstaande tabel laat zien hoe die drie documenten zich tot elkaar verhouden.

Wil je meer weten over de werkbon-variant, bekijk dan ook ons werkbon voorbeeld. Werk je met processen-verbaal van oplevering, dan is het digitaal proces-verbaal voorbeeld ook de moeite waard.

Werkorder Voorbeeld (ingevuld)

Hieronder zie je een compleet ingevuld werkorder voorbeeld voor een installatieklus. Gebruik het als voorbeeld voor je eigen werkorders, of maak dezelfde werkorder digitaal met Vastlegg.

Digitale Werkorder Laten Tekenen op Locatie

Het grote voordeel van een digitale werkorder is dat je hem meteen op locatie laat tekenen. Je vult de werkorder in op je telefoon en houdt het scherm de klant voor. De klant zet met de vinger een handtekening en die staat direct bij de werkorder. Geen papier meer dat kwijtraakt, geen handtekening die je later nog moet regelen.

Een handtekening op locatie is bovendien sterker bewijs dan een akkoord dat je pas dagen later per telefoon of app probeert los te krijgen. Op het moment dat de klant tekent, ziet hij het opgeleverde werk voor zich en bevestigt hij dat het klopt. Mocht er later toch discussie ontstaan over de rekening, dan heb je een getekende werkorder met de datum, de uren, de materialen en eventueel foto's als onderbouwing. Dat geeft rust, zeker bij grotere klussen of nieuwe klanten die je nog niet goed kent.

Papier of Word vs Digitale Werkorder

Veel vakmensen beginnen met een werkorder op papier of in een Word-document. Dat werkt, maar het kost tijd en er gaat regelmatig iets mis. Onderstaande vergelijking laat zien waar het verschil zit tussen een papieren of Word-werkorder en een digitale werkorder.

Het grootste nadeel van papier en Word is dat je alles dubbel doet. Je vult de werkorder eerst met de hand of op de laptop in, je maakt er een kopie of scan van en daarna typ je dezelfde uren en materialen nog een keer over in je factuur. Elke keer dat je gegevens overneemt, loop je het risico op een typefout of een vergeten regel. Bij een digitale werkorder leg je alles één keer vast en gebruik je diezelfde gegevens voor de factuur. Dat scheelt niet alleen tijd, het maakt je administratie ook betrouwbaarder.

Ben je aannemer en zoek je een compleet overzicht van wat er digitaal kan, bekijk dan onze pagina over software voor aannemers. Daar zie je hoe werkorders, foto's en facturatie samenkomen in één web-app.

Van Werkorder naar Factuur

De grootste tijdwinst zit in de stap van werkorder naar factuur. Omdat de uren, de materialen en de werkzaamheden al op de werkorder staan, hoef je die niet opnieuw in te typen. Met Vastlegg maak je in een klik een factuur van de getekende werkorder. Je controleert de bedragen, past eventueel iets aan en de factuur is klaar om te delen.

Voor veel ZZP'ers is dit precies de stap waar het misgaat. De klus is af, maar de factuur blijft liggen omdat het overtypen tijd kost en je liever weer aan het volgende werk begint. Hoe langer je wacht met factureren, hoe later je betaald krijgt. Doordat de werkorder al klaarstaat als basis voor de factuur, kun je nog dezelfde dag factureren. Je verkort daarmee de tijd tussen werk en betaling, en dat is direct goed voor je cashflow.

Gratis Werkorder Voorbeeld Downloaden

Wil je met een werkorder voorbeeld aan de slag? Je kunt het voorbeeld op deze pagina als leidraad gebruiken en zelf een werkorder maken in Word of op papier. Handig om te starten, maar zodra je meerdere klussen per week doet, loop je snel tegen de nadelen aan: overtypen, kwijtgeraakte bonnen en handtekeningen die je achteraf moet regelen.

Daarom bieden we ook een digitale route. Je maakt gratis een account aan, probeert het uit en vult je eerste werkorder in op je telefoon. Bevalt het, dan werk je verder voor 14,99 per maand inclusief btw. Bekijk alle mogelijkheden op de prijzen-pagina of lees meer over digitale werkorders.

Veelgestelde Vragen