Software voor installatiebedrijf en monteurs

Administratie software voor het installatiebedrijf

De meeste installatiebedrijven zijn niet gegroeid vanuit een kantoor, maar vanuit een bus. Er kwam een monteur bij, toen nog een, en de administratie groeide mee met wat er toevallig al was: een boekhoudpakket voor de facturen, een spreadsheet voor de uren, een appgroep voor de foto's en een whiteboard voor de planning. Dat werkt, tot iemand ziek wordt of tot de drukte begint.

Het probleem is niet dat die programma's slecht zijn. Het probleem is dat ze niets van elkaar weten. De uren in de spreadsheet weten niet welk project ze horen bij het boekhoudpakket. De foto's in de appgroep zijn over drie maanden niet meer terug te vinden. Iemand moet die werelden elke week met de hand aan elkaar knopen, en die iemand ben je meestal zelf, op zondagavond.

Administratie software voor een installatiebedrijf lost dat op door alles aan het project te hangen. Eén adres, en daaronder de offerte, de uren, de werkbonnen, de foto's, de bonnen van de groothandel en de facturen. Wie het project opent, ziet de hele geschiedenis. Dat is niet alleen prettig voor je eigen overzicht, het scheelt ook dat je nooit meer hoeft te zoeken als een klant belt over een klus van vorig jaar.

Facturatieprogramma voor de elektricien: factureren vanuit de werkbon

Voor een elektrotechnisch bedrijf loopt facturatie zelden via een strak maandritme. Je doet regiewerk voor aannemers, kleine klussen voor particulieren, aangenomen werk in nieuwbouw en storingen ertussendoor. Elke stroom heeft zijn eigen manier van afrekenen, en daar loopt een standaard boekhoudpakket op vast.

In Vastlegg werkt een facturatieprogramma voor de elektricien vanuit de werkbon. Op regie factureer je de getekende uren en het materiaal van de bon. Bij aangenomen werk factureer je vanuit de goedgekeurde offerte, eventueel in termijnen, en zet je het meerwerk apart erbij met de handtekening van de klant eronder. Omdat de onderbouwing en de factuur bij hetzelfde project staan, hoef je bij een vraag over je rekening niet in drie systemen te kijken. Je stuurt de bon mee en het gesprek is klaar.

Onderaannemers en ingehuurde krachten

Weinig installatiebedrijven doen alles zelf. Je besteedt het elektrawerk uit terwijl je eigen mensen het cv-deel doen, of je huurt bij drukte een zzp'er in. Dat gaat prima, zolang je weet wat er op je project gebeurt. Het gaat mis als je pas bij de factuur van de onderaannemer hoort hoeveel uur hij heeft gemaakt en waarvoor.

Geef ingehuurde monteurs daarom toegang tot het project waar ze op staan. Zij schrijven hun uren en leveren hun werkbonnen en foto's op dezelfde plek aan als je eigen mensen. Je ziet lopende de klus wat het je kost en je hebt hun bewijsmateriaal in hetzelfde dossier zitten. Werk je onder een hoofdaannemer, dan kun je met diezelfde gegevens ook je Wkb-dossier aanleveren zonder er een aparte avond voor te plannen.

Onderhoudscontracten en de storingsdienst

Onderhoudscontracten zijn voor veel installatiebedrijven de rustigste omzet die er is: hij komt elk jaar terug, ook als de nieuwbouw stilvalt. Maar ze vragen wel om een geheugen. Welk toestel hangt er, wanneer is hij voor het laatst nagekeken, welke onderdelen zijn toen vervangen, en wat had de vorige monteur opgeschreven over dat expansievat?

Door elk servicebezoek als werkbon met foto's bij het adres te laten staan, bouw je die historie vanzelf op. De monteur die volgend jaar komt, leest in twee minuten wat zijn collega heeft gedaan en neemt het juiste onderdeel mee. Bij een storing om half tien 's ochtends scheelt dat een rit terug naar de groothandel. Wees wel eerlijk over wat software niet doet: Vastlegg plant je contracten niet automatisch in en stuurt geen contractfacturen uit zichzelf. Je bepaalt wanneer je langsgaat en wanneer je factureert.