Software voor installatiebedrijf en monteurs
Grip op uw ploeg, uw uren en uw werkbonnen.
Een installatiebedrijf runnen is iets anders dan installeren. U verdeelt het werk over de bus, u wilt weten hoeveel uur er in een project zit voordat het te laat is, en u wilt dat de werkbon binnen is voordat de monteur thuis is. Vastlegg brengt de planning, de werkbonnen uit het veld, de uren van uw personeel en uw facturatie samen op één plek.
Waar het misgaat als u meerdere monteurs aanstuurt
Zolang u alleen werkt, past uw bedrijf in uw hoofd. Vanaf de tweede of derde monteur is dat voorbij, en dan beginnen de lekken. Dit zijn de drie die installatiebedrijven het meeste geld kosten.
Uren die pas vrijdag binnenkomen
Vier monteurs leveren vrijdagmiddag een briefje in dat ze uit hun hoofd hebben ingevuld. Twee klussen zijn op de verkeerde bon geschreven, één bon mist helemaal. U factureert wat u kunt onderbouwen, en de rest schrijft u af.
De spoedklus die de dag opblaast
Om half tien belt een contractklant met een ketel die op storing staat. U belt drie monteurs af om te horen wie het dichtst in de buurt is, en ondertussen staat er ergens een ploeg te wachten op materiaal. Zonder planning die iedereen ziet, bent u de hele dag telefoniste.
Materiaal dat nergens op staat
De monteur rijdt langs de groothandel, haalt persfittingen en een automaat, en die bon verdwijnt in het dashboardkastje. Op kantoor ziet u alleen de verzamelfactuur van de groothandel. Niemand weet meer bij welke klant het is ingebouwd.
Zo loopt een dag door uw installatiebedrijf
De winst zit niet in een mooier scherm, maar erin dat gegevens maar één keer worden ingevoerd: door de monteur, op het adres, op het moment zelf. Alles wat daarna gebeurt, is controleren en versturen.
U verdeelt het werk in de planning
Maandag de ketelwissels, de badkamer waar de tegelzetter op wacht, de servicebeurten en de ruimte die u vrijhoudt voor storingen. U ziet in de agenda wie waar staat en wie er nog een gaatje heeft, zodat de spoedklus naar de monteur gaat die er het dichtst bij zit in plaats van naar degene die het snelst opneemt.
De monteur vult de werkbon op locatie
Hij ziet op zijn telefoon zijn adressen van die dag, schrijft zijn uren, zet het gebruikte materiaal op de werkbon en maakt foto's van wat hij aantrof en van wat hij heeft gemaakt. De klant tekent op zijn scherm. Vindt hij achter de betimmering iets wat er niet hoort, dan zet hij het als extra regel op de bon en laat hij daar meteen voor tekenen.
De uren staan meteen op het project
Omdat de monteur zijn uren op het adres schrijft waar hij staat, ziet u tijdens de klus al of het uit de hand loopt. Bij aangenomen werk weet u halverwege of u eroverheen gaat, in plaats van bij de nacalculatie. Aan het eind van de week heeft u de uren van uw personeel bij elkaar voor de loonadministratie.
Kantoor factureert dezelfde week
U loopt de getekende bonnen langs, controleert ze en maakt er een factuur van in uw huisstijl. Niets overtypen, geen navraag, geen bon die kwijt is. Dat scheelt geen uurtje administratie maar weken in uw cashflow, en dat is bij een bedrijf met loonkosten het verschil.
Geschreven door het Vastlegg Team
Wij bouwen software voor de installatiebranche. Laatst bijgewerkt: juli 2026
Administratie software voor het installatiebedrijf
De meeste installatiebedrijven zijn niet gegroeid vanuit een kantoor, maar vanuit een bus. Er kwam een monteur bij, toen nog een, en de administratie groeide mee met wat er toevallig al was: een boekhoudpakket voor de facturen, een spreadsheet voor de uren, een appgroep voor de foto's en een whiteboard voor de planning. Dat werkt, tot iemand ziek wordt of tot de drukte begint.
Het probleem is niet dat die programma's slecht zijn. Het probleem is dat ze niets van elkaar weten. De uren in de spreadsheet weten niet welk project ze horen bij het boekhoudpakket. De foto's in de appgroep zijn over drie maanden niet meer terug te vinden. Iemand moet die werelden elke week met de hand aan elkaar knopen, en die iemand bent u meestal zelf, op zondagavond.
Administratie software voor een installatiebedrijf lost dat op door alles aan het project te hangen. Eén adres, en daaronder de offerte, de uren, de werkbonnen, de foto's, de bonnen van de groothandel en de facturen. Wie het project opent, ziet de hele geschiedenis. Dat is niet alleen prettig voor uw eigen overzicht, het scheelt ook dat u nooit meer hoeft te zoeken als een klant belt over een klus van vorig jaar.
Facturatieprogramma voor de elektricien: factureren vanuit de werkbon
Voor een elektrotechnisch bedrijf loopt facturatie zelden via een strak maandritme. U doet regiewerk voor aannemers, kleine klussen voor particulieren, aangenomen werk in nieuwbouw en storingen ertussendoor. Elke stroom heeft zijn eigen manier van afrekenen, en daar loopt een standaard boekhoudpakket op vast.
In Vastlegg werkt een facturatieprogramma voor de elektricien vanuit de werkbon. Op regie factureert u de getekende uren en het materiaal van de bon. Bij aangenomen werk factureert u vanuit de goedgekeurde offerte, eventueel in termijnen, en zet u het meerwerk apart erbij met de handtekening van de klant eronder. Omdat de onderbouwing en de factuur bij hetzelfde project staan, hoeft u bij een vraag over uw rekening niet in drie systemen te kijken. U stuurt de bon mee en het gesprek is klaar.
Onderaannemers en ingehuurde krachten
Weinig installatiebedrijven doen alles zelf. U besteedt het elektrawerk uit terwijl uw eigen mensen het cv-deel doen, of u huurt bij drukte een zzp'er in. Dat gaat prima, zolang u weet wat er op uw project gebeurt. Het gaat mis als u pas bij de factuur van de onderaannemer hoort hoeveel uur hij heeft gemaakt en waarvoor.
Geef ingehuurde monteurs daarom toegang tot het project waar ze op staan. Zij schrijven hun uren en leveren hun werkbonnen en foto's op dezelfde plek aan als uw eigen mensen. U ziet lopende de klus wat het u kost en u heeft hun bewijsmateriaal in hetzelfde dossier zitten. Werkt u onder een hoofdaannemer, dan kunt u met diezelfde gegevens ook uw Wkb-dossier aanleveren zonder er een aparte avond voor te plannen.
Onderhoudscontracten en de storingsdienst
Onderhoudscontracten zijn voor veel installatiebedrijven de rustigste omzet die er is: hij komt elk jaar terug, ook als de nieuwbouw stilvalt. Maar ze vragen wel om een geheugen. Welk toestel hangt er, wanneer is hij voor het laatst nagekeken, welke onderdelen zijn toen vervangen, en wat had de vorige monteur opgeschreven over dat expansievat?
Door elk servicebezoek als werkbon met foto's bij het adres te laten staan, bouwt u die historie vanzelf op. De monteur die volgend jaar komt, leest in twee minuten wat zijn collega heeft gedaan en neemt het juiste onderdeel mee. Bij een storing om half tien 's ochtends scheelt dat een rit terug naar de groothandel. Wees wel eerlijk over wat software niet doet: Vastlegg plant uw contracten niet automatisch in en stuurt geen contractfacturen uit zichzelf. U bepaalt wanneer u langsgaat en wanneer u factureert.
Werkt u zelf op de klus?
Deze pagina gaat over het aansturen van een bedrijf met monteurs. Staat u vooral zelf in de meterkast en zoekt u vooral hulp bij prijzen en offertes? Bekijk dan software voor installateurs met calculatie per aansluitpunt, inclusief uitleg over calculeren per meter leiding en het afrekenen van meerwerk.
Bedrijfssoftware voor de installatie in één pakket
Geen losse modules die u er per stuk bij koopt. Dit zit erin vanaf dag één, op de telefoon van uw monteurs en op de computer op kantoor.
Planning voor uw ploeg
Verdeel klussen, servicebeurten en storingen over uw monteurs. Iedereen ziet dezelfde agenda, dus u hoeft niet te bellen om te vragen waar iemand uithangt.
Werkbonnen uit het veld
Uren, materiaal en foto's vanaf het adres, met de handtekening van de klant eronder. De bon is binnen voordat de monteur de bus start.
Uren van personeel
Per project en per medewerker, geschreven op het moment zelf. Voor de loonadministratie en om te zien of een aangenomen klus nog uit kan.
Uitgaven en bonnen
De monteur scant de bon van de groothandel bij het project waar het materiaal in gaat. Geen enveloppen meer met kassabonnen uit het dashboardkastje.
Projecten en dossiers
Elk adres heeft zijn eigen map met foto's, bonnen en documenten. Handig voor de Wkb en nog handiger als de klant over twee jaar belt.
Klanten en contracten
Uw relatiebestand met particulieren, aannemers, VvE's en contractklanten, inclusief alles wat u er ooit heeft gedaan.
Wat er niet in zit, zeggen we er liever meteen bij: Vastlegg heeft geen voorraadbeheer per bus, geen koppeling met de bestelsystemen van groothandels en geen aparte module voor F-gassen registratie. Zoekt u dat specifiek, dan bent u bij ons niet compleet geholpen. Zoekt u grip op planning, uren, werkbonnen en facturen, dan wel.
Veelgestelde vragen van installatiebedrijven
Werkt u samen met andere disciplines op de bouw? Bekijk alle oplossingen per branche of het calculatieprogramma voor de bouw.
Draai een week uw eigen klussen erdoorheen
U hoeft ons niet te geloven. Zet uw monteurs er een week op, kijk of de bonnen binnenkomen zonder dat u erom hoeft te vragen en oordeel dan. Vastlegg kost 14,99 euro per maand, u probeert het 14 dagen gratis en u kunt maandelijks opzeggen.