Betalingstermijn op je factuur: 14 dagen, 30 dagen of iets anders?

Je hebt de klus geklaard, de factuur staat klaar en dan komt de vraag: welke betalingstermijn zet je erop? Veel zzp'ers kiezen zonder erbij na te denken voor 14 dagen. Anderen nemen 30 dagen over van hun oude werkgever. Maar mag dat allebei zomaar? En wat gebeurt er als je helemaal niks invult? In dit artikel lees je precies hoe het zit met de betalingstermijn op je factuur, wat de wet regelt en hoe je zorgt dat je afspraak ook echt standhoudt.

Wat is een betalingstermijn precies?

De betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant je factuur moet betalen, gerekend vanaf het moment dat hij de factuur ontvangt. Aan het einde van die periode staat de vervaldatum. Is die datum voorbij en heb je nog geen geld ontvangen, dan is je klant te laat en verandert er juridisch iets: hij raakt in verzuim. Vanaf dat moment krijg je extra rechten, zoals het recht op rente.

Dat klinkt formeel, maar in de praktijk gaat het om iets heel simpels. De betalingstermijn is de afspraak die bepaalt wanneer jij mag zeggen: het is nu te laat. Zonder die afspraak zweeft je factuur ergens in het niets en heb je geen moment waarop je met recht aan de bel kunt trekken. Daarom is de termijn niet zomaar een getalletje rechtsonder op je factuur, maar het fundament onder je hele betaalproces.

Mag je zelf een betalingstermijn kiezen?

In principe wel. De Nederlandse wet gaat ervan uit dat jij en je klant samen afspreken wanneer er betaald wordt. Je bent dus vrij om 7, 14 of 30 dagen te kiezen. Maar aan die vrijheid zitten twee belangrijke haken.

De eerste haak: een termijn geldt alleen als je hem echt hebt afgesproken. Een getal dat je eenzijdig op de factuur zet nadat het werk al gedaan is, is strikt genomen geen afspraak. Als je klant er nooit mee heeft ingestemd, kan hij zich op het standpunt stellen dat de wettelijke termijn geldt. Zet je betalingstermijn daarom altijd al in je offerte of in je algemene voorwaarden, en herhaal hem daarna op de factuur. Dan is er achteraf geen discussie mogelijk.

De tweede haak: de wet stelt grenzen aan hoe lang een termijn mag zijn. Een klant kan dus niet zomaar bedingen dat hij pas na een half jaar betaalt. Die grenzen verschillen per situatie, en dat is precies waar de tabel hieronder over gaat.

Betalingstermijn per situatie

Welke termijn geldt, hangt af van of je iets hebt afgesproken en met wat voor klant je te maken hebt. Dit overzicht laat de hoofdregels zien.

Dit is een vereenvoudigd overzicht van de hoofdregels. Twijfel je over jouw specifieke contract, laat het dan nakijken door een jurist.

Waarom 14 dagen zo populair is bij zzp'ers

Een betalingstermijn van 14 dagen is voor zelfstandigen bijna de norm geworden, en daar is een goede reden voor. Als zzp'er ben je je eigen bank. Je schiet materiaal voor, je hebt geen salarisadministratie die het risico opvangt en je btw-aangifte wacht niet tot je klant besluit te betalen. Elke week dat je factuur open staat, financier je in feite het bedrijf van iemand anders.

Bij 14 dagen blijft dat werkbaar. Je klant heeft genoeg tijd om de factuur te controleren en te verwerken, maar niet zoveel tijd dat je factuur onderop de stapel verdwijnt. Bovendien blijkt uit de praktijk iets simpels: hoe korter de termijn, hoe eerder mensen erover nadenken. Een factuur met 30 dagen wordt vaak op dag 29 pas opengeklikt.

Toch is 14 dagen niet heilig. Werk je voor een groot bouwbedrijf met een vaste inkoopadministratie, dan is 30 dagen daar vaak simpelweg het ritme van hun crediteurenproces. Het heeft dan weinig zin om 14 dagen te forceren als je weet dat het toch 30 wordt. Kies liever een termijn die realistisch is en waar je consequent op durft te handhaven, dan een korte termijn die je zelf nooit opvolgt.

Wat als je niets afspreekt?

Dan vangt de wet je op. Heb je met je klant geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Die gaat in op de dag nadat je klant de factuur heeft ontvangen. Na die 30 dagen is hij automatisch in verzuim, zonder dat je daar eerst nog een brief voor hoeft te sturen.

Dat is prettig, maar het is geen ideale uitgangspositie. Je zit dan vast aan een termijn die je zelf misschien te lang vindt, en je moet kunnen bewijzen wanneer de factuur is aangekomen. Vijf minuten werk vooraf, namelijk je termijn in de offerte zetten, scheelt je die hele discussie. Lees ook hoe je dat netjes regelt in je algemene voorwaarden.

De klant betaalt te laat: wettelijke rente en incassokosten

Is de vervaldatum gepasseerd, dan verandert je positie. Je klant is in verzuim en dat geeft je twee dingen waar je recht op kunt hebben.

• Wettelijke rente. Een rentevergoeding over het openstaande bedrag, gerekend vanaf de dag na de vervaldatum. Voor zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente, die hoger ligt dan de gewone wettelijke rente die voor consumenten geldt. Beide percentages worden periodiek door de overheid vastgesteld en veranderen dus, dus kijk het actuele tarief altijd even na voordat je het op een factuur zet.
• Incassokosten. Een vergoeding voor de moeite die je moet doen om je geld binnen te halen. Die is wettelijk genormeerd: er geldt een minimumbedrag van 40 euro en daarboven een staffel die meeloopt met de hoogte van je factuur.

Belangrijk verschil: bij een particuliere klant mag je de incassokosten niet meteen rekenen. Je moet eerst een aanmaning sturen waarin je hem nog 14 dagen de tijd geeft en waarin je de kosten aankondigt. Dat heet in de praktijk de veertiendagenbrief. Pas als die termijn ook verstrijkt, mag je de kosten in rekening brengen. Bij een zakelijke klant ligt dat soepeler en mag je vaak al aanspraak maken zodra de betalingstermijn voorbij is.

In de praktijk gebruiken veel zzp'ers de rente vooral als drukmiddel en niet als verdienmodel. Alleen al de mededeling dat er rente gaat lopen, zorgt er vaak voor dat een factuur ineens wel wordt goedgekeurd. Wil je weten wat je precies doet als het echt misgaat, lees dan het stappenplan in factuur niet betaald als zzp'er.

Zo zorg je dat je termijn ook echt werkt

Een betalingstermijn opschrijven is één ding. Zorgen dat je klant zich eraan houdt is iets anders. Dit zijn de dingen die in de praktijk het verschil maken.

• Spreek de termijn af in je offerte. Niet pas op de factuur. Wat vooraf is afgesproken, staat achteraf veel steviger.
• Zet een concrete vervaldatum op de factuur. Dus niet alleen "binnen 14 dagen", maar een echte datum. Dat scheelt rekenwerk en dus uitvluchten.
• Factureer direct na de klus. De termijn loopt pas vanaf ontvangst, dus elke dag die je wacht is een dag later je geld.
• Werk met een aanbetaling of termijnen bij grote klussen. Bij een verbouwing van weken hoef je niet alles voor te schieten. Spreek bijvoorbeeld af: een deel bij start, een deel halverwege en de rest bij oplevering.
• Volg netjes maar consequent op. Een dag na de vervaldatum een vriendelijk appje doet meer dan drie weken zwijgen en dan boos worden.

Termijnbetalingen bij grotere bouwprojecten

Bij een klus die maanden loopt is de discussie over 14 of 30 dagen eigenlijk niet zo interessant. Wat daar telt, is dat je niet het hele project voorfinanciert. Spreek daarom termijnbetalingen af die vastzitten aan zichtbare momenten in het werk: bij aanvang, bij het bereiken van een fase en bij oplevering. Zet die momenten met bedragen in je offerte, zodat de klant precies weet wat er wanneer komt. Per termijnfactuur geldt dan gewoon je normale betalingstermijn. Zo blijft je cashflow meelopen met het werk en loop je nooit meer risico dan één termijn.

Veelgemaakte fouten met de betalingstermijn

• De termijn alleen op de factuur zetten. Zonder afspraak vooraf kan je klant terugvallen op de wettelijke termijn.
• Elke factuur een andere termijn geven. Dat maakt je administratie een puinhoop en je verhaal zwak.
• Zomaar een lange termijn accepteren. Een opdrachtgever die 90 dagen in zijn inkoopvoorwaarden zet, heeft niet automatisch gelijk. Zeker niet als hij een grote partij is en jij een zzp'er.
• Je eigen termijn niet handhaven. Wie er nooit iets van zegt, leert zijn klant dat de termijn vrijblijvend is.

Veelgestelde vragen over de betalingstermijn