De 4 Kernvereisten
De Belastingdienst hanteert vier kernvereisten voor een sluitende rittenregistratie:
1. Volledig
Alle gereden kilometers moeten worden verantwoord. Er mogen geen "gaten" in de registratie zitten.
2. Sluitend
De eindstand van elke rit moet gelijk zijn aan de beginstand van de volgende rit.
3. Controleerbaar
De gegevens moeten verifieerbaar zijn. Routes moeten kloppen met de genoteerde kilometers.
4. Bewaard
U moet de registratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit is de wettelijke bewaartermijn.
Verplichte Gegevens Per Rit
Per rit moet u de volgende gegevens vastleggen:
| Gegeven | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Datum | ✓ Ja | Dag waarop de rit plaatsvond |
| Beginstand km-teller | ✓ Ja | Stand bij vertrek |
| Eindstand km-teller | ✓ Ja | Stand bij aankomst |
| Vertrekadres | ✓ Ja | Waar de rit begon |
| Aankomstadres | ✓ Ja | Waar de rit eindigde |
| Karakter rit | ✓ Ja | Zakelijk of privé |
| Kenteken | ✓ Ja | Van het gebruikte voertuig |
| Route | Bij afwijking | Als de route afwijkt van de kortste |
Veelgemaakte Fouten die Afkeuring Veroorzaken
Dit leidt tot afkeuring:
- ✗Gaten in de registratie - Kilometers die niet verantwoord zijn
- ✗Niet-sluitend - Eindstand ≠ beginstand volgende rit
- ✗Ontbrekende gegevens - Verplichte velden niet ingevuld
- ✗Achteraf reconstrueren - Registratie moet realtime zijn
- ✗Niet bewaard - Documentatie moet 7 jaar bewaard blijven
GPS en Rittenregistratie Apps
De Belastingdienst schrijft geen specifieke methode voor. U mag kiezen tussen:
- Handmatig logboek
Papier of Excel, zolang alle gegevens worden vastgelegd
- GPS-app
Automatische registratie met GPS is toegestaan en biedt extra bewijskracht
- OBD-tracker
Hardware in de auto die automatisch registreert
💡 Tip: GPS biedt extra bewijskracht
Een GPS-registratie biedt meer bewijskracht dan handmatige invoer. Locatie- en tijdgegevens zijn objectief vastgelegd.
Controleer uw Registratie
✅ Checklist Belastingdienst-proof
- Alle ritten zijn geregistreerd (geen gaten)
- Eindstand = beginstand volgende rit
- Datum per rit ingevuld
- Begin- en eindstand genoteerd
- Vertrek- en aankomstadres vermeld
- Zakelijk/privé aangegeven
- Kenteken vermeld
- Bewaarbaar voor 7 jaar